Créer et utiliser des modèles collaborateurs



Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.

L'interface d'administration est accessible par les utilisateurs de type Collaborateur ayant les droits correspondants (droits d'administrer les collaborateurs).

🎯 Cette interface permet de créer les collaborateurs de votre domaine et de gérer l'ensemble de leurs droits.

💡 À noter : Ce nouvel écran remplace les écrans Gestion interne > Collaborateurs et Gestion identifiants qui sont définitivement supprimés à compter du 14/06/2023.

⚠️ Procédure pour les utilisateurs sans identifiants :

A compter du 25/04 la création de collaborateurs depuis l’ancienne interface "Gestion collaborateurs" est désactivée. Pour cette action il faut désormais utiliser cette nouvelle interface d'administration des collaborateurs.

Vous avez actuellement des collaborateurs sans identifiants et ils n’apparaissaient pas dans la nouvelle interface administration collaborateurs ? Nous avons généré un identifiant aléatoire pour régularisation et activé l’option "droits limités en paie" afin d’éviter toute facturation. Ces comptes apparaissent maintenant sur la nouvelle interface.

Quel est l’impact pour mon domaine ? Comme indiqué ci-dessus, les comptes ayant l'option "droits limités en paie" activée ne seront pas facturés. Concernant les accès au domaine via ces comptes :

  • Si les collaborateurs sans identifiant n’avaient pas d’adresse mail ou une adresse email invalide : Il sera impossible de réaliser la procédure "Mot de passe oublié", ils ne pourront pas se connecter ;
  • Si ces collaborateurs ont une adresse email valide : Pour pouvoir se connecter, la personne propriétaire de l'adresse mail devrait connaître l'identifiant correspondant, qui ne leur sera jamais communiqué par Silae, et réaliser l’opération "Mot de passe oublié".

Si vous ne souhaitez pas que ces collaborateurs aient un accès aux données, vous pouvez leur retirer tous les droits via le sous onglet correspondant et ajouter un filtre pour limiter les accès aux dossiers de ces comptes.

Des modèles de collaborateurs peuvent être paramétrés et utilisés comme base lors de la création d'un nouveau collaborateur.


Créer et gérer les modèles de collaborateurs (bibliothèque des modèles)

Dans l'interface d'administration des collaborateurs, cliquer sur Bibliothèque des modèles dans le volet de droite :

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Un nouvel écran s'affiche avec la liste des modèles déjà paramétrés (date de création, nom du modèle et statut actif/inactif) et les boutons d'action à droite (actualiser, sauvegarder, annuler la saisie, créer un nouveau modèle, dupliquer un modèle, supprimer la sélection).

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Pour visualiser ou modifier le paramétrage d'un des modèles de la liste : Cliquer sur le modèle et consulter ses caractéristiques en bas de l'écran (informations sur le modèle, affectations, droits, limitation des accès aux dossiers, rôles) :

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Pour créer un nouveau modèle, cliquer sur Créer un nouveau modèle dans le volet de droite :

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Renseigner ensuite chaucun des onglets en bas :

Une fois le paramétrage du modèle terminé, cliquer sur Sauvegarder dans le volet de droite. Le modèle créé apparaît dans la liste.

Si vous souhaitez que ce modèle soit celui proposé par défaut lors de la création d'un nouveau collaborateur à partir d'un modèle, réaliser un clic droit sur la ligne du modèle créé et le définir comme modèle par défaut :

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💡 À noter :

Pour créer un modèle à partir d'un modèle existant, sélectionner le modèle à prendre comme base puis cliquer sur Dupliquer le modèle dans le volet de droite :

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Lors de la création d'un collaborateur, l'utilisateur aura alors le choix entre la configuration par lui-même (sans base), la configuration à partir du modèle défini par défaut ou la configuration à partir d'un autre modèle enregistré :

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Appliquer un modèle à un ou plusieurs collaborateurs

Pour appliquer un modèle à un ou plusieurs collaborateurs, dans l'interface d'administration cocher les collaborateurs dans la colonne Sélection puis cliquer sur Appliquer un modèle à la sélection et choisir le modèle souhaité dans la liste s'affichant.

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Cliquer ensuite sur Sauvegarder.

⚠️ Attention : Cette manipulation entraîne la suppression des anciens paramétrages réalisés sur chacun des collaborateurs.


Créer un modèle à partir d'un collaborateur

Pour créer un modèle à partir d'un collaborateur déjà créé, sélectionner le collaborateur souhaité dans l'interface d'administration puis cliquer Créer un modèle à partir du collaborateur :

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La fenêtre de gestion des modèles s'ouvre, saisir un nom pour le modèle puis le sauvegarder.

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