. FAQ Sorties salariés / FCTU



Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.


Comment modifier ou supprimer la sortie quand l’assistant de sortie est validé ?

Si vous souhaitez supprimer ou modifier la sortie dans la fiche Salarié, supprimer la sortie dans l’assistant de sortie (accessible depuis le bulletin) puis, sans recalculer le bulletin, se rendre dans la fiche Salarié pour retirer la date de fin d’emploi.

Comment annuler une sortie alors que celle-ci a été envoyée et acceptée par France Travail ?

Pour annuler la déclaration FCTU, la suppression de la sortie via l'assistant de sortie ne doit intervenir que dans un second temps. 
Dans un premier temps, réaliser un second envoi de DSN évènementielle de sortie en décochant "Gestion automatique Annule et Remplace intégrale". Cocher à la place "Annule intégral" :

 

Indiquer l'identifiant à annuler : Il se compose de la date d'envoi initial + le numéro d'ordre.

Exemple : L'envoi initial a été effectué le 01/01/2024 avec le numéro 999, l'identifiant à saisir est 01012024999.

 

📌 À noter : Le numéro d'ordre est visible en haut de la 1ère page de l'attestation France Travail.

 

Réaliser ensuite la suppression de la sortie via l'assistant de sortie (accessible depuis le bulletin).

Le circuit dérogatoire fonctionne-t-il pour les formateurs occasionnels ?

Le circuit dérogatoire pour les formateurs occasionnels peut fonctionner si les 3 conditions sont respectées :

  • Le type de contrat doit être 02 - Contrat à durée déterminée avec pour motif 03 - CDD d'usage ;
  • L'emploi doit débuter et se terminer sur le même mois (contrat infra mensuel) ;
  • Le motif de rupture du contrat doit être 31 - fin de contrat à durée déterminée.

 

Comment effectuer la sortie d'un salarié monégasque ?

Il n'est pas nécessaire de passer par la DSN pour Monaco, via une saisie manuelle.

Modifier le régime de la rupture conventionnelle

Si vous souhaitez modifier le régime de la rupture conventionnelle (soumis ou non soumis), nous vous invitons à vous référer à la fiche de la base de connaissance Changer le régime de l'indemnité de rupture conventionnelle.

Est-il possible d'éditer un imprimé de demande d'homologation de rupture conventionnelle ?

Oui, un imprimé cerfa est disponible pour tous les salariés en CDI.

Effectuer un clic droit sur le nom du salarié depuis l’état d’avancement et choisir “Imprimé rupture conventionnelle”.

Cette édition est disponible uniquement avant de calculer le dernier bulletin de paie.

Les valeurs annoncées sont une aide et Silae n’engage pas sa responsabilité sur ces données. Par ailleurs, le cerfa est modifiable.

Ce document peut ensuite être imprimé ou téléchargé mais n'est pas transmis automatiquement.


Préavis & Indemnités

Quelle date doit être renseignée sur le dernier jour travaillé en cas de préavis non effectué, non payé ? Ou comment gérer un préavis (payé et non payé) dans Silae ?

Il y a deux cas à distinguer : 

  • Préavis payé : Il doit obligatoirement être porté en DSN jusqu'au terme du préavis. Cela signifie qu’il faut établir les bulletins avec absence préavis non effectué payé jusqu’au terme du préavis. La date de sortie ne sera alors qu’à la fin du préavis et la sortie ne peut pas être anticipée.

Dans un premier temps, renseigner l'absence dans la saisie de l'activité :

 

Sur les bulletins de mars et avril :

 

Ensuite, dans l’assistant de sortie, renseigner l'indemnité de préavis total (des 2 mois). Le logiciel effectue ensuite un calcul automatique en comparant les indemnités de préavis des bulletins avec celle saisie sur l'assistant. S'il y a un écart, une ligne d'indemnité supplémentaire est générée sur le dernier bulletin :

 

  • Préavis non payé : Nous sommes en attente d’éclaircissements de la part de France Travail, mais à ce jour nous ne bloquons pas la date de sortie à la fin du préavis.
Dans le cas d'une dispense de préavis sur une démission, comment renseigner les dates de préavis (notamment lorsque la démission survient le dernier jour travaillé) ?

Nous n’appliquons pas de blocage de date si le préavis est non payé, dans l'attente d’une clarification de France Travail sur la procédure à appliquer dans ce cas.

Il est donc possible de sortir le salarié à la date d’arrêt des fonctions et d’indiquer un préavis non effectué non payé allant au-delà de cette date.

Comment renseigner le module de sortie afin que l'indemnité au-delà du légal/conventionnel soit soumise à CSG intégralement non déductible/CRDS (y compris faute grave) ?

Renseigner tous les éléments nécessaires au calcul des limites d'exonérations fiscales et sociales : 

  • Dans les éléments variables : Le montant de la rémunération brut N-1 (colonne BrutFiscalN-1) ;
  • Dans l'assistant de sortie : Le montant total des indemnités versées (déjà versées + à verser) dans "Total des sommes ou indemnités légales, conventionnelles ou transactionnelles" et répartir comme suit :
    • La partie correspondant au légal dans la partie "Indemnités légales" ;
    • La partie correspondant au supplément prévu par la CCN dans la partie "Indemnités conventionnelles".

Par différence, le logiciel applique le supplément dans la partie "Indemnités transactionnelles" et réparti sur le bulletin les parties soumises et non soumises à cotisations sociales en fonction de tous ces éléments et des plafonds repris. De la même façon sont calculées les parts imposables et non imposables.

 

Exemple d'une rupture conventionnelle à 10 000€, dont 3 000€ correspondant au calcul de l'indemnité légale. 

 

 

Cas spécifique : motif de rupture "FAUTE GRAVE" 

 

Pour la transaction, lors du traitement des sorties, le logiciel base le calcul des limites d'exonération sociales et fiscales par rapport aux indemnités renseignées dans les parties légales et conventionnelles pour ensuite traiter la partie transactionnelle.

Or dans le cas d'une faute grave il n'est pas prévu de versement d'indemnités, donc d'exonérations particulières rattachées à ce motif de licenciement. Le logiciel ne déclenche alors pas la transaction.

 

Dans ce cas de figure spécifique : Saisir le montant total dans "Total des sommes ou indemnités légales, conventionnelles ou transactionnelles" et forcer la case "Non soumis à cotisations sociales" dans la partie transactionnelle :

 

L'assiette CSG est alors à gérer directement sur le bulletin en fonction de la part à soumettre à cette cotisation si celle calculée ne convient pas.

Comment traiter le versement d'une transaction le même mois qu'un solde de tout compte ?

Le versement d'une transaction passe par un bulletin post-emploi. Celle-ci peut être calculée qu'à compter du mois suivant la sortie.

Il se rattache alors par défaut au dernier emploi du salarié et reprend donc au niveau de l'assistant de sortie les éléments initialement complétés. Il est alors possible d'y ajouter les indemnités supplémentaires à verser. 

La date de versement peut être modifiée au besoin dans les éléments calculés du bulletin.

 

📚 Voir la fiche Réaliser un bulletin post-emploi.

 

📌 À noter :

Il n'est pas possible de réaliser un bulletin post-emploi sur un établissement fermé car le logiciel considère la période de paie comme étant "fermée". Pour contourner le problème, créer un salarié fictif sur la période en cours puis calculer le bulletin post-emploi souhaité. Supprimer ensuite le salarié fictif.

Comment verser une indemnité conventionnelle à un salarié ayant moins de 8 mois d'ancienneté ?

Indiquer la somme à verser dans "Total des sommes ou indemnités légales, conventionnelles ou transactionnelles" :

 

La norme DSN prévoit que tout dépassement du légal est à déclarer en transaction (même s'il n'y a pas de protocole transactionnel. 

 

L'indemnité doit être déclarée en transaction et pas en indemnité légale de rupture conventionnelle puisque l'indemnité légale n'est due que pour les anciennetés supérieures à 8 mois.

En déclarant une transaction d'un montant équivalent à l'indemnité légale, elle sera automatiquement soumise à 50% (ne pas renseigner le brut fiscal N-1 dans les éléments variables).

Délai de prévenance

Pour un délai de prévenance, il convient de saisir les dates dans la zone "préavis" sur l’assistant de sortie. Le logiciel le déclarera automatiquement en délai de prévenance.
L’indemnité de préavis est à saisir dans les éléments variables via le libellé de prime I13.

Comment retrouver le calcul de la base assurance chômage dans la colonne 5 du cadre 6.1 ?

Dans la colonne 5 du cadre 6.1, le salaire brut soumis à cotisations est retrouvé par le calcul suivant : Base assurance chômage - les primes et indemnités des cadres 6.2 ou 6.3
Il n’est donc pas anormal d’avoir parfois un montant négatif.


FCTU

Réaliser un signalement FCTU le mois de démarrage du dossier dans Silae

Cas 1 : Les bulletins n'ont pas été calculés dans Silae. 

➜ Dans ce cas, les données du mois précédent ne sont pas disponibles dans le FCTU. Saisir alors manuellement l'attestation web sur le portail de France Travail.

 

Cas 2 : Les bulletins ont été calculés dans Silae. 
➜ Si la date de démarrage = 01 de l'année en cours, seules les rémunérations de janvier seront dans le signalement FCTU (car la période de décembre de l'année N-1 a été faite sur un autre logiciel). 
➜ Si la date de démarrage = 12 de l'année N-1, les bulletins de décembre ont été réalisés sur Silae et les rémunérations de décembre N-1 et de janvier de l'année en cours sont récupérées dans le signalement FCTU.

 

📌 À noter :

Par défaut, les données avant la date de démarrage du dossier (avant passage en production) ne sont pas prises en compte dans le signalement FCTU car les données ne viennent pas des bulletins ou DSN produites sur Silae.

L’envoi FCTU n'est pas proposé sur un dossier avec module SPECTACLE activé

Le module Spectacle est sur ce dossier. Même s'il n'est pas utilisé, il est lié à la CCN et ne peut pas être supprimé. Il n'y a alors pas de point rouge sur les bulles bulletins et l'attestation ne peut être envoyée via clic droit > Envoyer l'attestation EDI.
Passer alors par l'édition/réédition du bulletin original en cochant "Attestation France Travail EDI".

Rendre obsolète les envois

Si l’envoi FCTU ne vous est pas proposé alors que vous souhaitez faire une annule et remplace, il conviendra de rendre obsolète l’envoi précédent.
Pour cela, vous devez vous rendre dans l’onglet Production > Télédéclarations > DNAC > clic droit sur l’envoi précédent > Rendre obsolète, ensuite vous actualisez l’état d’avancement et l’envoi sera à nouveau disponible.

Appliquer la procédure CSP en FCTU

Pour un CSP, renseigner le motif de sortie 26 dans l'assistant de sortie :

Ensuite, renseigner le préavis pris en charge par l'organisme de 2 manières :

  1. L'indiquer comme préavis non effectué non payé ;
  2. Indiquer la durée et le montant du préavis chargé (que France Travail prendra en charge).

Le fait de remplir les deux préavis avec le motif de sortie 26 entraînera automatiquement en DSN la déclaration du bon motif de préavis ainsi que du bloc concernant la prise en charge du préavis par France Travail.

📌 À noter : Il faudra donc faire d'abord l'envoi EDI FCTU, puis vous recevrez le retour de l'attestation CSP en lieu et place de l'AER classique.

Pourquoi ne puis-je pas accéder à l'envoi du signalement FCTU ?

Cette erreur se produit lorsque le module Spectacle est activé sur le dossier (même si celui-ci n'est pas utilisé, il ne peut être supprimé).

Dans ce cas, aucun point rouge n'est présent sur les bulles de bulletin et l'attestation ne peut pas être envoyée depuis un clic droit > "Envoyer l'attestation EDI".

 

Pour contourner ce problème, imprimer le bulletin original et cocher "Attestation Pôle Emploi EDI" :

 

La méthode 353 est également disponible en cas de salarié non intermittent.

 

📚 Voir la fiche Méthodes - Lettre S.

Doit-on envoyer un signalement FCTU en fin de mandat (mandataire social) ?

Aucune attestation France Travail n'est attendue pour les codes contrat 90 - sans contrat de travail ou conventionnement.

 

Pour ce type de contrat c'est le code 999 qui est attendu dans la DSN. Pour déclarer ce code, renseigner dans la fiche Salarié seulement la date de fin sans motif de rupture ni motif de fin d'emploi.


AER

Afin de reconstituer les historiques de salaires, comment procéder dans les cas suivants : changement de date début de contrat, transfert de salarié ou montage d’un nouveau dossier ?

Les historiques sont recherchés par France Travail en se basant sur le numéro de contrat DSN / le SIRET / la date de début de contrat de chaque salarié. Lors d'un transfert d'un salarié, utiliser le motif de sortie 902. Celui-ci n'est pas un motif de fin de contrat et ne permet pas de réaliser d'attestation France Travail. Si le salarié sort ensuite sur son nouvel emploi, l'AER devra reprendre les historiques des 2 emplois cumulés.

 

Il faut cependant vérifier (dans les emplois archivés) que les 3 données identificatrices suivantes n'ont pas changé, et si c'est le cas alors il faut déclarer ce changement en DSN mensuelle (ou conserver les mêmes données) :

  • La date de début de contrat : Il faut renseigner la date de début de contrat (de l'ancienne structure) dans la fiche Salarié de la nouvelle structure.
  • Le SIRET : Le changement doit être déclaré dans le menu DSN > Gestion des numéros de contrat DSN (saisir l'ancien SIRET). Cela déclenche un bloc dans la prochaine DSN calculée.
  • Le numéro de contrat DSN (vérifier dans les emplois archivés s'il a changé ou pas) : S'il a changé il faut le déclarer dans le menu DSN > Gestion des numéros de contrat DSN.

 

Une fois les modifications faites dans la DSN mensuelle, il sera possible de renvoyer la FCTU.
S’il n’est pas possible d’attendre la prochaine DSN avec les éléments corrigés, saisir manuellement l’attestation sur Net Entreprises ou sur le site de France Travail pour avoir les 36 derniers mois. Il n’y a pas d’autres solutions.

 

Cas d'une modification d'emploi au cours du mois de la sortie (901/902) ou d'un salarié qui sort le mois d'entrée en production du dossier :

Silae doit obligatoirement remonter dans la DSN FCTU les mois M et M-1, car contrairement aux autres périodes de salaires qui sont reconstituées via les DSN mensuelles, M et M-1 seront reconstituées par France Travail uniquement via le fichier FCTU.

 

Cependant, pour que le mois M-1 remonte dans le fichier FCTU, il y a 3 prérequis :

Les numéros de contrat DSN doivent être identiques entre M et M-1 sur les différents emplois ;

  • Si le mois était en montage, le supprimer et le recalculer sur Silae en montage (le bulletin fictif d'import DSN n'alimente pas le fichier) ;
  • Au moment du calcul du FCTU, la date de démarrage doit être M-1. La remettre ensuite correctement après envoi FCTU.
L’attestation ne se confirme/ne s'envoie pas

Vérifier que la coche "Emploi principal" de la fiche Salarié et/ou des emplois archivés soit bien activée.

ICCP : Pourquoi la valeur des indemnités compensatrices de congés payés est-elle différente entre le bulletin et l'AER ?

Désormais, les codes libellés B03 - Indemnités de congés payés présents sur les bulletins remontent en DSN avec le code 046 afin qu'ils ne soient plus considérés comme indemnité compensatrice CP pour France Travail conformément à leur attente.
Seul le code libellé I03 - Indemnités compensatrices de congés payés est pris en compte pour la reconstitution de l’ICCP (celui-ci est déclaré en code 020 en DSN), le code B03 est bien retraité par France Travail en salaires dans le cadre 6.1 - Salaires de l’AER.

Avant juin 2023 les libellés B03 étaient déclarés à tort en code 020 au lieu de 046.
Pour les mois pour lesquels les DSN ont déjà été transmises et les B03 ne sont pas remontés dans l'encadré 6.1 de l'AER : au moment du calcul de la prochaine DSN mensuelle, sélectionner "Option de calcul de la DSN" pour les périodes désirées afin que cette correction soit prise en compte.

 

Il est possible de consulter la manière dont sont remontées les informations en DSN mensuelles depuis le menu PAS - DADS / DSN > Visualisation DSN :

 

Visualiser les primes prises en compte en 020 ou en 046 :

Jours de CP non déclarés dans l’attestation

Les jours de CP restants sur le mois de sortie ne sont plus déclarés en FCTU.
De ce fait, le cahier des charges de France Travail n’exige plus la présence de ces informations dans l’AER.

Absence des données signataires et numéro Urssaf

Ces données ne sont pas transmises en FCTU, il est donc normal qu’elles ne soient plus reconstituées dans les AER.

📌 À noter : Nous avons livré un développement pour générer les données signataires et les signatures sur les AER uniquement dans le menu "Suivi des AER".
Il convient de rajouter les images de signature "AEDSIGN" en suivant l'aide en ligne Signature solde tout compte, certificat de travail et attestation France Travail.

Pourquoi la période d’absence saisie dans Silae apparaît différemment dans l’attestation France Travail ?

Exemple : Saisie d’une absence du lundi au vendredi dans Silae qui apparaît du lundi au dimanche dans l’AER.

 

Plusieurs situations peuvent expliquer la non-présence d’une date de reprise ou d’une date de fin d’absence plus éloignée que prévue sur l’AER.

Pour définir la date de début et date de fin d’absence dans l’AER, France Travail se base uniquement sur la date de dernier jour travaillé et la date de reprise déclarées en DSN mensuelle.
La date de début de l’absence est alors le lendemain du dernier jour travaillé et la date de fin est la veille de la date de reprise.
Il peut arriver que la date de reprise n'ait pas été déclarée en DSN mensuelle ce qui peut expliquer la non-présence de date de fin.

Egalement, si deux absences se succèdent, nous ne pouvons alors pas déclarer de date de reprise entre les deux absences. La date de reprise de la 1ere absence interviendra après la deuxième absence.

Ainsi sur la reconstitution de l’absence sur l’AER, France Travail englobera la seconde absence dans la première.
Exemple : Maladie du 01/07/24 au 05/07/24 puis CP du 08/07/24 au 12/07/24. Sur l’AER, il apparaîtra une absence maladie du 01/07/24 au 14/07/24. On remarque que même si l’arrêt se termine le 12/07, la date de reprise étant le 15/07, le weekend est également englobé dans l’absence maladie.

Il s'agit d'une limite du traitement de France Travail. La norme déclarative est en cours d'évolution actuellement.

Il est impossible d'agir sur les dates de reprises non déclarées dans les DSN mensuelles précédentes, donc pour modifier/corriger l'attestation, la seule solution sera d'aller la saisir manuellement sur le site de France Travail ou Net-Entreprises.

 


DSN

Comment déclarer un préavis pour inaptitude professionnelle ?

Voici les préconisations de Net-Entreprises pour les inaptitudes professionnelles. Le préavis doit obligatoirement être déclaré :

  • Code 02 – Préavis non effectué et payé
  • Code 03 – Préavis non effectué et non payé

La date de fin de contrat doit se terminer à la fin du préavis et pas avant.
Nous sommes donc contraints de suivre la norme DSN sinon les envois seraient refusés. Il faut donc mentionner un préavis et faire terminer le contrat à la fin de celui-ci.

Voir la fiche consigne n°1264 "Gestion du préavis en DSN" sur www.net-entreprises.com.

Gestion des annule et remplace

Par défaut, le logiciel gère automatiquement l'annule et remplace et le numéro d'ordre grâce à la coche "Gestion automatique Annule et Remplace intégral". 

Décocher la coche uniquement pour effectuer un annule intégrale ou un rejet lié au numéro d'ordre.

 

En cas de rejet :

Cela peut signifier :

  • Soit que l'envoi initial n'a pas été accepté : Forcer le logiciel à renvoyer en initial (décocher la gestion automatique) ;
  • Soit le numéro d'ordre n'est pas correct : Cocher "Annule et remplace intégral" et saisir manuellement le numéro d'ordre de remplacement (composé de la date d'envoi + le numéro d'ordre).
Erreurs DSN évènementielle

Erreur : "Pour votre éditeur : Les rubriques S20.G00.07.001 et S20.G00.07.003 ne peuvent se suivre. Erreur à la ligne xx du fichier-S20.G00.07.002 la rubrique obligatoire dans la norme est absente."

Le contact est défini dans le menu Déclarations > Paramétrage contact IJ pour la CNAM > Indiquer soit le signataire au niveau de la fiche Société ou bien le collaborateur du dossier dans le menu Gestion Interne > Clients.
Le collaborateur renseigné doit avoir une adresse mail et une adresse téléphonique qui se paramètrent dans l’onglet Admin.collaborateurs.

 

Motif de rejet : "Déclaration référencée inconnue"

Envoyer une déclaration initiale en désactivant la coche "Gestion automatique des annule et remplace" dans la fenêtre d’envoi.

 

Message d’erreur : "La DSN FCTU n’est pas disponible pour les ENIM (ou spectacle)"

Le FCTU n'est pour l'instant pas encore développé pour le spectacle et l'ENIM : continuez à envoyer les déclarations selon l'ancienne méthode.
Passez alors par l'édition/réédition du bulletin original en cochant "Attestation France Travail EDI".

 

Message d’erreur : "Toutes les déclarations n'ont pas pu être envoyées"

Vérifier les éléments ci-dessous :

  • JeDeclare/Net-Entreprises rencontre un problème technique, il faut alors refaire l'envoi plus tard.
  • Vous n'avez pas activé le flux DNAC sur JeDeclare/Net-Entreprises, il vous faut alors l'activer sur le site puis refaire l'envoi.

Cela peut également venir d'un changement de mot de passe Net-Entreprises ou JeDeclare qui n'aurait pas été reporté sur Silae.

Comment déclarer une sortie pour inaptitude non professionnelle dans le cadre d’un CDD ?

En norme DSN, rien n'est prévu pour saisir l'indemnité de fin de CDD pour inaptitude non professionnelle. Il faut donc passer par une saisie manuelle dans les éléments variables et l'indemnité ne figurera pas sur l'attestation France Travail.

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