Créer des collaborateurs par import



Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.

L'interface d'administration est accessible par les utilisateurs de type Collaborateur ayant les droits correspondants (droits d'administrer les collaborateurs).

🎯 Cette interface permet de créer les collaborateurs de votre domaine et de gérer l'ensemble de leurs droits.

💡 À noter : Ce nouvel écran remplace les écrans Gestion interne > Collaborateurs et Gestion identifiants qui sont définitivement supprimés à compter du 14/06/2023.

⚠️ Procédure pour les utilisateurs sans identifiants :

A compter du 25/04 la création de collaborateurs depuis l’ancienne interface "Gestion collaborateurs" est désactivée. Pour cette action il faut désormais utiliser cette nouvelle interface d'administration des collaborateurs.

Vous avez actuellement des collaborateurs sans identifiants et ils n’apparaissaient pas dans la nouvelle interface administration collaborateurs ? Nous avons généré un identifiant aléatoire pour régularisation et activé l’option "droits limités en paie" afin d’éviter toute facturation. Ces comptes apparaissent maintenant sur la nouvelle interface.

Quel est l’impact pour mon domaine ? Comme indiqué ci-dessus, les comptes ayant l'option "droits limités en paie" activée ne seront pas facturés. Concernant les accès au domaine via ces comptes :

  • Si les collaborateurs sans identifiant n’avaient pas d’adresse mail ou une adresse email invalide : Il sera impossible de réaliser la procédure "Mot de passe oublié", ils ne pourront pas se connecter ;
  • Si ces collaborateurs ont une adresse email valide : Pour pouvoir se connecter, la personne propriétaire de l'adresse mail devrait connaître l'identifiant correspondant, qui ne leur sera jamais communiqué par Silae, et réaliser l’opération "Mot de passe oublié".

Si vous ne souhaitez pas que ces collaborateurs aient un accès aux données, vous pouvez leur retirer tous les droits via le sous onglet correspondant et ajouter un filtre pour limiter les accès aux dossiers de ces comptes.

Les collaborateurs peuvent être créés un par un ou via un import de fichier Excel ⬇️


Préparer le fichier à importer

Le tableur attendu par le logiciel est un fichier :

➜ de format .xls (type 97-2003) ;
➜ avec ou sans titre de colonnes ;
➜ 1 information = 1 colonne ;
➜ dans certaines colonnes, on saisit N pour NON ou O pour OUI afin de définir une option ou une fonction ;
➜ les informations pouvant être importées :

image.png

Exemple de fichier excel :

image.png


Réaliser l'import des collaborateurs

Se rendre dans l'onglet Admin. collaborateurs > cliquer sur Importer des collaborateurs dans le volet de droite :

image.png

Si la première ligne de votre fichier excel contient les titres des colonnes cocher l'option, sinon laisser la case décohée. Puis cliquer sur Ouvrir un fichier pour aller charger le fichier .xls :

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Le fichier s’ouvre dans l'écran :

image.png

Réaliser un clic droit sur les cases de la 1ère ligne (clic droit sous le numéro de la colonne) et choisir dans le menu déroulant qui s’affiche le titre définissant les informations de la colonne :

image.png

💡À noter : Pour supprimer une ligne, clic droit sur une ligne > Ignorer cette ligne.

image.png

Toutes les colonnes doivent avoir un titre défini. Quand cela est fait, cliquer sur Contrôler :

image.png

Un message de succès ou d’erreur s’affiche :

➜ Si un message d’erreur apparaît, il s’agit de la corriger selon les indications.

➜ Lorsque le message de succès s’affiche > Cliquer dans le volet de droite sur Importer.

Vérifier ensuite l’import dans la liste des collaborateurs.

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