. FAQ Paie Dématérialisée

L’offre Paie Silae devient 100% dématérialisée et inclut dorénavant l’accès au coffre-fort numérique certifié de Silae permettant la transmission mensuelle sécurisée du bulletin de paie et sa conservation pendant toute la durée légale.

Le périmètre est le suivant :

• Mission sociale bulletins et mission sociale dossiers

• L’archivage électronique des bulletins de salaire et des dossiers inactifs >36 mois

• L’hébergement (collaborateur mensuel et ses options)

• La gestion électronique documentaire (GED).

Articles Archivage

• Hébergement archivage BS > 36 mois (tarif au mille)
• Hébergement archivage Dossiers inactifs > 36 mois
• Hébergement collaborateur mensuel
• Hébergement option base cabinet
• Hébergement option PRA
• Hébergement Option Certificat

Article GED

• Gestion Electronique de Documents

Articles Dématérialisation

• Dématérialisation via People Doc.

La remise doit être sécurisée pour protéger les données personnelles contenues dans le bulletin de salaire :

• Soit par un agent assermenté tel qu’un facteur

• Soit par un coffre-fort numérique conforme aux exigences réglementaires et normatives

• Tout en respectant le délai de conservation des documents, leur integritée et leur accès dans la durée règlementaire.

La CNIL confirme qu’il ne faut pas transmettre des fichiers contenant des données personnelles en clair via des messageries grand public. https://www.cnil.fr/fr/securite-securiser-les-echanges-avec-dautres-organismes

Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende. Source : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037825509

Depuis le décret n° 2016-1762, les entreprises peuvent délivrer spontanément et simplement des bulletins de paie au format électronique, en respectant des modalités précises.

Les bénéfices de la dématérialisation du bulletin :

• Gain économique et de productivité grâce à une solution parfaitement intégrée à l’écosystème Silae
• Déploiement ultra rapide & aucun coût de mise en oeuvre
• Augmentation de la fidélisation client grâce à la digitalisation.

L’évolution n’est pas liée à l’ajout d’un coffre-fort numérique : il s’agit d’une évolution globale de notre offre, pour proposer une solution complète et intégrée, davantage sécurisée et certifiée RGPD.

Le LEGACY correspond à la base de données eDoc, c'est-à-dire à celle des anciens clients directs eDoc.

• Certifié AFAQ VP2 par l’AFNOR (conformité RGPD)

• Certifié NF461 SAE (Service d’Archivage Electronique) ce qui l’autorise à archiver à la fois les documents des organismes publics et les documents de santé

• Le seul coffre-fort bénéficiant de la certification LAE à ce jour (Logiciel d’Archivage électronique)

• Réversibilité

• Intégration native avec Silae Paie, Silae RH, Silae RH Pro, Silae Expense

• Espace de stockage gratuit pour le coffre-fort personnel (10Go).

Certification NF 203 CCFN Délivrée par l’Afnor Certification : N°203/443

Le coffre-fort numérique de Silae est certifié NF Logiciel Coffre-Fort Numérique.

La certification NF203 atteste du respect de la norme internationale ISO 25051 en matière de conception logicielle.

La certification NF203 CCFN, relative au Composant Coffre-Fort Numérique, garantit la conformité du coffre-fort numérique eDocSafe de Silae aux exigences de la norme française, à portée européenne : la norme NF Z42-020.

Le coffre-fort numérique eDocSafe permet l’archivage à vocation probatoire dans le respect du processus complet de conservation des documents.

• Gage de qualité et de sécurité
• Garantie d’intégrité
• Traçabilité
• Pérennité.

Certification AFAQ VP2 Valoriser la protection de la vie privée de l’Afnor Certification : N° 2022/99199.1

Certification de conformité au Réglement Général de Protection des Données (RGPD).

Silae intègre le Privacy by Design de la conception à la diffusion de ses offres. Les solutions RH et de dématérialisation de Silae sont conformes au RGPD et offrent à ses utilisateurs le plus haut niveau de protection des données.

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) Silae est également certifié par l’Afnor Certification.

Label France Cybersecurity Le label France Cybersecurity met en avant l’excellence des offres françaises de cybersécurité.

eDocSafe est labellisé France Cybersecurity.

Le label France Cybersecurity garantit que le coffre-fort numérique eDocSafe d’eDocGroup, absorbée depuis par Silae, est une solution 100 % française, aux fonctionnalités claires et bien définies, et dont le niveau de qualité a été attesté par un jury indépendant.

Conformité NF Z42-025 Attestation de conformité délivrée par GLI-Services (Gestion des bulletins de paie électroniques).

La solution de dématérialisation des bulletins de paie de Silae est conforme à la NF Z42-025 Gestion des bulletins de paie électroniques.

Silae bénéficie d’une attestation d’audit de conformité à la norme Z42-025 pour sa solution Silae dématérialisation, adossée à Desk RH et eDocPerso le coffre-fort numérique personnel.

Cette conformité atteste de la conformité du système sur plusieurs points :

• Processus de mise en place du service, création et remise du bulletin de paie électronique
• Conservation des documents pour le compte du salarié
• Conditions d’accès aux documents électroniques par le salarié.

Cette attestation confirme que Silae dématérialisation respecte les règles inhérentes au traitement de la dématérialisation des bulletins de paie. Les principes de conservation sont ceux de la norme NF Z42-013, correspondant à la certification.

Norme NFZ42-013 Archivage électronique à vocation probatoire (SAE) : la solution eDocSafe SAE a été certifiée NF461 par AFNOR Certification, pour sa solution de tiers-archivage (SAE).

L’Afnor a certifié eDocSafe, le système d’archivage électronique à vocation probatoire de Silae : n°120866191188 du 8 février 2023.

Avec la marque NF 461 SAE délivrée par l’Afnor Certification, Silae a rejoint le cercle restreint des tiers-archiveurs français certifiés conformes à la norme Z42-013.

La norme Z42-013 (équivalence internationale ISO 14641-1) définit les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à un Système d’Archivage Électronique (SAE) pour l’archivage pérenne de documents numériques et ce, à vocation probatoire.

Les fonctions archivistiques associées au respect de la norme NFZ42-013 : 2020 sont :

• Versement
• Gestion du cycle de vie
• Stockage
• Consultation
• Modification
• Restitution
• Destruction

Logiciel d’Archivage électronique (LAE) : Le 1er éditeur logiciel certifié LAE. La solution eDocSafe SAE est la première solution logicielle à se voir certifiée par INFOCERT pour le Logiciel d’Archivage Électronique (LAE), N° : LAE/0001

Cette certification garantit le respect de la norme NFZ42-013 pour un logiciel d’archivage pérenne de documents numériques à vocation probatoire.

Agrément SIAF

Cet agrément du Service Interministériel des Archives de France confère à Silae la capacité de tiers-archivage des données sous forme électronique du service public, comme des données de santé à caractère personnel, et confirme la fiabilité du système d’archivage électronique de Silae, pour un établissement public comme pour une société privée.

Les données associées aux documents archivés dans les solutions Silae Dématérialisation, les coffres-forts numériques eDocSafe CCFN, et le Système d’Archive Electronique eDoc-Safe SAE, sont hébergées en datacenter uniquement sur le territoire français.

Les données associées aux documents archivés sont hébergées dans un cloud souverain d’Orange.

L’architecture technique de Silae dématérialisation, d’eDocSafe CCFN, d’eDocSafe SAE et d’eDocSign, sont dans deux datacenters souverains garantissant le plus haut niveau possible de disponibilité et de sécurité, TIER4 et certifiés ISO27001 pour le bâtiment, l’architecture technique et l’infogérance :

• Certification ISO 9001 sur la gestion de la qualité

• Certification ISAE 3402 / SOC2 sur la sécurité, la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la protection des données personnelles

• Certification ISO 20000 (ITIL) sur la gestion des services

• Certification ISO 15048 sur la sécurité du réseau international IP-VPN 2008

• Management de projet avec la méthodologie "Synergy" conforme à PMI "Project Management Institut"

• Haute Qualité Environnementale (HQE).