Créer et gérer un collaborateur

Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.

🎯 Objectif

➜ Créer les collaborateurs du domaine et gérer l'ensemble de leurs droits.

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💻 Application logiciel

🧭 Accès : Seuls les collaborateurs ayant les droits d'administrer les collaborateurs pourront avoir accès à l'interface d'administration.

Pour créer un collaborateur, dans l'onglet Admin. collaborateurs, cliquer sur Créer un utilisateur dans le volet de droite :

Une fenêtre apparaît, choisir une configuration du collaborateur par vous-même (sans modèle), à partir du modèle défini par défaut ou à partir d'un autre modèle enregistré :

Selon l'option choisie, renseigner/vérifier ensuite chacun des onglets en bas de l'écran (focus sur chacun des onglets ci-dessous dans la suite de cette fiche) puis cliquer sur Sauvegarder dans le volet de droite :

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Onglet Collaborateur

L'onglet Collaborateur se compose de trois blocs : Informations personnelles, Utilisateur et Authentification avec clé USB.

Informations personnelles

Dans les Informations personnelles, renseigner :

• Les nom et prénom du collaborateur ;
• Son email ;
• Ses numéros de téléphone.

Utilisateur

Dans le bloc Utilisateur, saisir :

• L'identifiant du collaborateur ;
• La date de début et de fin de validité de l'identifiant (la date de fin de validité de l’identifiant est facultative). Si la date du jour est postérieure à la date de fin de validité du compte, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à Silae ;
• Le code collaborateur qui lui sera associé. Ce Code collaborateur est déterminé par le système selon les informations renseignées par l'utilisateur. Il est unique et permet d'identifier le collaborateur facilement.

Authentification avec clé USB

Dans le bloc Authentification avec clé USB, possibilité d'associer une clé au collaborateur ou de supprimer l'association si elle a déjà été paramétrée.

Si cette option est activée pour un collaborateur ce dernier devra alors insérer une clé USB à chaque connexion au logiciel (lorsque le mot de passe est saisi). Cette option apporte une sécurité supplémentaire.

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Onglet Affectations

L'onglet Affectations se compose de trois blocs : Code de l'agence de rattachement, Postes et Horaires d'accès à l'application.

Code de l'agence de rattachement

Dans le premier bloc, possibilité de rattacher l'utilisateur à une agence pour, par exemple, les envois Edi. Les agences sont à paramétrer dans l'onglet Gestion interne > menu Agences.

Postes

Dans le bloc Poste, sélectionner l'affectation du collaborateur (collaborateur paie, expert comptable, collaborateur comptable...).

Horaires d'accès à l'application

Le bloc Horaires d'accès à l'application permet d'autoriser/d'interdire la connexion des collaborateurs au logiciel en fonction des horaires.

Par défaut, on suit la configuration des horaires des agences (agence principale ou agence spécifique si horaires définis à ce niveau).

Mais, si besoin, il est possible de définir des horaires spécifiques qui s’appliquent uniquement au collaborateur en cours d'édition.
Pour cela, dans ce bloc Horaires d'accès à l'application, cliquer sur Configurer les horaires d'accès. Une fenêtre apparait :

Il est possible de réaliser une saisie libre ou bien de réaliser un clic droit sur une ligne correspondant à un jour pour choisir une autre option (connexion autorisée / interdite toute la journée / connexion autorisée uniquement entre 8h et 12h puis entre 14h et 18h).
L’option "Suivre la configuration de l’agence principale" permet de revenir au paramétrage défini pour l’agence principale.
Si on laisse une case vide = application du paramétrage de l’agence principale.

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Onglet Droits

L'onglet Droits se compose de deux blocs : Accès aux droits fonctionnels des collaborateurs et Gestion des droits.

Accès aux droits fonctionnels des collaborateurs

Ce bloc permet de définir les utilisateurs pour lesquels le collaborateur en cours d'édition aura accès à leurs droits fonctionnels : aucun (le collaborateur ne bénéficiera pas de droits fonctionnels sur des utilisateurs), tous (le collaborateur bénéficiera des droits fonctionnels sur tous les utilisateurs) ou certains collaborateurs (dans ce dernier cas il faudra lister les codes collaborateur séparés par des ";").

L'accès aux droits fonctionnels d'un collaborateur permet de moduler ses accès aux interfaces de travail du logiciel.

Par défaut, celui qui crée le collaborateur (souvent le responsable social) dispose de droits sur le collaborateur créé. Le collaborateur ne peut normalement pas modifier lui-même ses droits fonctionnels (mais il est possible de renseigner le propre code du collaborateur dans ce champ).

L'utilisateur ayant les accès pour modifier les droits fonctionnels d'un collaborateur pourra accéder à la gestion de ces droits via son icône "Silae" en haut à gauche > Modifier vos droits fonctionnels :

Il pourra ensuite choisir dans le menu déroulant l’identifiant pour lequel il souhaite modifier les droits :

Dans l’interface qui s’ouvre, chaque onglet créé ou personnalisé sera intégré au profil de l’utilisateur lors de sa prochaine connexion :

Attention : Certaines options sont disponibles dans l'onglet Production.

• "Paramétrage complet de paie par dossier" donnant accès à toutes les entrées du menu Paramétrage dans un dossier.

• "Paramétrage simplifié de paie par dossier" permettant d'accorder à un collaborateur un périmètre simplifié du menu Paramétrage dans un dossier.

De plus, l'option "Paramétrage simplifié de paie par dossier" permet d'accorder à un collaborateur un périmètre simplifié " Paramétrage simplifié de l'onglet "paramétrage" dans le dossier.

Gestion des droits

Dans ce bloc, il est possible d'activer pour le collaborateur les Droits limités en paie, de définir son Niveau de confidentialité et de Gérer ses droits.

Droits limités en paie

L’accès avec "droits limités en paie" permet d’octroyer à un collaborateur un accès pour la consultation du produit, avec des fonctionnalités restreintes, cet accès est non facturé. Cette option ne permet pas de calculer des bulletins.

Exemple : Un collaborateur comptable qui souhaite consulter des états post-paie et les écritures comptables, avec possibilité de paramétrer ces dernières.

L'interface se présentera alors comme cela :

Accès à :

1. Fiche Société ;
2. Liaison comptable (sauf si l'énoncé pour bloquer cet accès à été coché) ;
3. Synthèse des fiches Salariés ;
4. Bilan social, mail aux salariés, visites médicales, dispenses des frais de santé, modules liés aux formations et aux évaluations, pénibilité, épargne salariale, analyse des maintiens de salaire, suivi des subrogations et suivi des heures de délégation, génération d'un fichier de signalement d'arrêt COVID-19 ;
5. Analyse de l'effectif ;
6. DADS/DSN ;
7. Synthèse société, documentations conventionnelles.

Niveau de confidentialité du collaborateur

Cette fonctionnalité permet de créer des droits par niveau. Par défaut, tous les collaborateurs ont accès aux salariés ayant un niveau de confidentialité entre 0 et 5, et tous les salariés ont par défaut un niveau de confidentialité à 5.
Autrement dit, par défaut, un collaborateur voit tous les salariés des dossiers. Définir des niveaux permet de rendre certains salariés invisibles.

Pour définir des niveaux de confidentialité, on commence par modifier dans le champ le niveau côté collaborateur.

Par exemple, si on indique 6, le collaborateur aura accès aux salariés des niveaux 0 à 6 et pourra définir des salariés de niveau 6. Si on indique 4, le collaborateur aura accès aux salariés des niveaux 0 à 4 (il ne verra donc aucun salarié puisque le niveau par défaut des salariés est de 5).

Les niveaux de confidentialité des salariés sont, quant à eux, paramétrables dans un dossier dans la fiche de chaque salarié (en ayant activé auparavant l'option dans la fiche Société dans la partie Paramétrage technique > Gestion de la confidentialité des salariés).

Fiche Société :

Fiche Salarié :

Bouton "Gérer les droits"

Gérer les droits du ou des collaborateurs sélectionnés permet de moduler leurs accès aux interfaces de travail de Silae.

Cliquer sur le bouton et sélectionner dans l'arbre à gauche les droits/menus que vous souhaitez activer pour le ou les collaborateurs sélectionnés :

En cliquant sur certains menus à gauche, le détail des fonctionnalités du menu en question apparaît au milieu de l'écran.

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Onglet Limitation des accès aux dossiers

Cet onglet permet de créer un filtre sur certains dossiers afin que le collaborateur ne puisse pas y accéder.

Par défaut, tous les collaborateurs, à l’exception de la personne désignée comme "responsable social", disposent du filtre pour ne pas avoir accès au dossier commençant par "999" (paramétrage issu d’une concertation Silae/cabinets pour définir les dossiers de paie internes).

Pour créer d’autres filtres, sélectionner un champ puis un opérateur/une valeur et préciser la cible (dossiers, groupes, noms…). Il est également possible de réaliser des requêtes plus sophistiquées en utilisant la touche "Condition" pour insérer "ET" ou "OU".

Exemple de filtre : NODOSS <> "700701".

Ici le collaborateur n'aura pas accès au dossier 700701 (traduction du filtre = affichage des dossiers autres que le dossier n°700701).

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Onglet Rôles

Quelques exemples non exhaustifs de besoins de communication :

• Nous pouvons avoir besoin de communiquer avec votre responsable ou service informatique pour anticiper des évolutions technologiques nécessitant des changements ou une attention particulière de vos services.

• Nous pouvons aussi avoir besoin de communiquer avec votre Délégué à la Protection des Données (DPD) si nous sommes alertés d'un incident lié au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

• Nous pouvons avoir besoin de contacter le Référent Pôle Social de votre organisation pour communiquer sur des nouveautés fonctionnelles ou un dysfonctionnement applicatif identifié qui pourrait affecter votre domaine.
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Les rôles existants :

• Dirigeant : Regroupe les rôles de dirigeant, associé, expert-comptable ou signataire du contrat avec Silae. C'est le point de contact principal pour les sujets administratifs.

• Référent Pôle Social : Contact privilégié pour les sujets liés à Silae. Correspond aux rôles de responsable du pôle social, responsable du support pour les structures plus importantes et organisées, référent Silae. Ce rôle sera également le point de contact pour les sujets RH et dématérialisation.

• Responsable Informatique : Personne en charge des sujets techniques ou informatiques (accès à la solution, déploiement, sécurité, etc.) et qui pourra relayer les informations à son ou ses prestataires informatiques. DSI de votre organisation.

• DPO / DPD : Data Protection Officier (DPO). Délégué à la Protection des Données (DPD) en français. Personne en charge de tous les sujets liés à la gestion/protection des données.

• Responsable Commercial : Point de contact pour relayer les offres Silae.

• Responsable Facturation : Contact lié à la facturation des services. À terme, contact qui recevra les factures numériques.

• Responsable Formation : Personne qui a la charge de valider les demandes de formations et qui aura un rôle central dans la solution de gestion des formations Silae (LMS).

• Responsable Juridique : Personne en charge des thématiques juridiques au sein de la structure. C'est le contact privilégié en cas de nécessité d'échange sur une thématique juridique paie identifiée.