Créer et gérer un collaborateur



Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.

L'interface d'administration est accessible par les utilisateurs de type Collaborateur ayant les droits correspondants (droits d'administrer les collaborateurs).

🎯 Cette interface permet de créer les collaborateurs de votre domaine et de gérer l'ensemble de leurs droits.

💡 À noter : Ce nouvel écran remplace les écrans Gestion interne > Collaborateurs et Gestion identifiants qui sont définitivement supprimés à compter du 14/06/2023.

⚠️ Procédure pour les utilisateurs sans identifiants :

A compter du 25/04 la création de collaborateurs depuis l’ancienne interface "Gestion collaborateurs" est désactivée. Pour cette action il faut désormais utiliser cette nouvelle interface d'administration des collaborateurs.

Vous avez actuellement des collaborateurs sans identifiants et ils n’apparaissaient pas dans la nouvelle interface administration collaborateurs ? Nous avons généré un identifiant aléatoire pour régularisation et activé l’option "droits limités en paie" afin d’éviter toute facturation. Ces comptes apparaissent maintenant sur la nouvelle interface.

Quel est l’impact pour mon domaine ? Comme indiqué ci-dessus, les comptes ayant l'option "droits limités en paie" activée ne seront pas facturés. Concernant les accès au domaine via ces comptes :

  • Si les collaborateurs sans identifiant n’avaient pas d’adresse mail ou une adresse email invalide : Il sera impossible de réaliser la procédure "Mot de passe oublié", ils ne pourront pas se connecter ;
  • Si ces collaborateurs ont une adresse email valide : Pour pouvoir se connecter, la personne propriétaire de l'adresse mail devrait connaître l'identifiant correspondant, qui ne leur sera jamais communiqué par Silae, et réaliser l’opération "Mot de passe oublié".

Si vous ne souhaitez pas que ces collaborateurs aient un accès aux données, vous pouvez leur retirer tous les droits via le sous onglet correspondant et ajouter un filtre pour limiter les accès aux dossiers de ces comptes.


Pour créer un collaborateur, dans l'onglet Admin. collaborateurs, cliquer sur Créer un utilisateur dans le volet de droite.

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Une fenêtre apparaît, choisir une configuration du collaborateur par vous-même (sans modèle), à partir du modèle défini par défaut ou à partir d'un autre modèle enregistré.

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📚 Pour gérer les modèles collaborateurs voir la fiche Créer et utiliser des modèles collaborateurs.

Selon l'option choisie, il convient ensuite de renseigner/vérifier chacun des onglets en bas de l'écran (focus sur chacun des onglets ci-dessous dans la suite de cette fiche) puis de cliquer sur Sauvegarder dans le volet de droite.

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Les collaborateurs peuvent aussi être créés via un import de fichier Excel.

🔎 Pour gérer/éditer un collaborateur déjà créé : Dans l'onglet Admin. collaborateurs, il convient de sélectionner le collaborateur dans la liste au milieu de l'écran (case Sélection), de modifier les éléments souhaités dans les onglets correspondant en bas de l'écran (focus sur chacun des onglets ci-dessous) puis de cliquer sur Sauvegarder dans le volet de droite.

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👉 Il est possible de sélectionner et modifier plusieurs collaborateurs en même temps.


1. Onglet Collaborateur

L'onglet Collaborateur se compose de trois blocs : Informations personnelles, Utilistateur et Authentification avec clé USB.

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1.1 Informations personnelles

Dans les Informations personnelles, renseigner :

  • Les nom et prénom du collaborateur ;
  • Son email ;
  • Ses numéros de téléphone.

1.2 Utilisateur

Dans le bloc Utilisateur, saisir :

  • L'identifiant du collaborateur ;
  • La date de début et de fin de validité de l'identifiant (la date de fin de validité de l’identifiant est facultative). Si la date du jour est postérieure à la date de fin de validité du compte, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à Silae ;
  • Le code collaborateur qui lui sera associé. Ce Code collaborateur est déterminé par le système selon les informations renseignées par l'utilisateur. Il est unique et permet d'identifier le collaborateur facilement.

1.3 Authentification avec clé USB

Dans le bloc Authentification avec clé USB, possibilité d'associer une clé au collaborateur ou de supprimer l'association si elle a déjà été paramétrée.

Si cette option est activée pour un collaborateur ce dernier devra alors insérer une clé USB à chaque connexion au logiciel (lorsque le mot de passe est saisi). Cette option apporte une sécurité supplémentaire.


2. Onglet Affectations

L'onglet Affectations se compose de trois blocs : Code de l'agence de rattachement, Postes et Horaires d'accès à l'application.

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2.1 Code de l'agence de rattachement

Dans le premier bloc, possibilité de rattacher l'utilisateur à une agence pour, par exemple, les envois Edi. Les agences sont à paramétrer dans l'onglet Gestion interne > menu Agences.

2.2 Postes

Dans le bloc Poste, sélectionner l'affectation du collaborateur (collaborateur paie, expert comptable, collaborateur comptable...).

2.3 Horaires d'accès à l'application

Le bloc Horaires d'accès à l'application permet d'autoriser/d'interdire la connexion des collaborateurs au logiciel en fonction des horaires.

  • Par défaut, on suit la configuration des horaires des agences (agence principale ou agence spécifique si horaires définis à ce niveau).

💡 À noter : Pour paramétrer les horaires au niveau des agences, se rendre dans l'onglet Gestion interne > menu Agences > Sélectionner l'agence principale ou une agence secondaire > Configurer les horaires d'accès dans le volet de droite.

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  • Mais, si besoin, on peut définir des horaires spécifiques qui s’appliquent uniquement au collaborateur en cours d'édition.
    Pour cela, dans ce bloc Horaires d'accès à l'application, cliquer sur Configurer les horaires d'accès. Une fenêtre apparait :

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Il est possible de réaliser une saisie libre ou bien de réaliser un clic droit sur une ligne correspondant à un jour pour choisir une autre option (connexion autorisée / interdite toute la journée / connexion autorisée uniquement entre 8h et 12h puis entre 14h et 18h).
L’option "Suivre la configuration de l’agence principale" permet de revenir au paramétrage défini pour l’agence principale.
Si on laisse une case vide = application du paramétrage de l’agence principale.

🔎 À noter :

  • L'heure de connexion prise en compte est l'heure du serveur, basé en France métropolitaine.

  • Lorsqu’un contrôle est défini, il n’implique pas la déconnexion automatique des collaborateurs lorsqu’on passe sur une plage horaire de connexion interdite. Autrement dit, un collaborateur reste connecté lorsqu’il passe sur un créneau de connexion non autorisée.


3. Onglet Droits

L'onglet Droits se compose de deux blocs : Accès aux droits fonctionnels des collaborateurs et Gestion des droits.

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3.1 Accès aux droits fonctionnels des collaborateurs

Ce bloc permet de définir les utilisateurs pour lesquels le collaborateur en cours d'édition aura accès à leurs droits fonctionnels : aucun (le collaborateur ne bénéficiera pas de droits fonctionnels sur des utilisateurs), tous (le collaborateur bénéficiera des droits fonctionnels sur tous les utilisateurs) ou certains collaborateurs (dans ce dernier cas il faudra lister les codes collaborateur séparés par des ";").

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💡 À noter : Si plusieurs collaborateurs sont sélectionnés dans la liste au mileu de l'écran au dessus :

  • Si le champ a la même valeur pour tout le monde, le champ est modifiable et la valeur commune est affichée ;

  • Si le champ a une valeur différente pour au moins 2 des collaborateurs sélectionnés, le champ est grisé et n'est pas modifiable.

L'accès aux droits fonctionnels d'un collaborateur permet de moduler ses accès aux interfaces de travail du logiciel.

Par défaut, celui qui crée le collaborateur (souvent le responsable social) dispose de droits sur le collaborateur créé. Le collaborateur ne peut normalement pas modifier lui-même ses droits fonctionnels (mais il est possible de renseigner le propre code du collaborateur dans ce champ).

L'utilisateur ayant les accès pour modifier les droits fonctionnels d'un collaborateur pourra accéder à la gestion de ces droits via son icône "Silae" en haut à gauche > Modifier vos droits fonctionnels :

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Il pourra ensuite choisir dans le menu déroulant l’identifiant pour lequel il souhaite modifier les droits :

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Dans l’interface qui s’ouvre, chaque onglet créé ou personnalisé sera intégré au profil de l’utilisateur lors de sa prochaine connexion :

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3.2 Gestion des droits 🆕

Dans ce bloc, il est possible d'activer pour le collaborateur les Droits limités en paie, de définir son Niveau de confidentialité et de Gérer ses droits.

3.2.1 Droits limités en paie

L’accès avec "droits limités en paie" permet d’octroyer à un collaborateur un accès pour la consultation du produit, avec des fonctionnalités restreintes, cet accès est non facturé. Cette option ne permet pas de calculer des bulletins.

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Exemple : Un collaborateur comptable qui souhaite consulter des états post-paie et les écritures comptables, avec possibilité de paramétrer ces dernières.

L'interface se présentera alors comme cela :

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3.2.2 Niveau de confidentialité du collaborateur

Cette fonctionnalité permet de créer des droits par niveau. Par défaut, tous les collaborateurs ont accès aux salariés ayant un niveau de confidentialité entre 0 et 5, et tous les salariés ont par défaut un niveau de confidentialité à 5.
Autrement dit, par défaut, un collaborateur voit tous les salariés des dossiers. Définir des niveaux permet de rendre certains salariés invisibles.

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⚠️ Attention toutefois, cette manipulation peut engendrer des erreurs importantes comme la création de salariés invisibles, des éditions erronées… etc.

Pour définir des niveaux de confidentialité, on commence par modifier dans le champ le niveau côté collaborateur.

Par exemple, si on indique 6, le collaborateur aura accès aux salariés des niveaux 0 à 6 et pourra définir des salariés de niveau 6. Si on indique 4, le collaborateur aura accès aux salariés des niveaux 0 à 4 (il ne verra donc aucun salarié puisque le niveau par défaut des salariés est de 5).

Les niveaux de confidentialité des salariés sont, quant à eux, paramétrables dans un dossier dans la fiche de chaque salarié (en ayant activé auparavant l'option dans la fiche Société dans la partie Paramétrage technique > Gestion de la confidentialité des salariés).

Fiche Société
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Fiche Salarié
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3.2.3 Bouton "Gérer les droits"

Gérer les droits du ou des collaborateurs sélectionnés permet de moduler leurs accès aux interfaces de travail de Silae.

Cliquer sur le bouton et sélectionner dans l'arbre à gauche les droits/menus que vous souhaitez activer pour le ou les collaborateurs sélectionnés :

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Lorsque vous cliquez sur certains menus à gauche, le détail des fonctionnalités du menu en question apparaît au mileu de l'écran.

📌 À noter :

  • Une option "Gestion interne simplifiée" est présente dans le menu de droite. En activant cette gestion interne simplifiée, le collaborateur aura accès uniquement au menu Clients (s'il y a plusieurs collaborateurs en cours de modification cette option est grisée ainsi que le nœud "Gestion interne").

  • Si l'option "Droits limités en paie" a été précédemment cochée, certains droits sont grisés.

  • Dans le menu de droite il est possible d'activer/désactiver tous les droits du nœud sélectionné, de valider la saisie et de fermer l'écran de gestion des droits ou d'annuler la saisie.

📌 À noter :

L'accès aux fonctionnalités de liaison comptable sont définis à ce matin, que le collaborateur ait des droits limités en paie ou non :

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4. Onglet Limitation des accès aux dossiers

Cet onglet permet de créer un filtre sur certains dossiers afin que le collaborateur ne puisse pas y accéder.

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Par défaut, tous les collaborateurs, à l’exception de la personne désignée comme "responsable social", disposent du filtre pour ne pas avoir accès au dossier commençant par "999" (paramétrage issu d’une concertation Silae/cabinets pour définir les dossiers de paie internes).

Pour créer d’autres filtres, sélectionner un champ puis un opérateur/une valeur et préciser la cible (dossiers, groupes, noms…). Il est également possible de réaliser des requêtes plus sophistiquées en utilisant la touche "Condition" pour insérer "ET" ou "OU".

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Exemple de filtre : NODOSS <> "700701".

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Ici le collaborateur n'aura pas accès au dossier 700701 (traduction du filtre = affichage des dossiers autres que le dossier n°700701).


5. Onglet Rôles 🆕

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⚠️ Les rôles n’ont aucun impact sur les droits et accès des utilisateurs : il s’agit seulement d’une information permettant d'identifier les personnes clés de votre organisation avec lesquelles Silae peut communiquer en fonction de différents besoins ou sujets.

Quelques exemples non exhaustifs de besoins de communication :

  • Nous pouvons avoir besoin de communiquer avec votre responsable ou service informatique pour anticiper des évolutions technologiques nécessitant des changements ou une attention particulière de vos services.

  • Nous pouvons aussi avoir besoin de communiquer avec votre Délégué à la Protection des Données (DPD) si nous sommes alertés d'un incident lié au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

  • Nous pouvons avoir besoin de contacter le Référent Pôle Social de votre organisation pour communiquer sur des nouveautés fonctionnelles ou un dysfonctionnement applicatif identifié qui pourrait affecter votre domaine.
    ....

Les rôles existants :

  • Dirigeant : Regroupe les rôles de dirigeant, associé, expert-comptable ou signataire du contrat avec Silae. C'est le point de contact principal pour les sujets administratifs.

  • Référent Pôle Social : Contact privilégié pour les sujets liés à Silae. Correspond aux rôles de responsable du pôle social, responsable du support pour les structures plus importantes et organisées, référent Silae. Ce rôle sera également le point de contact pour les sujets RH et dématérialisation.

  • Responsable Informatique : Personne en charge des sujets techniques ou informatiques (accès à la solution, déploiement, sécurité, etc.) et qui pourra relayer les informations à son ou ses prestataires informatiques. DSI de votre organisation.

  • DPO / DPD : Data Protection Officier (DPO). Délégué à la Protection des Données (DPD) en français. Personne en charge de tous les sujets liés à la gestion/protection des données.

  • Responsable Commercial : Point de contact pour relayer les offres Silae.

  • Responsable Facturation : Contact lié à la facturation des services. À terme, contact qui recevra les factures numériques.

  • Responsable Formation : Personne qui a la charge de valider les demandes de formations et qui aura un rôle central dans la solution de gestion des formations Silae (LMS).

  • Responsable Juridique : Personne en charge des thématiques juridiques au sein de la structure. C'est le contact privilégié en cas de nécessité d'échange sur une thématique juridique paie identifiée.

📚 Voir également la FAQ Gestion des rôles.

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