Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.
Prérequis
📚 Voir la fiche Paramétrer le coffre-fort numérique (eDoc - dématérialisation).
📌 À noter : Certaines informations sont indispensables pour le bon déroulement du dépôt des bulletins :
- Nom ;
- Prénom ;
- Date de naissance ;
- Adresse mail ;
- Numéro de sécurité sociale ;
- Matricule.
Toutes ces données doivent être strictement identiques entre ce qui est indiqué dans la fiche Salarié et ce qui est indiqué dans la rubrique salariée de DeskRh.
Se positionner sur la bulle générale "bulletins" dans l’état d’avancement et effectuer un clic droit :
Sélectionner la case "Envoi uniquement des informations du dossier et des salariés (sans déposer les bulletins)" :
Cette fonctionnalité permet de mettre à jour les informations des fiches sociétés et salariés dans l'espace Desk RH.
Lorsque la synchronisation des données est bien validée, la bulle passe en vert au niveau du suivi des dépôts.
📌 À noter :
Si la case est cochée, il n'y a pas de facturation.
Si le salarié quitte l'entreprise, il conserve son coffre-fort et son accès. Il n'a rien à payer car le paiement se fait par dépôt par l'employeur.
Il est dorénavant possible de déposer depuis Silae les documents de sortie (solde de tout compte, certificat de travail, AER et attestation Pôle Emploi) en plus du bulletin de salaire.
Depuis le menu Relation client > Tâches à réaliser, cocher les documents de sortie à déposer sur le coffre-fort :
Un dépôt de bulletin est définitif et irréversible. Une fois déposé un bulletin ne peut pas être supprimé.
Non, aucune notification n'est prévue à cet effet. Celle-ci est toutefois à l'étude par le service compétent (aucun délai annoncé pour le moment).
Dans ces différents cas de figure, "rafraîchir" les droits de l'utilisateur DeskRH concerné, en se rendant dans le menu Relation client du dossier concerné > Tâches à réaliser :
Dans la section P1 - Bulletins originaux > Paramétrage de eEdoc Connect, se rendre dans la gestion des utilisateurs et indiquer l'identifiant DeskRH concerné par la problématique puis cocher "Ajouter un droit d'accès pour ce dossier" :
Puis se reconnecter au DeskRH.
Il faudra que les informations saisies sur Silae et celles inscrites sur le profil salarié DeskRH (espace employeur) soient strictement les mêmes pour que le fusionnement des données opère (vérifier Nom(S), Prénom(s), tirets, NIR, date de naissance et matricule).
📌 À noter :
Contrairement aux salariés ne détenant pas encore un coffre eDocPerso, votre salarié ne recevra pas de lien d'activation au tout premier dépôt. Il aura en revanche une 2ème société intégrée dans son espace eDocPerso avec le nouveau bulletin de déposé. Quant aux autres bulletins de l'ancienne société, ils seront bien évidemment toujours disponibles depuis son coffre-fort.
Vérifier le statut du Coffre-fort pour ce salarié (finalisé / non finalisé) depuis le DeskRH.
Dans le cas où le coffre-fort est spécifié non finalisé, 3 solutions sont possibles :
- L'utilisateur DeskRH peut renvoyer un mail d'invitation sur le salarié concerné (cliquer sur Icône 3 points : "Rappel eDocPerso") :
- Envoyer un mail d'activation depuis le profil salarié DeskRH :
- Générer le courrier d'activation depuis le profil salarié DeskRH :
Si le salarié affirme ne pas avoir reçu le lien d'activation dans sa boite mail ou dans ses spam, côte employeur, vous pouvez générer le PDF du courrier contenant le code d'activation depuis le DeskRH et l'envoyer directement par mail au salarié concerné :
Cela signifie que le compte du salarié est « finalisé » et que la procédure d'ouverture du coffre-fort a bien été suivie par le salarié.
À ce stade, il est donc normal que le lien d'activation ne soit plus disponible pour lui.
Nous invitons le salarié à se connecter depuis le lien suivant: https://edocperso.fr/login