🎯 Objectif
Cette fiche présente les fonctionnalités disponibles dans le module Absences et mobilité de mySilae Entreprise.
Le salarié peut :
- saisir et suivre ses demandes d'absence, et joindre des justificatifs
- annuler ou supprimer une absence
- saisir et suivre ses demandes de télétravail
- visualiser ses soldes de congés et simuler ses soldes futurs
- consulter les plannings d'absences de ses collègues
- synchroniser son agenda avec Outlook
🔐 Prérequis
- Disposer d'un espace personnel mySilae Entreprise activé
- Les types d'absences, les justificatifs, les règles de télétravail et les plannings visibles dépendent du paramétrage réalisé sur le dossier
Voir la fiche Activer son compte mySilae Entreprise
💻 Fonctionnalités disponibles
Absences
🔸Gérer une demande d'absence
Le salarié peut saisir et suivre ses demandes d'absence en cliquant sur Agenda ou Absences et mobilité, disponibles depuis le menu de gauche :
Le menu Agenda permet au salarié de visualiser son planning ou celui des autres salariés (selon le paramétrage réalisé sur le dossier), de consulter ses compteurs de congés et de formuler ses demandes d'absence.
Il est possible de choisir les options d'affichage de l'agenda :
- Choix d'une visualisation hebdomadaire ou mensuelle
- Choix du mois à afficher : affichage sur 1 mois glissant
- Choix du planning à afficher (personnel ou celui de son équipe, si l'option a été activée dans le paramétrage initial par le gestionnaire de paie)
- Accès à la légende via l'icône
Depuis son tableau de bord, le salarié peut également saisir une demande d'absence, une demande de télétravail et un arrêt maladie :
Le menu Absences et mobilité permet au salarié de retrouver ses absences (validées et en attente de validation), avec la possibilité de filtrer par dates et par statut :
➡️ Plusieurs options pour saisir une absence :
- Réaliser un clic simple sur le premier jour de l'absence, sur le planning du menu Agenda
- Cliquer sur
en haut à droite de l'écran, depuis le menu Agenda ou Absences et mobilité
Quelle que soit l'option choisie, un volet de droite s'affiche :
- Sélectionner le type d'absence (la liste des types d'absences disponibles varie en fonction du paramétrage réalisé par le gestionnaire de paie)
- Sélectionner s'il s'agit d'une journée entière ou d'une demi-journée
- Vérifier ou saisir les dates de l'absence et saisir au besoin un commentaire (facultatif)
- Joindre un ou plusieurs justificatifs d'absence (facultatif ou obligatoire selon le paramétrage appliqué)
- Cliquer sur Sauvegarder
Le manager est informé par mail qu'une demande d'absence a été effectuée par un salarié de son équipe.
Une fois l'absence validée ou refusée par le manager, le salarié reçoit à son tour un mail l'en informant.
➡️ Possibilité d'annuler ou supprimer une absence :
- Si l'absence a été validée : le salarié peut faire une demande d'annulation de son absence. Dans ce cas, le manager reçoit un mail pour valider ou refuser la demande.
Si le manager valide la demande, l'absence passe en statut Annulé :
- Si l'absence est en attente de validation : le salarié peut cliquer sur Supprimer depuis le récapitulatif de la demande d'absence.
L'absence passe en statut Supprimé :
Si une absence a été valorisée sur un bulletin de paie, plus aucune action n'est possible, que ce soit par le salarié ou par le manager.
🔸Télécharger un justificatif d'absence
En fonction du motif d'absence saisi par le salarié dans mySilae Entreprise, un justificatif peut lui être demandé. Cela dépend du paramétrage réalisé sur le dossier.
Exemple : en cas d'absence pour maladie, le salarié doit télécharger un justificatif (son arrêt de travail). Ici, le justificatif est obligatoire :
En cas d'arrêt maladie, le salarié dispose de 7 jours à compter du premier jour de son arrêt pour le saisir dans son espace personnel mySilae Entreprise.
🔸Visualiser ses soldes de congés
Le salarié peut visualiser le détail de ses soldes de congés en cours en cliquant sur Agenda, et réaliser une simulation.
L'ensemble des CP et RTT posés sont pris en compte dans les compteurs prévisionnels dès la pose de l'absence, avant même la validation par le manager.
Il est également possible de faire une simulation jusqu'à 12 mois dans le futur, en cliquant sur la flèche de droite puis en choisissant une période :
🔸Consulter les plannings d'absences de ses collègues
À partir du menu Agenda, le salarié peut consulter les plannings d'absences de ses collègues. 2 filtres sont disponibles :
- Équipe managériale : correspond aux salariés ayant le même manager
- Équipe transverse : correspond aux salariés dont le salarié peut consulter les agendas. Ce filtre peut être masqué si aucune équipe transverse n'a été configurée.
Télétravail
🔸Gérer et suivre le télétravail
Les jours de télétravail peuvent avoir été configurés comme imposés : dans ce cas, le salarié n'a pas de pose à effectuer.
Si les jours ne sont pas imposés et que la société autorise la pose de télétravail dans mySilae Entreprise, le salarié peut saisir ses journées et demi-journées de télétravail en cliquant sur Télétravail :
Les demandes de télétravail peuvent également être saisies depuis les menus Agenda et Absences et mobilité.
➡️ Saisir une demande de télétravail :
-
Sélectionner une ou plusieurs journées de télétravail, dans la limite des règles d'application du télétravail indiquées en dessous du calendrier :
- Cliquer sur Suivant pour accéder au récapitulatif. Le salarié peut alors :
- supprimer une ou plusieurs journées
- ajouter un commentaire pour son manager
- Cliquer sur Valider
➡️ Gérer et suivre ses demandes de télétravail :
📍 Menu Agenda > Onglet Télétravail
Le salarié identifie facilement ses journées de télétravail, ainsi que celles de son équipe :
Il peut également faire une demande en cliquant sur le bouton en haut à droite, ou directement dans son agenda (dans ce second cas, la demande est enregistrée et envoyée automatiquement au manager).
Si les demi-journées de télétravail sont autorisées, le salarié peut le préciser dans sa demande en sélectionnant Matin ou Après-midi :
📍 Menu Absences et mobilité > Onglet Télétravail
Le salarié retrouve le récapitulatif de l'ensemble de ses demandes de télétravail passées et futures.
Les demandes de télétravail validées en paie ne sont plus annulables par le salarié ni par le manager. Seul l'administrateur peut réaliser cette action.
Synchroniser son agenda avec Outlook
La synchronisation de son agenda mySilae avec son agenda Outlook est possible uniquement pour les comptes disposant d'un espace personnel.
📍 Menu Mon compte > Onglet Synchronisations
- Seules les absences enregistrées après l'activation de la synchronisation sont visibles
- Les jours de télétravail et les absences en heures ne sont pas synchronisés dans l'agenda Outlook
- Par défaut, les absences s'affichent sous l'intitulé « Absence mySilae », sans possibilité d'afficher le motif associé
- Cette synchronisation est actuellement incompatible avec une autre messagerie (Google, Yahoo, etc.)