FAQ Fiches de paramétrage des organismes complémentaires



Prérequis


Fiche de paramétrage

Que faire dans le cadre d'une nouvelle structure n'ayant pas de contrat de prévoyance ouvert ?

Il y a deux solutions : 

  • Ne rien renseigner dans les organismes RPO et RPS. Dans ce cas, régulariser ultérieurement une fois la fiche de paramétrage reçue (et prévenir l'organisme).
  • Renseigner dans les organismes RPO et RPS des organismes fictifs (code MA999) et les supprimer une fois les fiches reçues pour renseigner les organismes souscrits.

 

Dans tous les cas, lorsque les fiches de paramétrages ont été reçues, implémentées et contrôlées, cocher "Régul" pour la période concernée lors du calcul de la prochaine DSN pour obtenir les blocs de régularisation.

Comment récupérer automatiquement les fiches de paramétrages pour une nouvelle structure ?

Pour déclencher la génération des fiches de paramétrage, réaliser une DSN test.

 

📚 Voir la fiche Envoyer la DSN mensuelle.

Au moins une des deux colonnes vertes doit être renseignée : Comment savoir laquelle ?

Se référer au tableau des charges et prendre la colonne avec les codes différents afin de pouvoir différencier les références contrat. Plusieurs situations sont possibles :

 

Dans quel cas utiliser la colonne "Libellés suite" ? Doit-on renseigner un code libellé de cotisation ou un code taux de cotisation ?

La colonne "Libellés suite" est à utiliser en cas de cumuls de taux sur une même référence contrat. S'il est nécessaire de cumuler plus de deux taux, cette colonne peut contenir plusieurs codes libellés séparés par des ";".

 

 

📌 À noter : Il est recommandé d'utiliser la touche F4 pour sécuriser la saisie.

Comment insérer deux lignes de cotisations, l'une cadre, l'autre non cadre, sur une même ligne de la fiche de paramétrage (la population concernée étant l'ensemble du personnel, mais la répartition du taux entre salarié et employeur étant différente) ?

Dupliquer la ligne (clic droit sur la ligne) correspondant à la référence contrat afin d'affecter dans la colonne "Libellé de cotisation" sur la première ligne le libellé cadre puis sur une seconde ligne le libellé non cadre. 

 

Toutes les colonnes sont alors reprises à l'identique. Modifier le code dans l'une des deux colonnes vertes :

Le fait que la répartition ne soit pas la même entre cadre et non cadre ne pose pas de problème.

Comment dupliquer ou supprime une ligne dans la fiche de paramétrage ?

Il n'est plus nécessaire d'utiliser la touche F4 dans la colonne "Libellé de cotisation" ou de remplir la ligne de la 1ère à la dernière colonne pour dupliquer.

 

Il suffit à présent de se positionner sur la ligne souhaitée et de faire un clic droit pour dupliquer ou supprimer une ligne. 

Lorsque qu'on a une fiche paramétrage avec plusieurs cotisations mais uniquement 2 lignes avec un délégataire, comment paramétrer sa fiche paramétrage ?

Renseigner une première fois l’organisme sans délégation, puis paramétrer la fiche de paramétrage associée. Les deux lignes avec la délégation ne doivent pas apparaître dans cette fiche de paramétrage.

 

Créer ensuite l’organisme délégataire dans le menu Organisme et la fiche de paramétrage associée avec les deux lignes et la délégation.

Dois-je toujours sélectionner un libellé dans la fiche de paramétrage en utilisant F4 ou puis-je le taper manuellement ?

Il est possible de renseigner manuellement les codes dans les fiches de paramétrage, cependant des erreurs de frappe peuvent arriver. Lorsque la touche F4 permet de sélectionner des codes, il est conseillé de l’utiliser.

Si des fiches de paramétrage sont envoyées par un même organisme (ex : l'une au 29/12, une autre au 26/01) et que d'après le PDF, rien ne semble changer (si ce n'est le numéro d'identifiant de la fiche). Faut-il les réintégrer à chaque fois ?

Si des fiches de paramétrages sont renvoyées plusieurs fois par un même organisme mais qu’elles sont strictement identiques, il n’est pas nécessaire de les réintégrer.

Pourquoi renseigner un code CPN DUCS sur toutes les lignes et pourquoi ne pas laisser une ligne sans code CPN ?

Dans les fiches de paramétrages, le logiciel envoie vers chaque ligne les montants correspondants aux codes renseignés. Si rien n’est renseigné, le risque est de verser à tort tout ce qui reste sur la dernière ligne lue.

Le fait de renseigner tous les codes CPN DUCS permet de générer une erreur qui alerte par exemple si un nouveau code CPN DUCS est utilisé dans une fiche Salarié.

Peut-on mettre NA au lieu de INACTIF dans le libellé de cotisation ?

Sur le principe cela pourrait fonctionner, cependant afin de sécuriser et d’harmoniser le remplissage des FPOC, il est conseillé de renseigner INACTIF lorsqu’une référence contrat est inactive.

Est-il prévu que les clients ayant un accès complet pour faire les paies aient accès également à l'écran de suivi des FPOC ?

Un contact avec un accès complet via la relation client peut avoir accès aux fiches de paramétrage uniquement depuis l’interface des fiches des fiches de paramétrage en allant sur "Import des FPOC".

Cotisations

Si un autre organisme appelle le même taux qu'Humanis, comment le paramétrer sans passer par un PS ?

Dans ce cas, l’utilisation du paramétrage avancé peut permettre de faire bénéficier des taux dédiés à Humanis à un autre organisme. Sans cela, la solution est de créer les taux en RPS.

En cas de contrat de prévoyance ou de santé ne correspondant pas aux taux conventionnels, faut-il neutraliser les lignes conventionnelles ou créer un taux supplémentaire ?

Dans ce cas, il est conseillé de créer de nouveaux taux en régime de prévoyance supplémentaire RPS. Au préalable, neutraliser les codes conventionnels en les mettant à zéro.

 

Est-il possible d'avoir une liste des salariés dispensés sur l'année ?

Il est possible de suivre les dispenses si elles sont renseignées dans Silae.

 

📚 Voir la fiche Dispenses de frais de santé.

Organismes

Que faire lorsqu'une fiche de paramétrage rassemble des RPO et RPS ?

Dans ce cas, paramétrer l'organisme sur la ligne RPO et sur la ligne RPS strictement à l'identique.

Pour une établissement, faut-il remplir la colonne société ou établissement ?

Lorsqu’il y a un seul établissement, les organismes de prévoyance peuvent être renseignés indifféremment dans la colonne société ou la colonne établissement.

 

C’est dans le cas de plusieurs établissements que la colonne société sera favorisée si les organismes sont tous identiques. Dans le cas d’au moins un organisme qui diffère, renseigner tous les organismes au niveau des établissements.

 

⚠️ Attention :

Si un organisme est renseigné en société, il n’est plus possible de renseigner un organisme niveau établissement. Une fois la colonne société renseignée, le colonne établissement est grisé et inversement.

Pourquoi est-ce que je ne peux pas cocher la case DUCS-EDI ?

Dans ce cas, sauver l’organisme puis cliquer sur "Actualiser" dans le volet de droite. Revenir ensuite dans l’organisme, la coche DUCS-EDI sera activable.

Comment effectuer des paramétrages lorsque la caisse prend des prélèvements fixes ?

Cette possibilité n'existe pas.

Comment choisir le numéro d'affiliation ? Remonte-t-il en DSN ?

Le numéro d'affiliation ne remonte pas en DSN si la fiche de paramétrage est correctement renseignée. Sa saisie est libre, il peut contenir des chiffres ou des lettres indifféremment. Il peut être utile pour différencier mutuelle et prévoyance par exemple. Le SIREN ou SIRET peut tout à fait être utilisé.

 

Exemple : Numéro d'affiliation remonte en DSN :

 

La fiche de paramétrage n’est pas renseignée sur la période et la DSN a été calculée. Le numéro d'affiliation est déclaré dans la DSN :

 

Message d'erreur de l'organisme :

 

Le problème apparait aussi au moment de la régularisation de ce numéro d’affiliation en erreur. Notre traitement des régularisations est correct, se rapprocher de l’organisme.

De plus nous conseillons de ne pas utiliser comme numéro d’affiliation une référence contrat de la fiche de paramétrage. Cela peut générer des erreurs DSN et des problèmes dans les régularisations.

Lorsque la case "Chèque" est cochée, aucun prélèvement ne peut être effectué par les organismes ?

Les prélèvements ne peuvent être effectués que sur autorisation et en ayant fourni les informations utiles. Si la coche "chèque" est utilisée les informations utiles au prélèvement ne seront pas présentes et un bordereau de paiement par chèque sera émis.

Comment retrouver une fiche organisme et le paramétrage pour laquelle le numéro d'affiliation a été changé ?

Au niveau des fiches de paramétrage, il est possible de retrouver les fiches inactives depuis le volet de droite en cliquant sur "Afficher les fiches inactives".

 

Exemple : Ici, le numéro d'affiliation passe de 123 à 1235. Si dans l’organisme le numéro d’affiliation est à nouveau 123, la fiche avec 1235 disparait et on retrouve le paramétrage original.

Lorsque je créé un organisme les bulles des DSN qui étaient vertes passent en jaune. Pourquoi ?

Lorsque l'organisme est créé, renseigner la bonne date de début d'affiliation :

À quoi cela sert de créer un organisme santé en nature RPS si on a uniquement des cotisations PR qui vont donc dans un organisme de nature RPO ?

Cela est inutile. Si dans le tableau des charges, il n’y a que des PR alors il suffit de renseigner un organisme de nature RPO. 

À l’inverse, si dans le tableau des charges, il n’y a que des PS, renseigner un organisme de nature RPS.

Le paritarisme TC120 a été collecté par Humanis en 2023 via la DSN et doit être collecté par l'OPCO-EP en 2024, comment faire ?

Pour ce cas, il est possible de se rendre sur la ligne de nature RPO ou RPS, d’ouvrir la saisie et d’écrire directement le code (le valider avec la touche Entrée).

Sélectionner ensuite la TC120 dans les filtres "Codes libellés" et sauver.

 

L’organismes OPCO apparait ainsi dans le tableau des charges.

DSN

Comment faire une DSN normale, sans individu, sur un second établissement ?

Créer le second établissement, ne lui rattacher aucun salarié mais renseigner l’organisme de sécurité sociale. Calculer ensuite normalement une DSN qui sera à néant.

En cas d’erreur contrôle DSN, le code PS avec le code CPN aucun paramétrage n'a été trouvé, pourtant la fiche de paramétrage et la fiche Salarié sont bien renseignées, que dois-je faire ? ?

Vérifier que le code de cotisation concerné est bien rattaché à l'organisme correspondant dans le tableau des charges.

 

Dans ce cas, ce code doit aussi être présent dans la fiche de paramétrage associée à l'organisme et la colonne code CPN DUCS doit être correctement renseignée.

Utiliser la touche F4 pour rajouter le code CPN DUCS sur la bonne référence contrat :

 

⚠️ Attention :

Il est possible d'additionner uniquement des codes présents sur un même bulletin (PR0...+PR1... ne fonctionne pas). Dans ce cas, il faut dupliquer la ligne.

Toutes les colonnes sont reprises à l’identique. Modifier le code dans l’une des deux colonnes vertes :

En cas de calcul et envoi automatisé des DSN, les alertes du contrôle DSN n'apparaissent pas et nous n'avons pas de rapport d'erreur sur ces alertes ? Comment procéder ?

En cas d’automatisation d’un dossier, les contrôles doivent tout de même être effectués par un collaborateur.

Comment vérifier le SIRET de paiement pour un organisme ?

Le SIRET indiqué dans l’organisme n’est pas toujours le SIRET utilisé pour le paiement dans la DSN.

 

Pour voir le SIRET payeur, il faut aller dans l’onglet Analyse de l’activité / Organismes DSN :

Comment masquer les anciens contrats des années 2019 à 2023 dans la fiche de paramétrage ?

Par défaut les anciens contrats sont masqués, s’il y a une date de fin de validité.

 

Si les contrats sont fermés, mettre une date de fin de validité. Les lignes n’apparaîtrons plus par défaut.

Dans la visualisation DSN, je ne peux pas préciser prévoyance. Pourquoi ?

Se positionner sur la colonne "Prévoyance" à droite et effectuer un clic droit sur l'entête de la colonne :

 

La fenêtre "Détails Visualisation DSN" s'ouvre :

Il manque une information dans le bloc 82 (rubrique S21.G00.82.002). Comment résoudre cette erreur ?

La rubrique S21.G00.82.002 correspond au code cotisation du bloc 82 "Cotisation Etablissement".

Dans la fiche de paramétrage, cela correspond à une ligne qui possède le "Code E (Etablissement)" et surtout un code dans la colonne "Code cotisation établ." :

 

Sans ces deux éléments le bloc 82 "Cotisation Etablissement" avec la rubrique S21.G00.82.002 ne pourra pas se constituer.

Un numéro de contrat prévoyance est erroné sur la DSN, comment régulariser les DSN concernées ?

Une fois que la fiche de paramétrage a été mise en place, il est possible de régulariser les mois à corriger lors du calcul de la DSN.

 

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