Entretiens : Administrer le module

🎯 Objectif

Permettre à l'administrateur de configurer et de gérer le module Entretiens. L'administrateur peut :

• Gérer la banque de questions et les catégories
• Créer et administrer les modèles d'entretiens
• Planifier des campagnes d'entretiens et des entretiens individuels

🔐 Prérequis

• Disposer des droits administrateur sur le module Entretiens
• Le module Entretiens doit être activé sur le dossier

➕ Procédure

Depuis le menu "Configuration" > "Entretiens"

Banque de questions

Depuis l'onglet Banque de questions, une liste de questions est disponible par défaut, classée par catégorie.

L'administrateur peut à l'étape 1 :

• Modifier une catégorie pour classer les questions par thématique
• Ajouter une traduction et choisir la langue
• Supprimer une catégorie
• Modifier la question pour le salarié et le manager

L'administrateur peut à l'étape 2 :

• Modifier le type de question et son format (ouverte/sélection/sélection multiple/échelle)
• Ajouter une description
• Proposer des options de réponses (2 options minimum pour les questions à choix)
• Supprimer une question

Modification d'une question 

En cas de modification d'une question, cela peut impacter directement le modèle d'entretien, ainsi que la campagne d'entretien :

• L'entretien est en cours/terminé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour mais n'aura aucun impact sur le contenu de l'entretien.
• L'entretien est programmé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour ainsi que le contenu de l'entretien.
• Aucune entretien associé : Si je modifie / supprime la question, le modèle qui la comporte est mis à jour instantanément.

Banque de modèles

L'administrateur peut : 

• Créer un modèle
• Modifier un modèle
• Dupliquer un modèle
• Supprimer un modèle (uniquement si utilisé dans aucun entretien)

Créer un modèle

Un modèle doit comprendre :

• Un type d'entretien
• Une langue (optionnel)
• Un sujet : titre et introduction

Ajouter ensuite les questions issues de la banque de questions. Pour chaque question, définir à qui elle est posée : salarié, manager ou les deux.

Enfin, cliquer sur "suivante" permet d'accéder au récapitulatif de l'entretien et de le prévisualiser.

Export / Import d’un modèle d’entretien pour un autre dossier

Pour réutiliser un modèle d’entretien ou une base de questions dans un autre dossier, il est possible d’exporter les éléments personnalisés depuis le menu Transfert de Banque.

Une page récapitulative s’affiche alors, indiquant :

• le nombre de modèles d’entretiens personnalisés exportés
• le nombre de questions personnalisées concernées.

Une fois l’export prêt, cliquer sur "Générer un code de partage" qui sera disponible 48 heures.

Importer un modèle ou une banque de questions

Pour importer les éléments précédemment exportés, rendez-vous dans le menu Configuration > Transfert de banque puis cliquez sur « Importer les questions et modèles » :

Vous pouvez alors choisir la méthode d’import :

• Remplacer la banque existante : supprime les modèles et questions actuels pour les remplacer par ceux du fichier importé.
• Ajouter à la banque existante : conserve les éléments existants et ajoute ceux contenus dans le fichier.

Une fois le fichier validé et le code de partage saisi, un récapitulatif détaillé s’affiche avant l’import :