Cet article est destiné à l'administrateur en charge de la configuration du module.
Synchroniser les utilisateurs
A la première activation du module, la première étape est de synchroniser les utilisateurs.
Une fois connectée sur l'espace administrateur, l'administrateur doit cliquer sur "Synchroniser les utilisateurs" :
Une fois synchronisé, le menu "Entretiens" apparaît à gauche :
Administrer le module
Paramètres généraux
Gestion des utilisateurs
Depuis cet onglet, l'administrateur du module accède à la liste des utilisateurs et leurs rôles associés. Par défaut, la structure hiérarchique des équipes créées par l'administrateur référent sera reprise dans le module "Entretiens".
Il est toutefois possible de modifier le contributeur au moment de la planification des entretiens.
Rôles
Cet onglet répertorie le nombre de profils existants dans le module.
Les administrateurs du module sont en charge de :
- Créer de nouveaux modèles d'entretien (autant de questions que souhaité)
- Administrer et planifier les entretiens
Entretiens
Banque de questions
Cet onglet permet à l'administrateur de gérer la bibliothèque de questions.
Une liste de questions est proposée par défaut et classée par catégorie.
Les catégories
L'administrateur peut :
- Créer une catégorie ;
- Modifier une catégorie ;
- Supprimer une catégorie ;
- Ajouter une question dans la catégorie
Les questions
L'administrateur peut :
- Créer une question ;
- Modifier une question ;
- Dupliquer une question ;
- Supprimer une question (uniquement si elle n'est utilisée dans aucun entretien);
Chaque question doit être rattachée à une catégorie.
Pour chaque question, il sera possible de :
- Formuler la question pour le bénéficiaire
- Formuler la question pour le contributeur
📌 À noter :
Le bénéficiaire est la personne concernée par l'entretien. Il peut avoir de 1 à X questions sur l'entretien.
Le contributeur est la personne qui va mener l'entretien (le manager ou une autre personne). Il peut avoir de 0 à X questions.
Les types de questions
Plusieurs types de questions sont paramétrables :
- Ouverte : La réponse attendue est un champ texte ;
- Sélection unique : La réponse attendue est un choix unique parmi une liste de choix. Possibilité d'ajouter une description ;
- Sélection multiple : La réponse attendue est un choix multiple parmi une liste de choix. Possibilité d'ajouter une description et de personnaliser le nombre de sélections possible ;
- Echelle : La réponse attendue est un choix sur une échelle. Possibilité d'ajouter une description.
📌 À noter :
L'ensemble des questions de l'entretien peut être traduit en anglais :
Modification d'une question
⚠️ Important :
En cas de modification d'une question, cela peut impacter directement le modèle d'entretien, ainsi que la campagne d'entretien :
- L'entretien est en cours/terminé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour mais n'aura aucun impact sur le contenu de l'entretien.
- L'entretien est programmé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour ainsi que le contenu de l'entretien.
- Aucune entretien associé : Si je modifie / supprime la question, le modèle qui la comporte est mis à jour instantanément.
Modèles d'entretiens
Pour chacun des types d'entretiens proposés, des modèles pré-configurés sont livrés.
Un modèle doit être générique afin qu'il s'adapte à une partie ou à l'ensemble des salariés.
L'administrateur peut :
- Créer un modèle ;
- Modifier un modèle ;
- Dupliquer un modèle ;
- Supprimer un modèle (uniquement si utilisé dans aucun entretien).
Contenu d'un modèle
Un modèle doit comprendre :
- Un type d'entretien associé
- Un sujet : Titre et introduction
-
Un déroulé de questions : Ajouter les questions qui ont été configurées dans la banque de questions. Pour toute question, il faudra définir à qui elle sera posée (bénéficiaire ou contributeur).
Il est possible d'ajouter une note textuelle :
La sélection multiple de questions est possible afin de pouvoir les ajouter en masse :
Ou encore de modifier l'ordre des questions :
Enfin, cliquer sur "Etape suivante" permet d'accéder au récapitulatif de l'entretien, puis sur "Créer" :
Créer l'entretien
Campagne d'entretiens
Pour planifier une campagne d'entretiens, se rendre sur le menu Entretiens > Campagnes puis cliquer sur "Créer une campagne" :
-
Choix du modèle
-
Sujet
Il est possible de modifier le titre de la campagne d'entretiens ainsi que l'introduction afin de donner un contexte plus précis aux participants -
Participants
Sélectionner les participants à la campagne :
Une pagination de 10 en 10 est mise en place.
Afin de trouver les participants plus rapidement, des filtres sont disponibles : bénéficiaire, contributeur et date d'entrée.
Il ne sera pas possible de passer à l'étape suivante tant que tous les contributeurs ne seront pas sélectionnés :
-
Dates
L'étape suivante consistera à définir une période durant laquelle l'entretien devra être complété et finalisé par les 2 parties (date de début et date de fin), ainsi que l'envoi de relances au contributeur pour qu'il planifie l'entretien (physiquement ou à distance) :
📌 À noter :Les relances sont envoyés uniquement si l'entretien n'a pas été planifié.
-
Récapitulatif
Enfin, la dernière étape permet de prévisualiser l'entretien avant de le créer :
Entretien unitaire
Pour planifier une campagne d'entretiens, se rendre sur le menu Entretiens > Entretiens unitaires puis cliquer sur "Créer un entretien" :
-
Choix du modèle
-
Sujet
Il est possible de modifier le titre de l'entretien ainsi que l'introduction afin de donner un contexte plus précis aux participants -
Participants
Sélectionnez le bénéficiaire de l'entreprise.Si des "équipes" ont été configuré par un administrateur, le manager sera désigné par défaut comme contributeur de l'entretien ("Manager par défaut" coché). Il est toutefois possible de sélectionner un contributeur autre que le manager en décochant cette option et en le sélectionnant dans la liste déroulante :
Cette liste déroulante affichera bien l'ensemble des salariés du dossier ainsi que les managers externes créés dans les fiches contact.
-
Dates
L'étape suivante consistera à définir une période durant laquelle l'entretien devra être complété et finalisé par les 2 parties (date de début et date de fin), ainsi que l'envoi de relances au contributeur pour qu'il planifie l'entretien (physiquement ou à distance) :
📌 À noter :Les relances sont envoyés uniquement si l'entretien n'a pas été planifié.
-
Récapitulatif
Enfin, la dernière étape permet de prévisualiser l'entretien avant de le créer :
Affichage pour le contributeur
Les contributeurs d'au moins un entretien auront un menu "Entretiens" sur leur espace My Silae (espace personnel et espace manager). Lorsqu'ils cliqueront dessus, ils seront redirigés vers leur espace contributeur avec les entretiens en cours, à venir et terminés :
Affichage pour le bénéficiaire
Les bénéficiaires d'au moins un entretien auront un menu "Entretiens" sur leur espace My Silae (espace personnel et espace manager). Lorsqu'ils cliqueront dessus, ils seront redirigés vers leur espace personnel avec leurs entretiens en cours, à venir et terminés :