Cet article est destiné à l'administrateur en charge de la configuration du module.
Synchroniser les utilisateurs
A la première activation du module, la première étape est de synchroniser les utilisateurs.
Une fois connectée sur l'espace administrateur, l'administrateur doit cliquer sur "Utilisateurs Synchronisés" :
Une fois synchronisé, le menu "Entretiens" apparaît dans la colonne de gauche dans le menu "Gestion RH".
Administrer le module
Paramètres généraux
Gestion des utilisateurs
Depuis cet onglet, l'administrateur du module accède à la liste des utilisateurs et leurs rôles associés. Par défaut, la structure hiérarchique des équipes créées par l'administrateur référent sera reprise dans le module "Entretiens".
Il est toutefois possible de modifier le contributeur au moment de la planification des entretiens.
Rôles
Cet onglet répertorie le nombre de profils existants dans le module.
Les administrateurs du module sont en charge de :
- Créer de nouveaux modèles d'entretien (autant de questions que souhaité)
- Administrer et planifier les entretiens
Entretiens
Banque de questions
Cet onglet permet à l'administrateur de gérer la bibliothèque de questions.
Une liste de questions est proposée par défaut et classée par catégorie.
Les catégories
L'administrateur peut :
- Créer une catégorie ;
- Modifier une catégorie ;
- Supprimer une catégorie ;
- Ajouter une question dans la catégorie
Les questions
L'administrateur peut :
- Créer une question ;
- Modifier une question ;
- Dupliquer une question ;
- Supprimer une question (uniquement si elle n'est utilisée dans aucun entretien);
Chaque question doit être rattachée à une catégorie.
Pour chaque question, il sera possible de :
- Formuler la question pour le bénéficiaire
- Formuler la question pour le contributeur
📌 À noter :
Le bénéficiaire est la personne concernée par l'entretien. Il peut avoir de 1 à X questions sur l'entretien.
Le contributeur est la personne qui va mener l'entretien (le manager ou une autre personne). Il peut avoir de 0 à X questions.
Les types de questions
Plusieurs types de questions sont paramétrables :
- Ouverte : La réponse attendue est un champ texte ;
- Sélection unique : La réponse attendue est un choix unique parmi une liste de choix. Possibilité d'ajouter une description ;
- Sélection multiple : La réponse attendue est un choix multiple parmi une liste de choix. Possibilité d'ajouter une description et de personnaliser le nombre de sélections possible ;
- Echelle : La réponse attendue est un choix sur une échelle. Possibilité d'ajouter une description.
📌 À noter :
L'ensemble des questions de l'entretien peut être traduit en anglais :
Modification d'une question
⚠️ Important :
En cas de modification d'une question, cela peut impacter directement le modèle d'entretien, ainsi que la campagne d'entretien :
- L'entretien est en cours/terminé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour mais n'aura aucun impact sur le contenu de l'entretien.
- L'entretien est programmé : Si je modifie / supprime la question, le modèle est mis à jour ainsi que le contenu de l'entretien.
- Aucune entretien associé : Si je modifie / supprime la question, le modèle qui la comporte est mis à jour instantanément.
Modèles d'entretiens
Pour chacun des types d'entretiens proposés, des modèles pré-configurés sont livrés.
Un modèle doit être générique afin qu'il s'adapte à une partie ou à l'ensemble des salariés.
L'administrateur peut :
- Créer un modèle ;
- Modifier un modèle ;
- Dupliquer un modèle ;
- Supprimer un modèle (uniquement si utilisé dans aucun entretien).
Contenu d'un modèle
Un modèle doit comprendre :
- Un type d'entretien associé
- Un sujet : Titre et introduction
-
Un déroulé de questions : Ajouter les questions qui ont été configurées dans la banque de questions. Pour toute question, il faudra définir à qui elle sera posée (bénéficiaire ou contributeur).
Il est possible d'ajouter une note textuelle :
La sélection multiple de questions est possible afin de pouvoir les ajouter en masse :
Ou encore de modifier l'ordre des questions :
Enfin, cliquer sur "Etape suivante" permet d'accéder au récapitulatif de l'entretien, puis sur "Créer" :
Créer un entretien
Campagne d'entretiens
Pour planifier une campagne d'entretiens, se rendre sur le menu Entretiens > Campagnes puis cliquer sur "Créer une campagne", choisir un modèle et la langue de l'entretien :
-
Sujet
Il est possible de modifier le titre de la campagne d'entretiens ainsi que l'introduction afin de donner un contexte plus précis aux participants : -
Participants
Il convient ensuite de sélectionner les participants à la campagne :
Une pagination de 10 en 10 est mise en place.
Afin de trouver les participants plus rapidement, des filtres sont disponibles : bénéficiaire, contributeur et date d'entrée.
⚠️ Attention :
Il ne sera pas possible de passer à l'étape suivante tant que tous les contributeurs ne seront pas sélectionnés :
-
Dates
L'étape suivante consiste à définir une période (date de début et date de fin) durant laquelle l'entretien devra être complété et finalisé par les deux parties. Il est également possible de planifier des relances automatiques qui seront envoyés aux deux parties :
-
Paramètres avancés
Cette étape permet à l'administrateur d'activer la consultation des entretiens préparés par un bénéficiaire (salarié) par son contributeur (manager). Par défaut, l'option de visualisation des réponses du bénéficiaire par le contributeur est désactivée.
Une fois l'option activé, le bénéficiaire est informé que l'option est activée sur le board de son entretien mais également au moment de la préparation. Le contributeur est également informé dans le board de l'entretien et dispose d'une option de visualisation des questions/réponses lors de sa préparation
⚠️ Attention :
L'activation de l'option de consultation des réponses du bénéficiaire par son contributeur ne peut être réalisée que lors de la création de la campagne d'entretiens. Une fois l'entretien créé, il ne sera plus possible de la désactiver.
Pour que le contributeur puisse accéder aux réponses du bénéficiaire, ce dernier doit obligatoirement envoyer ses réponses avant celles du contributeur.
L'enregistrement des réponses n'équivaut pas à l'envoi. Pour que les réponses soient visibles, il est donc impératif de les envoyer. -
Récapitulatif
Enfin, la dernière étape permet de prévisualiser l'entretien avant de le créer :
📌 À noter : Les relances sont envoyés uniquement si l'entretien n'a pas été planifié.
Entretien unitaire
Pour planifier une campagne d'entretiens, se rendre sur le menu Entretiens > Entretiens unitaires puis cliquer sur "Créer un entretien", choisir un modèle et la langue de l'entretien :
-
Sujet
Il est possible de modifier le titre de l'entretien ainsi que l'introduction afin de donner un contexte plus précis aux participants : -
Participants
Il convient ensuite de sélectionner le bénéficiaire et son bénéficiaire de l'entretien unitaire.Si des équipes ont été configurées par un administrateur référent, le manager sera désigné par défaut comme contributeur des entretiens des membres son équipe ("Manager par défaut" coché) :
Il est toutefois possible de sélectionner un contributeur autre que le manager en décochant cette option et en le sélectionnant dans la liste déroulante qui affichera bien l'ensemble des salariés du dossier ainsi que les managers externes créés dans les fiches contact.
-
Dates
L'étape suivante consiste à définir une période durant laquelle l'entretien devra être complété et finalisé par les deux parties, ainsi que l'envoi de relances au contributeur pour qu'il planifie l'entretien (physiquement ou à distance) :
📌 À noter : Les relances sont envoyés uniquement si l'entretien n'a pas été planifié.
-
Paramètres avancés
Cette étape permet à l'administrateur d'activer la consultation des entretiens préparés par un bénéficiaire (salarié) par son contributeur (manager). Par défaut, l'option de visualisation des réponses du bénéficiaire par le contributeur est désactivée.
Une fois l'option activé, le bénéficiaire est informé que l'option est activée sur le board de son entretien mais également au moment de la préparation. Le contributeur est également informé dans le board de l'entretien et dispose d'une option de visualisation des questions/réponses lors de sa préparation
⚠️ Attention :
L'activation de l'option de consultation des réponses du bénéficiaire par son contributeur ne peut être réalisée que lors de la création de la campagne d'entretiens. Une fois l'entretien créé, il ne sera plus possible de la désactiver.
Pour que le contributeur puisse accéder aux réponses du bénéficiaire, ce dernier doit obligatoirement envoyer ses réponses avant celles du contributeur.
L'enregistrement des réponses n'équivaut pas à l'envoi. Pour que les réponses soient visibles, il est donc impératif de les envoyer. -
Récapitulatif
Enfin, la dernière étape permet de prévisualiser l'entretien avant de le créer :
Affichage pour le salarié
Les salariés ayant au moins un entretien à effectuer disposeront d'un menu "Entretiens" dans leur espace My Silae (espace personnel et espace manager) comprenant les entretiens en cours, à venir et terminés :
Affichage pour le Manager
Les managers disposant d'au moins un entretien à effectuer bénéficieront d'un menu "Entretiens" au sein de leur espace mySilae (espace personnel et espace manager), incluant les entretiens en cours, à venir et terminés :