Définitions
Chaque terme débutant par une majuscule dans le présent document a le sens qui lui est donné dans la définition écrite ci-dessous :
Client(s) : Désigne la personne morale ou physique cocontractante de Silae, intervenant dans le cadre de son activité professionnelle.
Service(s) : Désigne l’ensemble des fonctionnalités, des produits, des logiciels, des services et sites web de Silae utilisables par un Client ou un utilisateur.
Prestation(s) : Désigne les prestations de mise en œuvre concernant le Service (formation, paramétrage, accompagnement) souscrites par le Client et proposées par Silae.
1 - Champ d’application
Art 1.1
Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les contrats de vente de Service(s) de l’application Desk RH. Ces conditions générales excluent l’application de toutes autres conditions générales sauf acceptation expresse et écrite de Silae.
Art 1.2
En passant commande à Silae, le Client accepte expressément les présentes conditions générales. La validation de commande sera constatée par Silae par l’envoi au Client d’une confirmation de commande et/ou l’envoi par le Client de la proposition commerciale Silae dûment signée et/ou l’acceptation par le Client, par tout moyen, de la proposition commerciale Silae et/ou la conclusion de toute commande en ligne.
Art 1.3
Silae se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales en respectant un délai de préavis d’un (1) mois en notifiant le Client par tout moyen approprié. A l’issue du préavis, et à défaut de résiliation par le Client, les nouvelles conditions générales sont réputées être acceptées par le Client.
2 - Conditions financières
Art 2.1
Pour les offres souscrites en ligne, le prix est indiqué lors de la validation de commande avec l’acceptation des conditions de règlements en vigueur.
Pour les offres non souscrites en ligne, le prix est indiqué sur la proposition commerciale de Silae et/ou la confirmation de commande. Les conditions de règlement sont spécifiées dans la proposition commerciale de Silae et ne sont susceptibles d’aucune modification sans l’accord express et écrit de Silae.
Art 2.3
Silae pourra suspendre l’exécution de ses Prestations et des Services jusqu’à paiement intégral par le Client des factures dues. Si le règlement d’une ou plusieurs facture(s) n’est pas effectué conformément aux conditions de règlement de Silae, le Client se verra appliquer, après mise en demeure écrite, des pénalités sur le montant dû, calculées sur la base de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur, à compter de la date d’exigibilité de chaque facture.
Art 2.4
En application de l’article L441-6 du Code de commerce, le Client sera également redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire de quarante euros (40 €) au titre des frais de recouvrement exposés par Silae. Le cas échéant, lorsque ces frais dépasseront le montant de cette indemnité, Silae pourra réclamer au Client une indemnité complémentaire, sur présentation des justificatifs précisant les diligences accomplies. Ces indemnités ne seront pas appliquées dans les cas où le Client justifie qu’il fait l’objet d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire. Tous les frais d’impayés faisant suite à un rejet bancaire d’un règlement du Client resteront à la charge financière du Client.
3 - Révision des prix
Silae se réserve la possibilité de réviser les prix annuellement selon l’indice Syntec selon la formule suivante : P = Po * Sn / So, où :
P = nouveau prix, Po = ancien prix,
Sn = indice Syntec connu au mois « n » de la révision,
So = indice Syntec en vigueur à la date de signature du contrat ou lors de la révision précédente.
4 - Transport et déplacements
Les déplacements des personnels Silae sur les sites du Client entraîneront la facturation des frais au réel sur justificatif.
5 - Confidentialité
Art 5.1
Toutes informations, données, livrables et/ou tout le savoir-faire, couverts ou non par les lois de propriété intellectuelle, quelles qu’en soient la forme et la nature, communiqués par le Client à Silae ou par Silae au Client, ou dont le Client et/ou Silae auraient connaissance à l’occasion de leur relation, y compris les termes des présentes conditions générales, sont considérés comme confidentiels (ci- après les « Informations Confidentielles »).
Art 5.2
Ne sont pas considérées comme Informations Confidentielles les informations qui étaient en possession du Client et/ou de Silae avant leur divulgation par l’autre partie sans qu’une telle possession ne résulte directement ou indirectement de la divulgation non autorisée de ces informations par un tiers, qui font partie du domaine public à la date d’entrée en relation ou qui tomberaient dans le domaine public après cette date sans que la cause soit imputable au non-respect par le Client et/ou Silae de leurs obligations de confidentialité.
Art. 5.3
Le Client et Silae s’engagent à n’utiliser les Informations Confidentielles que dans le cadre de l’exécution du contrat les liant, à protéger les Informations Confidentielles et à ne pas les divulguer à des tiers autres que ses employés, collaborateurs, sociétés affiliées et sous-traitants ayant expressément besoin d’en connaitre la teneur, sans l’autorisation préalable et écrite de l’autre partie. Le Client et Silae s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que leurs employés, collaborateurs, filiales et sous-traitants ayant accès aux Informations Confidentielles soient informés du caractère confidentiel des informations communiquées et respectent les obligations découlant de la présente clause.
Toute violation des engagements pris au présent article par le Client et/ou Silae constituerait un manquement grave à leurs obligations, engagerait leur responsabilité et ouvrirait droit à réparation du préjudice subi.
Le Client et Silae s’engagent à respecter les obligations résultant du présent article pendant toute la durée de leur relation ainsi que pendant les cinq (5) années suivant l’expiration ou la résiliation de ladite relation.
À ce titre, dès l’échéance ou la résiliation de la relation, chaque partie devra soit restituer à l’autre partie l’ensemble des documents contenant des Informations Confidentielles, soit assurer l’autre partie de la destruction de toutes les Informations Confidentielles en sa possession. En aucun cas une copie de documents contenant des Informations Confidentielles ne pourra être conservée par le Client et/ou Silae sauf accord exceptionnel et écrit de l’autre partie.
6 - Non-concurrence, non sollicitation du personnel
Le Client et Silae s’interdisent d’engager, directement ou indirectement, sauf accord particulier écrit, le personnel de l’autre partie pendant la durée de l’exécution des Prestations et pendant une période de douze (12) mois après la fin de celle-ci. Tout manquement à cette obligation ouvrira droit à une indemnisation d’un montant correspondant à douze (12) mois de salaire brut pour la société dont le salarié aura été débauché.
7 - Continuité de Services, sauvegardes et intégrité
Silae s’engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer la conservation et l’intégrité des documents, informations et données traités pendant la durée de la relation. Silae s’engage à utiliser un système de sauvegarde des données et à appliquer la réplication des données sur deux (2) sites sécurisés d’hébergement de données.
8 - Sécurité
Art. 8.1
Silae prendra toutes les dispositions nécessaires pour exécuter, conformément aux normes de sa profession, les opérations qui lui sont confiées dans les conditions de sécurité qu’impose la nature du Service.
Art 8.2
Conformément aux articles 121 et 122 de la loi Informatique et Libertés modifiée, Silae s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
9 - Accessibilité
Réseau
Le réseau est librement choisi par le Client. Silae ne fournit aucune garantie. Le Client doit respecter les prérequis techniques.
Silae ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions de ligne du réseau, il attire particulièrement l’attention du Client sur l’importance du choix de l’offre de l’opérateur et notamment de l’option de secours qu’il peut offrir par la mise en place d’une ligne parallèle en cas d’interruption du réseau.
Accès aux solutions
L’identification aux services applicatifs se fait au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe. Le Client utilisera ses identifiants lors de chaque connexion aux services applicatifs. Les identifiants sont destinés à réserver l’accès à la solution, à protéger l’intégrité et la disponibilité des solutions, ainsi que l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Les identifiants sont confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l’initiative de Silae sous réserve d’en informer préalablement le Client. Le Client est entièrement responsable de l’utilisation des identifiants sur la plateforme.
Le Client pourra se connecter à tout moment à l’exception des périodes de maintenance, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, y compris les dimanches et jours fériés.
L’accès s’effectue depuis un périphérique de type PC, tablette ou téléphone mobile. Silae recommande l’utilisation d’un navigateur internet récent, à savoir :
- Microsoft Edge 81.0.416.68 ou supérieur ;
- Google Chrome v44 ou supérieur ;
- Firefox v30 ou supérieur ;
- Opera 9.25 ou supérieur ;
- Safari 2.04 ou supérieur.
10 - RGPD et gestion des données personnelles
La politique de protection des données à caractère personnel est définie par deux documents :
- La Politique Générale de protection des Données Personnelles (PGPDP)
- La Politique de Protection des Données Personnelles spécifique à Desk RH qui complète la PGPDP d’une politique complémentaire décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion de vos Données Personnelles et vos droits en tant que personne concernée par le traitement réalisé dans le cadre de Desk RH.
11 – Sous-traitance
Conformément à l’Article 28 du RGPD, le Client donne une autorisation générale à Silae de retenir ses sous-traitants. Silae s'engage à s'assurer que ces derniers respectent les exigences du règlement relatif à la protection des données personnelles. Silae restera seul responsable vis-à-vis du Client de l’exécution de ses obligations contractuelles résultant du présent contrat.
12 – Propriété intellectuelle
Le Client autorise Silae à publier son logo et sa marque commerciale, en sa qualité de Client, dans le cadre de communication regroupant un ensemble de références Clients sur des supports de présentation commerciale Silae (exemples : fiche référence, retour d’expérience, présentation des Prestations effectuées chez le Client). En dehors de cet usage, sans accord préalable du Client, Silae ne pourra faire usage de la marque commerciale et/ou figurative du Client à des fins publicitaires et/ou de communication interne ou externe de la société Silae.
13 – Résiliation
Silae pourra résilier de plein droit le contrat en cas de manquements du Client à ses obligations contractuelles.
Avant toute résiliation pour défaut d’une des parties, les parties devront mettre en œuvre une démarche de conciliation.
Si la partie défaillante ne remédie pas à ses manquements et à défaut de conciliation entre les parties dans un délai de trente (30) jours après la réception du courrier initiant la démarche de conciliation, les parties pourront résilier le contrat par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant les manquements constatés et non-remédiés et l’échec de la conciliation.
Un préavis d’un mois après mise en demeure par LRAR sera appliqué dans le cadre d’une résiliation pour manquement à une obligation contractuelle. Le préavis est porté à trois (3) mois tous autres cas de résiliation.
Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser le service à compter du jour de la résiliation du contrat.
14 – Réversibilité des données
A l’échéance du Service et/ou en cas de résiliation du Contrat, les accès au Service sont fermés le dernier jour du Service ou le jour de fin de Contrat.
Il appartient au Client, avant cette échéance, de récupérer les données accessibles au travers des fonctionnalités du Service ou d’avoir demandé à Silae la restitution d’une copie de la dernière sauvegarde des données dans le cadre d’une Prestation facturable. Cette restitution sera effectuée dans un format standard du marché de type FNTC-TA.
A partir du trentième (30ème) jour à compter du jour de l’échéance du Service ou de la fin du Contrat, le processus d’effacement des données sera enclenché par Silae aux fins de les rendre inutilisables. Cet effacement s’effectuera sur les données de production ainsi que sur les données sauvegardées et ce en fonction des durées de rétention des sauvegardes.
L’échéance du Service et/ou la résiliation du Contrat n’a pas d’impact direct sur le coffre-fort numérique des salariés (eDocPerso). A minima, ce dernier reste actif selon la durée réglementaire de conservation des bulletins de salaires. Le salarié peut à tout moment, directement depuis eDocPerso, procéder à l’export intégral des données de son coffre-fort numérique
15 – Assistance technique
Le Service technique répond au Client les jours ouvrés du lundi au vendredi de 9h à 18h.
Le Client peut contacter le Service Technique depuis le site deskrh.fr. Il lui suffira de cliquer sur le bouton identifié par une bulle de conversation.
En cas de souscription au produit My Silae, le Service technique est accessible directement depuis le produit.
Sauf disposition contraire expressément écrite, Silae assure le support des utilisateurs du Client uniquement. Dans le cas d’un Client mandataire auprès d’autre sociétés (cabinet d'expertise- comptable, cabinet d'avocat, professionnel de la paie, etc...) le Client assure l’assistance et le support auprès des utilisateurs des sociétés mandantes, Silae n'intervenant alors qu'en niveau 2, sans contact direct avec l'utilisateur de la société mandante.
Le suivi des incidents s’effectue au travers d’une solution qui gère les tickets, de la création à la clôture conjointe.
Les résultats des mesures des indicateurs de service sont suivis sur la solution de suivi Silae.
16 - Maintenance
Silae prend en charge la maintenance corrective et évolutive de ses solutions. En cas d'anomalie, le Service technique est disponible du lundi au vendredi inclus, de 9h à 18h; selon les modalités précédemment citées. Silae procède au diagnostic de l’anomalie et met ensuite en œuvre sa correction.
En cas d’anomalie bloquante, la prise en compte de l’incident intervient sous 8 heures ouvrées. Silae s’efforce de corriger l’anomalie bloquante dans les meilleurs délais et/ou propose une solution de contournement.
Silae n’est pas responsable de la maintenance dans les cas suivants :
- Refus du Client de collaborer dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement
- Utilisation des Services de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation
- Modification non autorisée du Service par le Client ou par un tiers
- Manquement du Client à ses obligations au titre du contrat
- Défaillance des réseaux de communication électronique
Les corrections et évolutions du Service sont expressément soumises au contrat. Les interventions relatives à ce Service peuvent rendre le Service momentanément indisponible. Elles sont effectuées uniquement hors jours et heures ouvrés. Silae garantit que les mises à niveau et nouvelles versions du Service n’entraîneront aucune régression des Services en termes de performances et de fonctionnalités.
17 – Dispositions sur les dispositifs de signature électronique des offres proposées par Silae
Les dispositifs de signature électronique de documents électroniques mis à dispositions dans le Service ont pour vocation à faciliter la signature électronique entre les parties. En aucun cas, Silae ne peut avoir le statut de partie à l’un quelconque des documents électroniques signés. Le Client détient le contrôle exclusif et la responsabilité du contenu des documents signés.
Lorsqu’un document est envoyé pour signature électronique à un destinataire et que ce destinataire est identifié par une adresse email, il appartient au Client de s’assurer que l’adresse email du signataire correspond bien au signataire.