Les services eDocSign sont fournis par la société eDocGroup, SAS au capital de 441 000 €, dont le siège social est situé 75 Rue Jules Janssen 29490 GUIPAVAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Brest sous le numéro 820 934 339 000 12 ci-après désignée « eDocSign ».
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (CGU) ont pour objet de définir les conditions d’accès au Service eDocSign et d’utilisation du Compte d’Utilisateur.
Avant toute utilisation du Service, l’Utilisateur reconnaît :
- avoir pris connaissance des présentes CGU ;
- disposer de la capacité juridique et des habilitations pour s’engager au titre des présentes CGU ;
- accepter sans réserve les présentes CGU.
L’acceptation de l’Utilisateur est matérialisée en cliquant sur la case à cocher sur le site lors de la création d’un compte d’Utilisateur ou préalablement à la Signature Électronique d’un Document au moyen du Service.
Les CGU sont mises à sa disposition par eDocSign sur son site internet. Elles peuvent être téléchargées au format PDF.
Le compte d’Utilisateur est créé par l’Utilisateur. Il peut être invité à créer ce compte par un Administrateur disposant de droits spécifiques. Les Administrateurs peuvent accéder aux Comptes des Utilisateurs qu’ils invitent ou les désactiver et visualiser les Documents associés à ces Comptes. Des conditions d’utilisation différentes ou additionnelles peuvent s’appliquer aux comptes d’Utilisateur attribués par un Administrateur.
En cas de modification des présentes conditions, l’Utilisateur en sera informé sur le Site https://www.edoc.fr.
DÉFINITIONS
Sauf mention contraire, les termes en lettres majuscules ont la signification attribuée au présent article et peuvent être employés au singulier comme au pluriel, en fonction du contexte.
- Administrateur : désigne un Utilisateur disposant d’un Compte rattaché à des droits spécifiques.
- API : désigne l’interface informatique permettant l’accès au Service.
- Client : désigne un Utilisateur ayant souscrit aux CGU ou à un accord commercial avec eDocSign.
- Compte d’Utilisateur ou Compte : désigne les ressources informatiques attribuées à l’Utilisateur par eDocSign et qui lui permettent d’accéder au Service.
- Document : désigne un ensemble de données électroniques structurées pouvant faire l’objet d’un traitement par le Service.
- Documentation : l’ensemble des informations fonctionnelles et techniques permettant au Client d’intégrer les Services dans son propre système d’information.
- Données personnelles : désigne des données qui permettent d’identifier, directement ou indirectement, un Utilisateur.
- Identifiant : désigne les caractères spécifiques avec lesquels l’Utilisateur se connecte au Service.
- Service : désigne l’ensemble des prestations et solutions logicielles qu’eDocSign s’engage à fournir à l’Utilisateur.
- Signataire : désigne un Utilisateur ayant signé un Document au moyen du Service.
- Signature Électronique ou Signature : désigne un procédé permettant de garantir l’intégrité du Document signé et de manifester le consentement du Signataire qu’il identifie.
- Site d’eDocSign: désigne le site Internet www.edocsign.fr
- Utilisateur : désigne la personne physique ou morale utilisant le Service.
Article 1 – ACCEPTATION
L’Utilisateur peut créer un Compte d’Utilisateur pour bénéficier du Service sous réserve de disposer :
- d’un équipement informatique adapté pour accéder au Service ;
- d’une adresse e-mail valide, professionnelle ou personnelle.
L’Utilisateur reconnait qu’en utilisant le Service eDocSign dans les conditions définies aux présentes, il accepte sans réserve les présentes Conditions Générales d’Utilisation applicables au Service qu’il utilise.
Il est informé que son engagement ne nécessite pas de signature manuscrite ou électronique. Les CGU applicables sont celles disponibles en ligne au moment de l’utilisation du Service.
En cas de modification des CGU, eDocSign s’engage à porter à la connaissance des Utilisateurs la nouvelle version de ces conditions selon des moyens appropriés.
Article 2 – DOCUMENTS CONTRACTUELS
Les documents contractuels s’imposant aux Utilisateurs sont :
- les politiques publiées sur le Site de publication ;
- les présentes CGU.
Article 3 – COMPTE D’UTILISATEUR
Article 3.1. – ACCÈS AU SERVICE
Le Service est accessible en ligne, vingt-quatre (24) heures sur vingt-quatre (24) et sept (7) jours sur sept (7), à l’exception des cas de force majeure, difficultés liées à la structure des réseaux de communication et des cas prévus par les présentes.
Article 3.2. – CRÉATION D’UN COMPTE D’UTILISATEUR
L’accès et l’utilisation du Service nécessitent la création d’un compte d’Utilisateur.
Article 3.3. – IDENTIFIANT UTILISATEUR
Pour accéder à son Compte d’Utilisateur, l’Utilisateur est tenu de s’authentifier au moyen de l’Identifiant qui lui a été transmis par les équipes eDocGroup.
L’Identifiant de l’Utilisateur est strictement personnel. Il doit correspondre aux critères de sécurité fixés par eDocSign et ne doit sous aucun prétexte être communiqué à des tiers.
Il est expressément rappelé qu’eDocSign ne demande jamais et pour quelle que raison que ce soit à l’Utilisateur de lui communiquer son Identifiant et que toute demande en ce sens devra être considérée comme une demande frauduleuse.
L’Utilisateur est entièrement responsable de la conservation et de l’utilisation de son Identifiant. Il doit prendre toutes les mesures nécessaires pour empêcher une utilisation non autorisée ou frauduleuse de son compte.
Si l’Utilisateur constate ou suspecte une utilisation non autorisée ou frauduleuse de son Identifiant ou toute autre brèche dans la sécurité, il doit alerter immédiatement eDocSign via le Service Support accessible depuis le Site d’eDocSign. Il lui suffira de cliquer sur le widget identifié par un point d’interrogation en bas à droite.
À compter de la réception de cette notification, eDocSign procédera dans un délai raisonnable aux vérifications et si nécessaire à la désactivation du compte de l’Utilisateur.
Tout accès au compte de l’Utilisateur à l’aide de son Identifiant est réputé fait par l’Utilisateur. L’Utilisateur est responsable de toutes les actions réalisées par l’intermédiaire de son compte, en ce compris l’accès et l’utilisation du Service via l’API et dégage eDocSign de toute responsabilité en cas de dommage causé à l’Utilisateur ou à un tiers par de telles actions.
Article 3.4. – UTILISATION DU SERVICE
L’Utilisateur s’engage à fournir à eDocSign des informations exactes pour l’utilisation du Service. L’Utilisateur s’interdit toute utilisation anormale ou abusive du Service. Il s’engage notamment à accéder au Service via l’API de manière conforme à la Documentation.
L’Utilisateur s’interdit toute utilisation frauduleuse du Service.
De manière générale, l’Utilisateur s’interdit toute activité au moyen du Service qui serait en désaccord avec les lois et règlements qui lui sont applicables.
Le non-respect des conditions d’utilisation du Service engage la seule responsabilité de l’Utilisateur sans préjudice de la désactivation immédiate du son Compte d’Utilisateur ou de toute action en responsabilité qu’eDocSign se réserve le droit d’exercer.
Article 3.5. – DELIVRANCE & ÉVOLUTION DU SERVICE
Le Service est délivré en mode SaaS (Software as a Service). Il fait l’objet de mises à jour régulières qui ont pour finalités d’améliorer sa qualité et/ou ses fonctionnalités pour l’ensemble des Utilisateurs.
eDocSign se réserve le droit de compléter ou de modifier, à tout moment, le Service en fonction de l’évolution des technologies et en informera les Utilisateurs par tous moyens.
Ces mises à jour seront considérées comme faisant partie du Service et seront soumises aux termes des présentes.
Il est recommandé de consulter régulièrement le Site où seront communiquées les informations sur les évolutions apportées.
eDocSign se réserve le droit, sans préavis, ni indemnité, de limiter temporairement l’accès au Service notamment pour effectuer des mises à jour, des opérations de maintenance, des modifications ou changements sur les méthodes opérationnelles, les heures d’accessibilité, sans que cette liste ne soit limitative.
eDocSign n’est pas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter de ces changements et/ou d’une indisponibilité temporaire du Site ou du Service.
Article 3.6. – QUALITÉ DU SERVICE
eDocSign s’efforce de fournir un Service conforme aux politiques en vigueur disponibles sur le Site.
En raison de la nature et de la complexité du réseau de l’Internet, et en particulier, de ses performances techniques et des temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer les données d’informations, eDocSign ne saurait en effet assurer une disponibilité absolue du Site ou du Service.
eDocSign ne saurait être responsable du bon fonctionnement de l’équipement informatique ou téléphonique de l’Utilisateur ainsi que de son accès à Internet ou à un réseau de téléphonie mobile.
L’Utilisateur conserve à sa charge les coûts de télécommunication de son opérateur de connexion Internet lors de l’utilisation du Service.
Article 3.7. – SERVICE ET ASSISTANCE
L'accès au service technique s'effectue directement depuis le site eDocSing.fr. L'utilisateur pourra contacter ce dernier par l'intermédiaire du widget placé en bas à droite de l'écran.
Le service technique est disponible sur la plage horaire de 9h00 à 18h00 les jours ouvrés du lundi au vendredi.
Le suivi des incidents s’effectue au travers d’une solution qui gère les tickets, de la création à la clôture conjointe.
Les résultats des mesures des indicateurs de service sont suivis sur la solution de suivi eDocGroup.
Les indicateurs de résolution des incidents et anomalies correspondent chacun à un axe d’analyse de la qualité de service.
On différenciera trois (3) types d’anomalies :
- « Bloquante » : provoque un blocage général des Services ou d’une partie des Services empêchant totalement le fonctionnement des réalisations sans que l’utilisateur final ne puisse mettre en œuvre, à son niveau, une solution de contournement.
- « Majeure » : rend difficile l'exploitation et le fonctionnement des réalisations
- « Mineure » : à de faibles conséquences sur le fonctionnement des réalisations, ne réduit pas fonctionnellement la possibilité d'utilisation des Services pour le but qui lui est assigné, ou traduit, par rapport aux spécifications fixées, une divergence n'entraînant pas de conséquences appréciables sur l'utilisation ou le fonctionnement des Services. Exemple : ergonomie.
En fonction de leurs seuils de criticité, eDocGroup garantit la résolution des incidents et anomalies dans les délais suivants en tenant compte des critères de classification.
|
Type d’incident ou anomalie |
Prise en charge et qualification |
Livraison d’une solution corrective provisoire de contournement |
Résolution complète et définitive |
| Bloquante | 2 heures | 1 jour | 5 jours |
| Majeure | 8 heures | 3 jours | 10 jours |
| Mineure | 2 jours | 15 jours | 30 jours |
Ces délais sont exprimés en heures et jours ouvrés sur la base de la plage horaire d’ouverture du Service support d’eDocGroup. Le délai de résolution de l’incident débute à l’ouverture du ticket dans l’outil de suivi à la suite de la notification par le client, l’utilisateur ou le collaborateur. Le ticket est clos par le Service support d’eDocGroup lors de la mise en production du ou des correctifs.
Article 3.8. – PRIX DU SERVICE
Le Service est fourni aux tarifs prévus par l’offre préalablement établie par eDocSign et acceptée par le Client.
Article 4 – SÉCURITÉ
eDocSign s’engage à déployer ses meilleurs efforts, conformément aux règles de l’art, pour sécuriser le Service. La localisation de l’archivage est réalisée en fonction des exigences réglementaires : les factures et les documents professionnels peuvent être archivés au sein de l’espace de l’Union Européenne et les documents du secteur public en France. Une autorisation préalable sera demandée au Client uniquement dans le cadre d’un projet d’externalisation hors Union Européenne.
La certification NF203 CCFN, obtenue en juin 2017 par eDocGroup pour sa solution eDocSafe, dont fait l’objet le Service s’appuie sur la norme NF Z42-020 sur les coffres forts numériques.
Cette certification apporte tous les éléments qui garantissent la réversibilité des données non seulement des documents et des métadonnées mais aussi des éléments de traçabilité et d’intégrité nécessaires pour conserver la force probatoire du fonds documentaire. Le Client bénéficiaire d’un coffre-fort numérique peut à tout moment en toute autonomie accéder à son coffre et à l’ensemble des dossiers numériques qui y sont conservés.
Dans le cadre de son accès au Service, il est expressément rappelé à l’Utilisateur qu’Internet n’est pas un réseau sécurisé. Dans ces conditions, il appartient à l’Utilisateur de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels notamment des détournements éventuels et de la contamination par d’éventuels virus circulant sur le réseau Internet ou de l’intrusion d’un tiers dans son système d’information à quelque fin que ce soit et de vérifier que les fichiers transmis ne contiennent aucun virus informatique.
eDocSign décline toute responsabilité quant à la propagation des virus informatiques, ainsi que sur toutes les conséquences qui pourraient résulter de ces virus.
L’Utilisateur se doit d’informer eDocSign de toute défaillance ou dysfonctionnement du Service ou de son Compte d’Utilisateur.
Si une faille dans la sécurité est détectée, eDocSign informera l’Utilisateur dans le respect des dispositions légales applicables. Elle leur indiquera éventuellement des mesures à prendre. L’exécution de ces mesures est à la charge de l’Utilisateur.
eDocSign peut prendre toutes les mesures d’urgence nécessaires à la sécurité du Compte d’Utilisateur et/ou du Service.
Article 5 – RESPONSABILITÉ
L’intervention d’eDocSign se limite à une prestation technique en mettant à disposition de l’Utilisateur des logiciels et outils techniques lui permettant de bénéficier du Service.
La responsabilité d’eDocSign ne saurait être recherchée en cas d’usage illicite, détourné ou non-conforme de l’Identifiant du Compte d’Utilisateur. Ou encore en cas de dommages causés par la divulgation volontaire ou involontaire à un tiers de l’Identifiant du Compte d’Utilisateur.
eDocSign ne peut être tenu pour responsable d’un quelconque dommage indirect ou immatériel tel que les pertes de bénéfices, chiffre d’affaires, de données ou usage de celles-ci ou tout autre dommage indirect ou immatériel découlant de l’utilisation, de la délivrance ou des performances de délivrance du Service.
En tout état de cause, la responsabilité d’eDocSign sera limitée à hauteur :
- Du montant acquitté sur les douze derniers mois par le Client pour l’utilisation du Service,
Le présent article continuera à produire des effets de droit jusqu’à détermination du montant des indemnités.
Article 6 – GARANTIES
Article 6.1. – GARANTIES DE L’UTILISATEUR DU SERVICE
L’Utilisateur garantit à eDocSign :
- qu’il est titulaire des droits et habilitations nécessaires à la création d’un compte d’Utilisateur et à l’utilisation du Service;
- le cas échéant, s’il agit en qualité de commerçant ou de professionnel, qu’il respecte les obligations lui incombant au regard de son statut de commerçant et de professionnel, notamment en termes de mentions obligatoires.
En l’absence de ces garanties, l’utilisation du Service engage la seule responsabilité de l’Utilisateur.
Article 6.2. – GARANTIES D’eDocSign
eDocSign garantit la confidentialité des Documents qui lui sont transmis au titre des présentes.
Article 6.3. – LIMITES DE GARANTIES
L’Utilisateur est informé qu’eDocSign ne vérifie en aucun cas que le Service utilisé correspond à ses besoins et à la réglementation qui lui est applicable.
eDocSign exclut toute garantie, notamment de vice caché, de conformité à un besoin ou usage quelconque, de bon fonctionnement, ou afférente à l’exactitude des informations fournies, et décline toute responsabilité en cas de négligence de la part des Utilisateurs.
Article 7 – DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
eDocSign met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour principales finalités :
- la création d’un compte d’Utilisateur et l’accès au Service ;
- la gestion et le suivi de la relation Utilisateur ;
Les informations collectées sont destinées aux personnels habilités d’eDocSign. Elles ne seront en aucun cas communiquées à des partenaires commerciaux à des fins de fourniture du Service.
eDocSign met en œuvre les traitements de données à caractère personnel conformément à sa politique de protection des données personnelles disponible sur le site Internet. Les données collectées par eDocSign dans le cadre du Service sont conservées le temps nécessaire à l’utilisation du compte d’Utilisateur.
eDocSign s’engage plus particulièrement à :
- Traiter les données personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la prestation ;
- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de l’exécution des prestations ;
- Traiter les données personnelles sur instruction des Utilisateurs du Service et, pour le Support au Service, sur instruction des Clients et des Utilisateurs ;
- Aider, dans la mesure du possible, les Utilisateurs à s’acquitter de leur obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition au traitement pour de justes motifs) ;
- Prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des Données Personnelles et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées ;
- Veiller à ce que les personnels d’eDocSign habilités à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
- Prendre en compte, s’agissant d’eDocSign outils, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
- Notifier le Client et l’Utilisateur, dans les meilleurs délais de toute violation des Données Personnelles portée à la connaissance d’eDocSign.
Les personnes concernées par les traitements disposent d’un droit d’accès à leurs Données Personnelles et d’un droit de rectification de ces données qui leur permettent, le cas échéant, de faire rectifier, supprimer, compléter, mettre à jour ou verrouiller les données qui sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Les personnes concernées disposent également d’un droit d’opposition au traitement de leurs données pour des motifs légitimes sauf si ces données sont collectées pour respecter une obligation légale, si elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel elles sont parties ou encore si elles sont utilisées pour une finalité pour laquelle elles ont donné leur accord.
Ces droits s’exercent auprès d’eDocSign par courrier recommandé signé accompagné de la copie d’une pièce d’identité à l’adresse suivante : eDocGroup, 75 Rue Jules Janssen 29490 GUIPAVAS.
Article 8 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Les parties déclarent détenir et conservent la libre disposition des droits de propriété intellectuelle des éléments (marques, nom, produits, logo, …) destinés à être utilisés dans le cadre du Service.
Toute utilisation ou reproduction, totale ou partielle, de ces éléments et/ou des informations qu’ils contiennent, par quelque procédé que ce soit, par l’une ou l’autre des parties est strictement interdite et constitue une contrefaçon susceptible de poursuites à l’exclusion des utilisations et reproduction préalablement et expressément autorisées par chacune des parties.
Les CGU n’emportent aucune cession des droits de propriété intellectuelle dont l’Utilisateur ou eDocSign est le titulaire.
L’Utilisateur s’engage à ne pas télécharger, reproduire, transmettre, vendre, distribuer ou exploiter le contenu du Service et du Site.
Article 9 – CONFIDENTIALITÉ
Les informations transmises ou collectées par eDocSign à l’occasion de l’utilisation du Service sont considérées par nature comme confidentielles et ne font l’objet d’aucune communication extérieure sans lien avec la fourniture du Service, hors exceptions liées aux dispositions légales et réglementaires applicables.
Cette disposition ne fait pas obstacle aux communications ordonnées par voie judiciaire ou administrative.
Article 10 – FORCE MAJEURE
Si un cas de force majeure devait survenir au cours de l’exécution des CGU, les deux parties seraient momentanément déliées de leurs obligations. La force majeure s’entend d’un événement imprévisible, irrésistible et indépendant de la volonté des parties ainsi que de ceux habituellement qualifiés comme tel par la jurisprudence française.
La survenance d’un tel événement devra être notifiée au Client par eDocSign. Si la durée de l’événement est supérieure à 2 mois, les CGU et autres accords conclus avec le Client pourront être résiliés à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. Ladite résiliation ne pourra donner lieu à aucune indemnité.
Article 11 – NULLITÉ – INDÉPENDANCE DES CLAUSES
En cas de difficultés d’interprétation résultant d’une contradiction entre l’un quelconque des titres figurant en tête des clauses et l’une quelconque des clauses, les titres seront déclarés inexistants.
Si une ou plusieurs stipulations des CGU sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision passée en force de chose jugée d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
Article 12 – INDÉPENDANCE DES PARTIES
Les parties reconnaissent agir chacune pour leur propre compte, de manière indépendante l’une de l’autre. Les CGU ne constituent ni une association, ni une franchise, ni un partenariat, ni une relation employé-employeur, ni un mandat donné par l’une des parties à l’autre partie. Aucune des parties ne peut prendre un engagement au nom et pour le compte de l’autre partie. En outre, chacune des parties demeure seule responsable de ses actes, allégations, engagements, prestations, produits et personnels.
Article 13 – DROIT APPLICABLE – JURIDICTION COMPÉTENTE
Les CGU du Service ainsi que la relation entre l’Utilisateur et eDocSign au titre de celles-ci, sont régies par le droit français. Il en est ainsi pour les règles de fond et les règles de forme et ce, nonobstant les lieux d’exécution des obligations substantielles ou accessoires.
Seule la version française des CGU est opposable aux parties, même en présence de traductions, celles-ci étant expressément prévues à titre de simple commodité et ne pouvant avoir aucun effet juridique, notamment sur l’interprétation du contrat ou de la commune intention des parties.
En cas de difficultés d’exécution et/ou d’interprétation des documents contractuels et préalablement à la saisine des juridictions compétentes, les Parties conviennent de se rapprocher et mettre en œuvre leurs meilleurs efforts pour permettant de mettre fin à leur différend.
En cas d’absence d’accord entre les Parties, chacune d’elle retrouvera son entière liberté d’action.
L’Utilisateur et eDocSign acceptent de se soumettre à la compétence exclusive des tribunaux compétents de Brest en vue de résoudre tout différend relatif à la validité, l’exécution ou à l’interprétation des CGU du Service.
Article 14 – RÉGLEMENT DES LITIGES
En cas de différend naissant à propos des CGU, les parties s’obligent à recourir à la médiation avant toute saisine d’un juge. Le Centre de médiation et d’arbitrage de Brest sera chargé de désigner le médiateur compétent. Il est saisi par la partie la plus diligente et dispose alors d’un délai de 6 mois pour mener à bien sa mission. Les parties pourront décider de proroger ce délai d’un commun accord. Aucune saisine du juge ne pourra avoir lieu avant son expiration, si ce n’est de l’accord exprès des deux parties. Celles-ci s’engagent à collaborer de bonne foi avec le médiateur.
Faute pour celle-ci de recueillir l’assentiment des deux parties, la plus diligente d’entre elles pourra saisir le juge compétent afin de faire trancher le différend.
Les consommateurs sont informés qu’ils ont la possibilité de recourir à un médiateur de la consommation dans les conditions prévues au titre Ier du livre VI.
Article 15 – CONTACT
Pour toute réclamation, l’Utilisateur peut contacter eDocSign en adressant un courrier postal au 75 Rue Jules Janssen, 29490 GUIPAVAS via les formulaires disponibles sur le Site.