Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.
Dématérialisation des documents de sortie
Après la mise en place du bulletin dématérialisé, pour continuer à vous faire gagner en productivité, en sécurité et en conformité dans le transfert des documents, nous mettons en œuvre la dématérialisation des documents de sortie à partir de Silae Gestionnaire de paie.
Nous vous proposons ainsi de générer et déposer dans le coffre-fort numérique du salarié les documents de sortie suivants : Certificat de Travail, Solde de Tout Compte, Attestation France Travail/Attestation Employeur Rematérialisée.
La dématérialisation des documents de sortie sera ainsi facturée à partir du mois de juillet (production du mois de juin) en fonction de votre usage.
📚 Voir la fiche Générer et déposer les documents de sortie d'un salarié.
- Conformité RGPD garantie (envoi sécurisé : pas d’envoi d’email avec pièce jointe): nos solutions de dématérialisation permettront à nos partenaires d’être conformes aux normes RGPD et aux recommandations de la CNIL, assurant la protection et la confidentialité des données personnelles des salariés à chaque étape du processus.
- Sauvegarde des documents dans un coffre-fort numérique certifié et sécurisé.
- Gain de productivité avec un processus 100% automatisé grâce à une simplification du processus de départ des salariés :
- Moins de papier ;
- Moins d’erreurs ;
- Documents transmis instantanément ;
- Délais de traitement réduits.
- Optimisation du coût de traitement grâce à la dématérialisation des documents.
- Suppression des tâches d’envoi de courrier.
- Pas de coût d’envoi par la poste des documents.
- Pas de coût d’impression et de mise sous pli des documents.
- Pour le salarié : avec le coffre-fort numérique, tout est stocké au même endroit, bulletins de paie et documents de sortie. L’archivage est sécurisé pour une durée de 50 ans.
Le tarif est précisé dans l’annexe 3 de votre contrat.
Il s’agit du code article suivant USG_CFN_DOCRHV1 : Démat Docs RH.
Oui, vous trouverez toutes les informations concernant la dématérialisation des documents de sortie dans l’aide en ligne.
📚 Voir la fiche Générer et déposer les documents de sortie d'un salarié.
Oui comme pour les bulletins de paie (cf. imprimé écran ci-dessous).
L’envoi de documents contenant des données personnelles par email ne respecte pas les contraintes du RGPD, qui impose de mettre en place des mesures techniques ou organisationnelles appropriées afin de garantir l’intégrité et la confidentialité de ces données.
La CNIL a par ailleurs indiqué à plusieurs reprises que l’envoi des documents à caractère personnel (que sont les documents de sortie ou encore les bulletins de paie) en pièce jointe par email n’est pas conforme à la réglementation applicable, comme l’illustre l’avis suivant : « La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu ».
La loi prévoit des sanctions pénales en cas de non-respect de cette réglementation : « Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en œuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende ».
(art. 226-16 du Code pénal).
- Certification NF 203 CCFN délivrée par l’Afnor Certification : N°203/443-2.
- Le coffre-fort numérique de Silae est certifié NF Logiciel Coffre-Fort Numérique.
- La certification NF203 atteste du respect de la norme internationale ISO 25051 en matière de conception logicielle.
- La certification NF203 CCFN, relative au Composant Coffre-Fort Numérique, garantit la conformité du coffre-fort numérique eDocSafe de Silae aux exigences de la norme française, à portée européenne : la norme NF Z42-020.
Le coffre-fort numérique eDocSafe permet l’archivage à vocation probatoire dans le respect du processus complet de conservation des documents.
- Gage de qualité et de sécurité.
- Garantie d’intégrité.
- Traçabilité.
- Pérennité.
Normalisation des contacts avec droits de calcul des bulletins de paie
À partir du mois d’octobre (production du mois de septembre), les contacts calculant effectivement la paie seront ainsi facturés, sans application de rétroactivité.
Extrait de l'annexe 3 du contrat :
Sont facturés les logins concernant tout Utilisateur (du Partenaire ou du Client Final) disposant des droits de calcul des bulletins de paie. Les logins actifs au dernier jour ouvré sont facturés sans proratisation de la date de création et inversement un login supprimé avant le dernier jour ouvré ne sera pas facturé au prorata pour le mois en cours. Afin d’accompagner l’évolution des pratiques, les contacts disposant des droits de calcul des bulletins de paie ne seront facturés qu’à compter du 1er janvier 2026.
Programme d’Externalisation de la Production de la Paie Silae (Programme PEPPS)
Ce programme permet à nos partenaires, à compter du 1er juin (facturation du mois de juillet), de répondre à la demande d’autres partenaires (par exemple des cabinets comptables) souhaitant sous-traiter la production de leur paie.
Il permet donc de régulariser des situations de non-conformité à nos conditions contractuelles, en établissant les conditions de production de la paie pour le compte de cabinets comptables qui ne sont pas des filiales du partenaire concerné. En effet dans le contrat Silae il n’est pas autorisé de réaliser la paie en sous-traitance d’un partenaire potentiel Silae (par exemple des cabinets comptables).
Ce programme permet d’autoriser cette pratique en respectant certaines conditions.
Pour plus d’informations, veuillez contacter, s’il vous plait, votre référent Silae.