Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.
🎯 Objectif
➜ Créer et modifier des agences auxquelles seront ensuite rattachés des dossiers de paie :
- Déclaration des liens capitalistiques ;
- Paramétrage des envois EDI ;
- Configuration d'horaires d'accès.
💻 Application logiciel
Ouvrir l'onglet Gestion interne > menu Agences :
Dans le volet de droite, cliquer sur "Créer une agence" :
Renseigner les champs permettant d'identifier l'agence :
- Code agence : Champ obligatoire - Nom utilisé ensuite dans Silae pour identifier l'agence ;
- Raison sociale : Champ obligatoire - Nom officiel de l'entreprise ;
- SIRET : Champ obligatoire - une agence secondaire doit toujours avoir un SIRET en lien avec le SIREN de l'agence principale, même si cette agence secondaire sert à regrouper des dossiers d'une même entreprise pour des raisons d'organisation interne (Externalisation ou Mise à disposition).
📌 À noter :
Un contrôle de cohérence est effectué sur le SIRET : Celui-ci doit être renseigné et valide (c'est-à-dire une séquence de 14 chiffres dont les 5 derniers doivent être cohérents au regard de la formule de Luhn - clé SIRET).
Si aucun SIRET n'est renseigné ou que celui-ci ne respecte pas le format légal, l'agence ne peut pas être sauvegardée.
Sauver l'agence créée. Si le SIRET de l'agence créée diffère de celui de l'agence principale, un message invitant l'utilisateur à compléter les liens capitalistiques apparaît :
Par défaut, la première agence créée est considérée comme l'agence principale. Celle-ci est indiquée par un icône à gauche de la ligne :
⚠️ Attention :
L'agence principale ne peut pas par la suite être changée et placée sur un établissement auparavant considéré comme secondaire ou créé ultérieurement.
📌 À noter :
À l'ouverture du logiciel, un message informe l'utilisateur que des actions sur les SIRET du domaine sont à réaliser :
- SIRET vert : SIRET valide. Pas d’action attendue.
- SIRET orange : SIRET incomplet et/ou incohérent, à compléter ou à corriger.
- SIRET rouge : SIRET non renseigné, à compléter.
Cette fenêtre de contrôle n’apparait pas dès lors que tous les numéros SIRET sont valides.
En cliquant sur "Renseigner les sirets", l'utilisateur est redirigé directement sur l'écran Gestion interne > menu Agences.
Déclarer les liens capitalistiques
📢 Dans le cadre de la normalisation de l’usage de la paie (annonce faite le 30 mai dernier), il est nécessaire de déclarer avant le 15 février 2025 les liens capitalistiques entre les différentes entités/agences qui produisent dans le logiciel de Paie Silae.
Pour chaque agence dont le SIREN diffère de celui de l’agence principale, il est nécessaire de déclarer sur l’honneur les entités (agence) dont le compte partenaire détient plus de 50% du capital social, le cas échéant.
Dans le volet de droite, cliquer sur "Déclarer les liens capitalistiques" :
Dans la fenêtre qui s'ouvre, toutes les agences paramétrées sont affichées. L'agence principale est quant à elle affichée dans l'encadré en haut :
Par défaut, le logiciel remplit les colonnes de la manière suivante :
- Si une agence secondaire porte le même SIRET que l'agence principale, la colonne "SIREN identique" est cochée et le lien capitalistique est automatique. Aucune action n'est possible par l'utilisateur et la ligne est grisée.
- Si une agence seconde ne porte pas le même SIRET que l'agence principale, c'est la colonne "Sans lien capitalistique" qui est cochée. L'utilisateur coche alors la case "Avec lien capitalistique" si nécessaire.
📌 À noter :
À l'ouverture de cette fenêtre, les agences non déclarées sont affichées en rouge.
Une fois les liens capitalistiques renseignés, cocher la case "Je certifie sur l'honneur l'exactitude des informations fournies dans ce formulaire et déclare être dûment autorisé(e) à effectuer cette déclaration" en bas de l'écran et Valider :
En retournant dans la fenêtre, le nom de la personne ayant validé les liens capitalistiques apparait dans la colonne de droite, ainsi que la date et l'heure de validation :
Les lignes en rouge passent en blanc indiquant qu'au moins une déclaration a été réalisée pour cette agence principale.
Il est possible d'accéder à l'historique des actions de validation en réalisant un clic droit sur l'une des lignes :
📌 À noter :
À l'ouverture du logiciel, un message informe l'utilisateur qu'une action est nécessaire sur la déclaration des liens capitalistiques :
- Rond transparent (colonne SIREN identique) : Aucune action n'est attendue. Le SIREN de l’agence secondaire est le même que celui de l’agence principale.
- Rond vert (colonne Fait) : Aucune action n'est attendue. Le SIREN de l’agence secondaire est différent du SIREN de l’agence principale et la déclaration du lien capitalistique ou de l’absence de lien capitalistique a déjà été réalisée (un utilisateur a déclaré sur l’honneur et validé les informations).
- Rond rouge (colonne À faire) : Les liens capitalistiques sont à déclarer. Le SIREN de l’agence secondaire est différent du SIREN de l’agence principale et la déclaration du lien capitalistique n’a pas été réalisée.
En cliquant sur "Renseigner les liens", l'utilisateur est redirigé directement sur l'écran Gestion interne > menu Agences.
Envoi de mail
L'envoi des mails par un collaborateur rattaché à une agence peut être activé et paramétré dans cette section.
📚 Voir la fiche Signature des mails envoyés.
Envois Edi
L'échange de données informatisées (EDI) permet la transmission électronique des déclarations et de certains paiements à partir des fichiers comptables et par l'intermédiaire d’un prestataire spécialisé ou un expert-comptable.
Le paramétrage de ces envois s'effectue ici pour chaque agence.
📚 Voir la fiche Paramétrer les envois en EDI pour les déclarations.
Configurer les horaires d'accès
Se positionner sur une agence et depuis le volet de droite, cliquer sur "Configurer les horaires d'accès" pour limiter les horaires d'accès aux dossiers rattachés à l'agence souhaitée :
L'accès peut être réduit selon les jours de la semaine. Effectuer un clic droit sur la ligne d'un jour pour sélectionner parmi trois choix prédéfinis :
- Accès autorisé sans limitation ;
- Accès totalement interdit sur la journée ;
- Accès autorisé sur les plages horaires 8h/12h et 14h/18h.
Valider le paramétrage.
Sauver les modifications appliquées à l'agence.