Préambule - Qui sommes nous ?
La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») s’applique à l’utilisation de la plateforme digitale My Silae (ci-après « My Silae ») accessible via un site internet (le « Site internet ») et une application (l’« Application »).
La plateforme My Silae est éditée et commercialisée par la société SILAE (ci-après « SILAE »), société par actions simplifiée (SAS) au capital de 100.000,00 euros, dont le siège social est situé au Bâtiment D5, Zone Industrielle des Milles 1330 avenue JRG Gauthier de la Lauzière, 13290 Aix-en-Provence, enregistrée au RCS d’Aix-en-Provence sous le numéro 518 892 211.
Soucieuse du respect de votre vie privée, et de votre droit fondamental à la protection des données à caractère personnel (les « Données personnelles » ou « Données »), SILAE vous informe par la présente Politique de la manière dont sont traitées vos Données ainsi que des droits dont vous disposez sur celles-ci conformément au Règlement (UE) général sur la protection des données à caractère personnel du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (« LIL ») (ci-après la « Réglementation »)
My Silae est une solution de gestion des ressources humaines offrant à ses utilisateurs les services suivants :
- My Silae EVP : Transmission et validation simplifiées des Eléments Variables de Paie via l’application My Silae, avec intégration directe en paie ;
- My Silae Gestion centralisée des plannings et des demandes de congés via l’application My Silae ;
- My Silae Gestion des jours de Télétravail : centralisé les demandes de jours de télétravail
- My Silae : Mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés.
- My Silae : Gestion des entretiens
- My Silae Entrées/Sorties des collaborateurs
(ci-après, les « Services » ou les « Services My Silae »).
Les Services MYSILAE vous sont fournis par l’intermédiaire de votre Employeur ou de son cabinet d’expertise comptable (ensemble désignés les « Clients »).
Quel est notre rôle vis-à-vis du traitement de vos Données personnelles ?
SILAE traite vos Données personnelles exclusivement selon les instructions et les autorisations fournies par le Client final (votre employeur ou vous-même.
Les termes débutant par une majuscule et qui ne seraient pas définis par la présente Politique de confidentialité s’interprètent conformément aux CGV/U My Silae.
Modification de la Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité peut être modifiée afin de tenir compte des évolutions des Services et de la Réglementation applicable.
SILAE vous communique les modifications de la Politique de confidentialité au moins trente avant leur entrée en vigueur, à partir de l’adresse e-mail renseignée sur My Silae ou par tout autre moyen via l’interface de l’Application et du Site.
SILAE vous invite à en prendre connaissance régulièrement.
La dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité est intervenue le 01 avril 2025
Définitions
Administrateur Référent : Désigne la personne nommée par le Partenaire comme utilisateurs en charge d’administré les comptes My Silae Entreprise chez l’employeur
Collaborateurs : Désigne les personnes habilitées par le Partenaire au sein du cabinet comptable pour la Gestion de la paie du Client Final
Compte Utilisateur : Désigne le compte personnel ouvert par l’Utilisateur sur le Site et l’Application
Contacts : Désigne les personnes habilitées par un Collaborateur ou par un Contact au sein de l'entreprise employeur (Client Final) pour effectuer des opérations sur le dossier de paie concernant les salariés.
Client Final : Entreprise employeur et Responsable de Traitement.
Destinataires des données : Désigne des services internes à SILAE ou des entités tierces qui peuvent avoir accès aux données pour une finalités données.
Donnée Personnelle : Désigne, au sens du RGPD, toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (une personne identifiable étant une personne pouvant être identifiée, directement ou indirectement.
Employeur : Désigne une entreprise qui bénéficie des Services My Silae pour les besoins de gestion de paie et de ses ressources humaines. Elle a également la qualification de Client final et Responsable de Traitement.
Partenaire : Cabinet comptable, prestataire paie ou intégrateur de la solution My Silae GP et donnant accès à l’Employeur aux Services. Il sera le lien entre le Client Final et SILAE
Responsable de Traitement : Le responsable de traitement est une personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, conformément à l'article 4, point 7 du RGPD.
Sous-traitant de 1er rang : Désigne le Partenaire, agissant pour le compte de l'employeur
Sous-traitant de 2e rang : Désigne SILAE agissant en qualité d'éditeur de logiciel utilisé par le cabinet d'expertise comptable.
Traitement : Le traitement de données personnelles selon le RGPD désigne toute opération effectuée sur des données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation, la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication, la diffusion, l'effacement ou la destruction de ces données.
Utilisateur : Désigne le collaborateur et le Contact disposant d’un accès à la plateforme My Silae entreprise et utilisant les Services.
Le rôle de Silae dans le traitement de vos Données personnelles
Comme rappelé en préambule, lorsque vous utilisez l’Application et le Site My Silae Entreprise, SILAE traite vos Données personnelles au nom et pour le compte de votre Employeur ou de son expert-comptable, en qualité de Sous-traitant.
SILAE se conforme à un Traitement de vos Données personnelles respectueux de la Réglementation et des instructions des Responsables de traitement.
SILAE prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité de vos Données personnelles. Elle dispose à cet effet de toutes les compétences requises et a recours à des Sous-traitants ultérieurs disposant de toutes les garanties nécessaires à un traitement de vos Données personnelles respectueux du RGPD.
Catégories de Données personnelles, bases légales et finalités
SILAE s’engage à ce que vos Données personnelles soient traitées conformément à la Réglementation applicable. Aucune Donnée personnelle n'est collectée à votre insu, ni traitée pour la réalisation de finalités dont vous n’auriez pas été informés.
| Finalité | Données collectées | Durée de conservation | Base légale |
| Création de compte |
Identité (Nom, Prénom) ; Matricule ; Login : Mot de passe ; Adresse IP et log ; |
Temps d’activation du compte 6 mois pour les log de connexion (mesure de sécurité) |
Contrat (acceptation des CGU) |
| Préparation, validation et Distribution et mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés |
Identité (Nom, Prénom) ; Coordonnées ; Profession et poste occupé ; Salaire ; Elément de salaires (exprime) : Numéro de sécurité sociale |
Temps de présence dans l’entreprise | Obligation légale |
| Gestion de plannings et demande d’absences |
Motifs d’absence ; Justificatifs d’absence ; Télétravail . |
Selon les instructions de votre employeur | Contrat de travail |
| Données relatives aux entretiens |
Compte rendu des entretiens Vos commentaires rédigés lors de la phase préparatoire de l’entretien |
6 ans | Obligation légale |
| Gestion du personnel |
Identité (Nom, Prénom) Documents justificatifs préalable à l’embauche Diplôme Documents de sorties Numéro de permis de conduire |
Temps de présence dans l’entreprise Les justificatifs seront conservés le temps de vérification des données puis seront effacés |
Contrat de travail |
Afin d’utiliser l’Application et accéder aux Services, vous pouvez être identifiés via le système biométrique de votre téléphone (empreinte digitale et reconnaissance faciale). Ce dispositif permet d’améliorer la sécurisation de vos documents tout en simplifiant votre navigation sur l’Application. Les informations biométriques sont stockées de manière sécurisée sur votre périphérique et ne sont jamais transmises à SILAE, garantissant ainsi la confidentialité et la protection de vos Données personnelles. Le dispositif est en place lorsque vous l’avez accepté sur votre appareil.
Silae n'est pas responsable en cas de collecte illégitime.
Les documents téléchargés ne sont pas non plus de la responsabilité de Silae et les documents demandés par l'employeur devront être conformes à la réglementation en vigueur sans que Silae ne fasse de contrôle de conformité.
Gestion des permissions (Application)
L’application Mobile My Silae Entreprise nécessite certaines autorisations afin de vous permettre de télécharger et de gérer des documents en toute sécurité. Ces permissions sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement des fonctionnalités liées à la gestion des documents RH.
Accès aux fichiers et au stockage
L’application requiert l’accès aux fichiers et au stockage de votre appareil afin de Télécharger des documents depuis votre téléphone et les ajouter à votre espace personnel dans l’application.
Appareil photo et galerie
Si vous souhaitez ajouter des documents sous forme d’images, l’application peut demander l’accès à votre appareil photo et à votre galerie afin de :
- Capturer des documents en format image pour les intégrer à votre dossier personnel.
- Sélectionner des fichiers image depuis votre galerie pour les téléverser dans l’application.
L’accès à ces permissions est uniquement utilisé dans le cadre du bon fonctionnement de l’application. À tout moment, vous pouvez modifier ces permissions dans les paramètres de votre appareil.
Vos droits concernant vos Données personnelles
Conformément à la Réglementation, vous bénéficiez des droits suivants sur vos Données personnelles, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement, d’opposition et de portabilité.
Ces droits doivent être exercer directement auprès de votre employeur. Silae ne répondra jamais directement aux sollicitations et vous invitera à vous rapprocher systématiquement de votre employeur qui est Responsable de traitement. Pour connaître les modalités d’exercice de droit nous vous invitons à vous référer à la politique de confidentialité de votre entreprise.
Si vous estimez que vos droits sur la protection de Données personnelles ne sont pas respectés vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Les destinataires de vos Données personnelles
Ces Données personnelles sont susceptibles d’être traitées par les personnes suivantes :
- Les équipes internes de SILAE ;
- Les Tiers Autorisés, tels que définis ci-dessous.
Les destinataires de vos Données personnelles en interne
Nos services supports et techniques peuvent avoir accès aux données dans le cadre de vos demandes de support afin de résoudre des problèmes techniques ou de prise en main de My Silae Entreprise.
SILAE met en œuvre des mesures d’habilitation pour limiter l’accès à vos Données personnelles aux seuls collaborateurs pour lesquels cet accès est indispensable.
Les destinataires de vos Données personnelles
Vos Données personnelles peuvent également faire l’objet d’une transmission à certaines entités disposant d’un accès expressément autorisé par la loi, et notamment aux entités suivantes (ci-après, les « Tiers Autorisés ») :
- Autorités judiciaires, notamment dans le cadre d’une information judiciaire ou d’une enquête préliminaire ;
- Autorités administratives, notamment les autorités fiscales ou financières dûment habilitées ; et
- Le cas échéant, les Sous-traitants ultérieurs, soit des personnes traitant vos Données personnelles pour le compte et sur instruction de SILAE, dont les informations sont fournies dans le tableau ci-dessous.
| Sous-traitant ultérieur | Objet | Localisation des serveurs |
| Azure | Hébergeur | Europe |
| SENGRID | Envoi de Mail | Europe |
La sécurité de vos Données personnelles
SILAE prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates afin de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données personnelles.
SILAE s’assure également que les Sous-traitants ultérieurs auxquels elle a recours pour le Traitement de vos Données personnelles mettent en œuvre les mesures de protection appropriées afin de garantir leur disponibilité, leur intégrité et leur confidentialité.
L’utilisation de Cookies
11.2. Cookies
11.2.1. Qu’est-ce qu’un cookie
Les Cookies sont des fichiers de Données stockés provisoirement sur votre périphérique, par le biais du navigateur, afin de conserver l’état de votre activité sur le Site internet ou l’Application. Les Cookies contiennent un code unique qui permet de reconnaître votre périphérique durant votre visite sur le Site internet (le Cookie de session), lors d’une visite ultérieure ou lors d’une utilisation ultérieure (le Cookie persistant).
Ces derniers demeurent sur le périphérique jusqu’à expiration de leur durée de vie et sauf exercice de votre droit d’opposition.
11.2.2. Utilisation des Cookies
Les Cookies permettent de simplifier, compléter et personnaliser votre utilisation du Site internet et/ou de l’Application. Aucun cookie n’est déposé sur votre périphérique par des partenaires tiers (les « Cookies Tiers »).
Nous utilisons différents traceurs/cookies sur le Site Pour les besoins du fonctionnement du Site et de l’Application, SILAE utilise des Cookies pour mesurer l’audience et intégrer des services permettant d’améliorer l’interactivité du service My Silae.
Conformément à la Réglementation, le dépôt de ces Cookies sur votre périphérique n’est pas soumis à votre consentement.
Ces Cookies de mesures d’audience servent uniquement à la production de statistiques anonymes, à un suivi global de votre navigation, et ce pour une durée de vie n’excédant pas treize (13) mois.
Le transfert hors Espace Economique Européen de vos Données personnelles
SILAE s’efforce de conserver vos Données personnelles au sein de l’Espace Economique Européen (EEE).
Vos Données personnelles sont stockées dans des serveurs situés dans l’EEE.
Toutefois, dans l’éventualité d’un transfert de vos Données personnelles hors de l’EEE, SILAE s’engage à ne transférer vos Données personnelles que dans un cadre conforme au chapitre 5 du RGPD, soit sur la base :
- D’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- De clauses contractuelles types de protection des Données personnelles adoptées par la Commission européenne ou les autorités compétentes ;
- De règles d’entreprises contraignantes conformément à l’article 47 du RGPD.
En tout état de cause, SILAE s’engage à vous informer de tout Traitement impliquant un transfert de vos Données personnelles hors de l’EEE.