Module Entretiens : Présentation de l'espace administrateur
Ce guide d'utilisation est proposé en complément de l'article portant sur l'administration du module.
Pour accéder au module "Entretiens", l'administrateur doit cliquer sur le menu "Entretiens" disponible dans son espace administrateur mySilae Entreprise.
Créer une campagne
A partir du menu "Campagnes", 3 onglets sont disponibles pour consulter et administrer les campagnes en cours, à venir et terminées.
Le taux de complétion correspond au pourcentage des entretiens signés.
Les dates d'entretiens sont à planifier par les contributeurs mais elles sont consultables par les administrateurs
Modifier la campagne
L'administrateur peut ajouter un participant et donc planifier un nouvel entretien rattaché à cet campagne ; modifier la date de fin de la campagne ; et relancer les participants manuellement (cela s'ajoute aux relances automatique) et enfin supprimer la campagne.
Supprimer une campagne
Cliquer sur les trois points pour supprimer la campagne :
Ces actions sont possibles uniquement si la campagne est :
- En cours (uniquement si la statut est "A préparer") :
- Programmé
- Terminé
⚠️ Attention :
La suppression est irréversible et ne seront plus disponibles ni pour l'administrateur, ni pour le contributeur, ni pour le bénéficiaire.
Exporter / Télécharger les rapports
- Les rapports des campagnes d'entretiens sont téléchargeable au format PDF
- Un export au format Excel
Accéder aux entretiens unitaires
Consulter les entretiens en cours, à venir et terminées
A partir du menu "Entretiens unitaires", 3 onglets sont disponibles pour consulter et administrer les campagnes en cours, à venir et terminées :
Consulter le statut d'un entretien
Différents statuts peuvent être visibles :
- Créé (onglet à venir)
- A préparer (onglet en cours)
- A mener (onglet en cours)
- A signer (onglet en cours)
- Signé (onglet terminés)
Modifier le contributeur
En cliquant sur les 3 points, il est possible de prévisualiser l'entretien, modifier le contributeur et le supprimer.
Ces actions sont possibles uniquement si l'entretien est :
- En cours (uniquement si la statut est "A préparer") :
- Programmé
- Terminé
⚠️ Attention :
Dans tous les cas, cette action est irréversible :
Les entretiens supprimés ne seront plus disponibles ni pour l'administrateur, ni pour le contributeur, ni pour le bénéficiaire.
Changement de manager en cours d’entretien 🆕
Il est possible de changer le manager et d'en assigné un nouveau alors que l'entretien est déjà en cours :
L’entretien revient automatiquement en phase Préparer.
Les réponses déjà saisies sont conservées côté salarié (aucune action requise).
Le nouveau manager reçoit un email d’invitation pour préparer l’entretien.
→ Il doit les relire, puis les valider ou les modifier avant envoi.
-
Un bandeau d’information mentionne le nom de l’ancien manager afin d’en informer le nouveau manager assigné.
Télécharger le rapport
A partir de l'onglet "Terminés", télécharger les rapports des entretiens :
Export / Import d’un modèle d’entretien pour un autre dossier
Exporter les modèles et questions d’entretien
Pour réutiliser un modèle d’entretien ou une base de questions dans un autre dossier, il est possible d’exporter les éléments personnalisés depuis le menu Administration > Export / Import :
Cliquez sur le bouton « Exporter les questions et modèles » :
Une page récapitulative s’affiche alors, indiquant :
- le nombre de modèles d’entretiens personnalisés exportés ;
- et le nombre de questions personnalisées concernées.
Une fois l’export prêt, un bandeau s’affiche en bas de votre écran : cliquez sur « Télécharger » pour récupérer le fichier.
Le fichier obtenu (export.silae) est automatiquement généré et ne doit pas être modifié manuellement.
Importer un modèle ou une banque de questions
Pour importer les éléments précédemment exportés, rendez-vous dans le menu Administration > Export / Import puis cliquez sur « Importer les questions et modèles » :
Vous pouvez alors choisir la méthode d’import :
- Remplacer la banque existante : supprime les modèles et questions actuels pour les remplacer par ceux du fichier importé.
- Ajouter à la banque existante : conserve les éléments existants et ajoute ceux contenus dans le fichier.
Si vous choisissez de remplacer la banque, vous devrez importer le fichier .silae précédemment téléchargé.
📌 À noter :
Le fichier d’import ne doit pas être altéré après exportation. Toute modification manuelle peut entraîner des erreurs lors de l’import. Veillez également à ne pas modifier la banque de questions pendant le processus.
Une fois le fichier validé, un récapitulatif détaillé s’affiche avant l’import :
📌 À noter :
Les modèles et questions mySilae d’origine ne seront pas modifiés. Seuls les éléments personnalisés du dossier sont remplacés ou complétés selon le choix effectué.
🎥 Formation vidéo
Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :
📚 Accéder à la formation vidéo : Formation administrateurs – mySilae