Module DeskRH Admin ( accès complet )

Présentation de l'espace employeur DeskRH Admin

L’espace employeur DeskRH Admin est réservé aux utilisateurs disposant de l’intégralité des droits dans la solution de coffre-fort numérique Silae. Il permet un accès complet aux documents RH, notamment les bulletins de paie, pour l’ensemble des entités rattachées au cabinet ou à l’entreprise.

Accès complet aux bulletins et documents

Les utilisateurs avec droits DeskRH Admin disposent d’un accès total aux documents archivés dans le coffre-fort numérique :

• Consultation de tous les bulletins de paie ;
• Accès aux documents RH au niveau du cabinet et de ses clients ;
• Supervision des envois et de l’activité sur l’ensemble du périmètre.

Gestion des droits utilisateurs

L’administrateur principal peut :

• Attribuer des droits d’accès aux autres utilisateurs ;
• Restreindre ou élargir la visibilité sur certaines fonctionnalités ou clients ;
• Étendre les droits administrateur à d’autres collaborateurs.

Cette gestion permet d’adapter finement les accès aux besoins de chaque profil utilisateur tout en garantissant la conformité RGPD.

Options supplémentaires disponibles

Plusieurs fonctionnalités avancées peuvent être activées pour enrichir l’expérience administrateur :

• Parapheurs : Gestion des signatures électroniques dans les workflows RH ;
• Génération de bulletins en différents formats avec détection automatique ;
• Génération de documents (ex : attestations, contrats) avec sélection manuelle des destinataires ou détection automatique ;
• Gestion étendue des droits utilisateurs pour un contrôle plus granulaire des accès.

Comment activer ces options ?

Afin de bénéficier de ces fonctionnalités, nous vous invitons à vous rapprocher de votre interlocuteur commercial.

Celui-ci pourra échanger avec vous sur votre besoin, les options disponibles ainsi que les modalités de mise en place. Ces options nécessitent une activation spécifique, formalisée via un bon de commande.

Une fois cette étape finalisée, votre interlocuteur commercial sollicitera nos équipes afin que nous puissions procéder à la création des accès et à l’activation des fonctionnalités concernées.

Le parapheur

Le parapheur électronique permet de simplifier la gestion des validations et signatures de documents en remplaçant les signatures manuscrites par des signatures numériques.

Son usage optimise les workflows documentaires, réduit les coûts liés au traitement papier et renforce la traçabilité ainsi que la sécurité des documents.

Après la création du parapheur, les signataires reçoivent un lien par e-mail leur permettant de signer le document en ligne.

Une fois toutes les signatures apposées, le document est automatiquement déposé dans le coffre eDocPerso du salarié, tandis qu’une copie est archivée dans le coffre-fort DeskRH de l’employeur.

• Paramètres globaux : Saisir un titre pour votre parapheur ;
• Paramètres de clôture : 
  • Choisir l'échéance globale. L'échéance globale est la date limite pour la signature du document par tous les signataires. C'est la date à laquelle le processus de signature doit être achevé.
  • L'adresse e-mail de notification finale est celle de votre utilisateur DeskRH. L'adresse e-mail affichée sera celle qui recevra automatiquement les notifications une fois que le parapheur atteindra l'état "Complété", c'est-à-dire une fois que tous les signataires auront apposé leur(s) signature(s) sur le(s) document(s).
    En tant qu'utilisateur, vous avez la possibilité de modifier cette adresse e-mail de notification finale et de la remplacer par une autre si vous le souhaitez, lors de la phase de création d'un parapheur.

• Rappels : Définir des critères de rappels : Cette partie concerne les signataires qui n'ont pas encore signé le document. Ils seront relancés automatiquement selon les critères de relance définis.

• Assigner des personnes tierces :Il est possible d'ajouter les adresses mails des personnes à notifier une fois qu'un parapheur sera arrivé au terme de ses signatures. Elles pourront récupérer le(s) document(s) à ce moment-là.
• Archivage : Sélectionner l'organisation du signataire salarié.
• Ecrire un message général : Il est possible de compléter le mail qui sera envoyé au(x) signataire(s) en ajoutant un message général. Ce message sera intégré dans le corps du mail et permet de fournir plus de détails et d'informations aux signataires concernant la demande de signature.

• Signataires : 
  • Pour sélectionner un salarié en tant que signataire, sa fiche Salarié doit exister dans DeskRH.
  • Pour sélectionner un employeur en tant que signataire, l'utilisateur doit avoir DeskRH.

Lors de l'ajout des signataires pendant la création du parapheur, il est possible de réorganiser l'ordre des signataires en faisant glisser un signataire pour le positionner plus loin dans la liste.

Par exemple, si un signataire est initialement placé en première position mais que vous souhaitez le placer en deuxième position, vous pouvez cliquer sur le pictogramme situé devant le signataire, maintenir le clic enfoncé tout en le faisant glisser vers le bas de l'écran, puis le relâcher après le deuxième signataire pour le réorganiser.

• Archivage du document signé : Par défaut, suite à la signature du document par les signataires, celui-ci est automatiquement envoyé sous forme de lien par e-mail aux signataires et également déposé dans le coffre eDocPerso du salarié. De plus, une copie est archivée dans Desk RH du côté de l'employeur.
  Pour ne pas déposer le document signé dans le coffre eDocPerso du salarié, décocher la case "eDocPerso/Archiver".

Création d'un signataire salarié qui n'existe pas dans Desk RH :

• Il est possible de créer un signataire depuis My Silae Gestionnaire de paie en passant par l'option "Envoi uniquement des informations du dossier et des salariés (sans déposer les bulletins)".
• Ou le créer manuellement dans DeskRH. Pour cela, cliquer sur "Créer un salarié et remplie le formulaire.

Suite à la création du salarié dans DeskRH, il sera ajouté à la liste de signataires et son coffre-fort eDocPerso sera créé automatiquement. Cependant, le salarié ne recevra pas automatiquement son code d'activation pour activer son coffre eDocPerso. Cela doit être effectué manuellement à partir de sa fiche Salarié.

• Paramètres :
  • Ordonnancement des signatures : Choisir l'ordonnancement des signataires.
    • En séquentiel : Les signataires signent les un après les autres
    • En Simultané : Les signataires signent tous en même temps
    • Hybride : L'exécution de la première signature déclenche le suivantes en simultané

Par défaut, les signataires ont la possibilité de refuser la signature du document. Il est possible de retirer cette option.

Envoyer un document pour signature

Ajouter un document ( PDF/Taille maximale : 200 Mo ) et choisr un type de document (exemple : Document contractuel).

Cliquer ensuite sur le document pour ajouter les zones de signatures des signataires. Il est impératif d'ajouter ces zones, sinon la signature électronique des signataires ne sera pas possible sur le document.

Il n'est pas nécessaire d'ajouter la zone de signature d'un signataire sur toutes les pages. Il suffit de l'ajouter sur une seule page, car c'est l'intégralité du PDF qui est signé numériquement.

Choisir un type de zone de saisie :

• Signature (obligatoire) : Choix du signataire et positionnement manuel ou semi-automatique (recherche de texte dans le PDF) ;
• Paraphes (optionnel) : Choix du signataire et de l'alignement - en bas de page ;
• Ajouter une zone de signature par signataire ;

Cliquer ensuite sur Envoyer.

Signature d'un document par un signataire

Une fois le parapheur créé, le signataire reçoit un e-mail contenant un lien lui permettant d’accéder au document à signer.

Si le signataire est un employeur disposant d’un accès à DeskRH, il peut également signer le document directement depuis cet espace.

Cliquer sur le lien eDocSign pour accéder au document et procéder à la signature :

Il est possible de consulter et/ou télécharger le document en question avant de cliquer sur "Signer" :

Si le signataire ne souhaite pas signer le document, cliquer sur Refuser la signature.

Remplir le formulaire de récupération du code de signature, choisir le moyen de distribution, puis cliquer sur "Suivant" :

Ajouter le code de signature, cocher la case "J'ai lu l'ensemble du document…" et cliquer sur "Signer" :

Fonctionnalités avancées

Editer un parapheur

• Relancer un signataire ;
• Modifier un signataire qui n'a pas encore signé le document ;
• Modifier l'échéance globale.

Relancer un signataire 

Pour relancer un signataire qui n'a pas encore signé le document :

1. Cliquer sur les trois petits points au bout de sa description.
2. Cliquer sur Envoyer un rappel.
   Cela aura pour effet d'envoyer une relance instantanée sur la boîte mail de ce signataire.

Modifier un signataire qui n'a pas encore signé le document

1. Cliquer sur les trois petits points au bout de sa description ;
2. Cliquer sur Modifier le signataire ;
3. Choisir un nouveau signataire ;
4. Cliquer sur Enregistrer.

Modifier l'échéance globale

1. Cliquer sur le parapheur en question ;
2. Modifier l'échéance globale du signataire qui n'a pas encore signé le parapheur ;
3. Enregistrer la modification.

Pour réactiver un parapheur expiré, il suffit de modifier la date d'échéance globale du signataire qui n'a pas encore signé le document.

Modèle de parapheur 

Dans DeskRH, il est possible de créer des parapheurs à partir de modèles préalablement enregistrés dans l'environnement. Cette fonctionnalité permet de gagner un temps précieux lors de la création d’un nouveau parapheur, en préremplissant automatiquement certains éléments des phases 1 et 2 du processus.

Par exemple, si vous créez un parapheur pour la signature d’un contrat de travail impliquant deux signataires, et que vous anticipez la gestion régulière de contrats similaires, vous pouvez enregistrer ce parapheur comme modèle. Par la suite, vous pourrez vous appuyer sur ce modèle pour générer de nouveaux parapheurs, en n’ayant que quelques ajustements à effectuer, contrairement à une création depuis zéro.

Créer un modèle de parapheur

Pour créer un modèle de parapheur, commencer par configurer un parapheur qui sera réutilisé ultérieurement, afin d’éviter d’avoir à tout reparamétrer à chaque fois.

Sur chaque parapheur, quel que soit son état de signature, trois points sont présents à la fin de la ligne. Cliquer dessus puis sélectionner l’option "Enregistrer comme modèle".

Nommer alors le modèle (exemple "Modèle - Contrat de travail") et cliquer sur "Enregistrer".

Utiliser un modèle existant

Pour utiliser le modèle créé : 

1. Cliquer sur le bouton de paramétrage (en haut à droite) ;
2. Cliquer sur Gestion des modèles de parapheurs ;
3. Cliquer sur les trois points au niveau du modèle ;
4. Cliquer sur Utiliser.

Paramètres repris lors de la création d'un parapheur

Les paramètres repris lors de la création d'un parapheur sont :

• Les paramètres globaux ;
• L'ajout des documents ;
• L'ajout des signataires ;
• Le message général ;
• Les positions de signatures.

Les paramètres globaux :

• Les paramètres de rappels automatiques : Nombre de rappels et Nombre de jours entre 2 rappels ;
• Si une date d'échéance globale a été définie à 30 jours après la date de création du parapheur original, ces 30 jours seront automatiquement réinitialisés par défaut lors de la reprise du modèle.

Ajout des documents 

Si 3 documents ont été ajoutés lors de la création du parapheur pris comme modèle, alors il est demandé d'ajouter à nouveau 3 documents lors de la création du nouveau parapheur à partir de ce modèle.

Pour ce faire, cliquer sur "Parcourir" pour localiser de nouveaux fichiers PDF.

Ajout des signataires 

Si 3 signataires salariés ont été ajoutés lors de la création du parapheur pris comme modèle, mettre à jour ces trois signataires lors de la création du nouveau parapheur à partir de ce modèle.

Si des signataires utilisateurs ont été sélectionnés dans le circuit de signature, ils devront également être mis à jour.

La date d'échéance du signataire, par exemple à J+2, sera actualisée en fonction de la date de création du nouveau parapheur.

Le paramètre permettant de refuser ou non la signature est également repris.

Message général 

• Le message général qui était renseigné sera repris par le modèle, s'il était rempli dans le parapheur original.
• Ce message sera intégré dans le corps du mail de notification qui est envoyé aux signataires.

Positions de signatures

Que ce soit pour des signatures manuelles ou semi-automatiques, les positions seront toutes reprises aux emplacements définis dans le parapheur original. Il est donc crucial, lors de la reprise d'un modèle, d'ajouter des documents PDF qui contiennent le même nombre de pages si les positions de signatures sont définies "manuellement", ou les mêmes balises si les positions de signatures sont "semi-automatiques". Cela garantira que les emplacements des signatures seront corrects sur les documents.

De plus, les tailles des signatures sont également reprises, qu'elles soient agrandîtes ou réduites dans le parapheur original.

Il est possible d'envoyer des document en mode nominatif (Masque lié) ou non nominatif (Manuel).

Vous avez la possibilité d'envoyer des document en mode nominatif (Masque lié) ou non nominatif (Manuel) :

• Mode nominatif (Masque lié) : Ce mode est utilisé pour l’envoi d’un document PDF comportant plusieurs pages, chaque page étant destinée à un salarié spécifique.
  Pour ce type d’envoi, utiliser un masque dédié, déjà disponible sur l'espace DeskRH. Ce masque, fourni par Silae, doit correspondre à l’emplacement choisi pour insérer le numéro de SIRET et le matricule sur le document. Ces éléments permettent à DeskRH d’identifier automatiquement chaque salarié.
• Mode non nominatif (Manuel) : Ce mode permet d’envoyer un même document PDF à un ou plusieurs salariés, sans personnalisation par destinataire (exemples : note de service, note d’information, communication interne, etc).
  Le document est alors transmis dans son intégralité à tous les salariés que vous sélectionnez manuellement.

Publipostage nominatif (masque lié)

Projet :

1. Saisir un nom de projet ;
2. Sélectionner un type de document (par exemple "Document RH (masque lié)") : Un type de fichier lié à un masque comporte la mention "(masque lié)" dans sa nomenclature.
3. Saisir le nom du document publiposté. Si cette case est laissée vide, le nom du document publiposté récupère le nom du projet.
   Le nom du document publiposté apparaîtra dans les eDocPerso des salariés concernés par le publipostage.

Destinataires : Sélection des destinataires = Automatique

Documents :

1. "Avec vérification" est sélectionné par défaut et permet de vérifier les documents avant de les distribuer dans les coffres forts eDocPerso des salariés.
   En gardant cette option sélectionné par défaut, il est possible de supprimer le projet tant que l'envoi des documents n'est pas validé.
   "Sans vérification" permet de déposer les documents directement dans les coffres forts eDocPerso des salariés.
2. Sélectionner les documents (PDF/Taille maximale : 500 Mo).

Notifications : Pour être notifié en cas de document non distribué suite à l'envoi de publipostage, cocher "Un document n'a pas été distribué ..." et ajouter l'adresse de l'utilisateur à notifier.

Suite à la création d'un publipostage nominatif (masque lié), une partie opérationnelle est disponible. Celle-ci apparait uniquement si l'option par défaut "Avec vérification" a été laissée cochée :

Se rendre dans le menu Publipostages et cliquer sur le projet.

Publipostage non nominatif (manuel)

Projet :

1. Saisir un nom de projet : Le nom du projet apparaîtra au niveau du document dans les eDocPerso des salariés concernés par le publipostage.
2. Sélectionner un type de document (par exemple "Autre document") : Il ne doit pas comporter la mention "masque lié".

Destinataires :

1. Cliquer sur Ajouter pour sélectionner un ou plusieurs destinataire(s).
2. Sélectionner un ou plusieurs salariés.

 Vérifier les salariés sélectionnés.

Documents :

1. Sélectionner un ou plusieurs document(s) PDF depuis votre ordinateur (PDF/Taille maximale : 500 Mo).

Notifications :

Pour recevoir une notification en cas de non distribution d’un document suite à l’envoi du publipostage :

• Cocher l’option "Un document n’a pas été distribué (...)" ;
• Indiquer l’adresse e-mail de l’utilisateur à notifier.

Publipostages non nominatif

Arborescence d'un publipostages non nominatif DeskH :

Les quatre organisations (ROYA, ROYA PARIS, YOPA et YOPA BREST) sont situées au même niveau dans l’arborescence.

Actuellement, l’organisation racine de l’utilisateur Desk RH A est ROYA.

En conséquence, lorsqu’il utilise l’envoi non-nominatif pour déposer des documents dans les coffres eDocPerso des salariés des autres entités (ex. : YOPA – SIRET 111 111 111 00035, ROYA PARIS ou YOPA BREST), un répertoire nommé ROYA est automatiquement créé dans le coffre de chaque salarié. En effet, le système se base sur l’organisation racine de l’utilisateur pour nommer ce dossier.

Solution préconisée :
Créer une organisation virtuelle, par exemple nommée GROUPE RODA, et y rattacher les quatre SIRET concernés. Ensuite, définir GROUPE RODA comme organisation racine de l’utilisateur Desk RH A. Ainsi, les documents seront déposés dans un répertoire portant le nom du groupe, garantissant une cohérence dans le nommage quel que soit l’établissement cible.

Parapheur :

Arborescence d'un publipostages non nominatif DeskH :

La mise à jour de l'arborescence DeskRH est à destination d'un utilisateur DeskRH client ayant accès à 2 dossiers clients ou plus.
L'objectif est de rendre cet utilisateur autonome dans l'utilisation des options supplémentaires.

Créer une organisation virtuelle : Depuis la page d'accueil, cliquer sur le bouton "Créer" du bloc Organisations :

Renseigner le numéro de SIRET de l’organisation client à créer en remplaçant les 5 derniers chiffres par des 00000 puis remplir le formulaire :

Ces informations sont modifiables jusqu'à la validation de la fiche.

Intégrer l’organisation virtuelle dans la structure de l'arborescence Desk RH ;

Après avoir crée l'organisation virtuelle client, la positionner sous l'organisation virtuelle Racine.

Cliquer sur le numéro de SIRET de l'organisation virtuelle clients, puis choisir le numéro de SIRET de l'organisation Racine dans la rubrique Organisation mère.

Mettre à jour l'arborescence des dossiers clients :

L'objectif de la mise à jour de l'arborescence est de regrouper l'ensemble des numéros de SIRET du client sous une unique organisation virtuelle.
Après avoir établi l'organisation virtuelle du client, lier ses numéros de SIREET à cette nouvelle entité organisationnelle.

Cliquer d'abord sur le numéro de SIRET du client, puis choisir le numéro de SIRET de l'organisation virtuelle du client dans la rubrique Organisation mère.

Procéder à la mise à jour de tous les numéros de SIRET du client.

Mettre à jour la fiche utilisateur : Afin d'accéder à la gestion des utilisateurs, cliquer sur le bouton de paramétrage "Gestion des droits" en haut à droite :

Cliquer ensuite sur l'utilisateur DeskRH client pour mettre à jour sa fiche puis cliquer sur "Modifier" au niveau des organisations liées :

Cliquer sur le bouton "+" au niveau de l'organisation virtuelle client et vérifier la liste des SIRET.
Cocher le curseur au niveau de la colonne "Accès" de l'organisation virtuelle :

Mettre à jour l'Organisation racine (en haut à droite) de l'utilisateur en choisissant l'organisation virtuelle du client.

L'organisation racine doit obligatoirement faire partie des organisations liées.
C'est ce paramètre qui détermine sur quelle organisation et donc à quel niveau se connecte l'utilisateur.