Guide d'utilisation de l'administrateur référent

Mise à jour 29 avril 2025 12:28

Guide d'utilisation de l'administrateur référent

Se connecter à son espace administrateur

Un mail d'activation de l'espace administrateur est envoyé à l'administrateur référent désigné :

Ce mail contient un identifiant donnant ainsi la possibilité à l'utilisateur de créer son mot de passe en cliquant sur "Activer mon compte" :

Si l'administrateur est également salarié ou manager sur le dossier, l'accès à son espace administrateur peut se faire avec les mêmes identifiants de connexion que ceux de son espace personnel à partir de la page web My Silae.

Cela permet à l'utilisateur de naviguer d'un espace à un autre depuis la même interface :

Si l’administrateur a accès à plusieurs dossiers, il pourra switcher d’une entreprise à une autre :

📌 À noter :

Il est tout à fait possible de dissocier les accès administrateur et manager de l'espace personnel, en utilisant des adresses mails de connexion différentes. Dans ce cas précis, il n'y aura pas de switch possible puisque les identifiants de connexion seront différents.

💡Voir l'article ci-contre : Un administrateur souhaite accéder à son espace My Silae avec un autre identifiant que celui de son espace personnel ou manager, comment faire ?

Gérer son espace administrateur référent

Définir le mail de connexion

A partir du menu Configuration > Identifiants et accès, l’administrateur référent peut définir l’identifiant de connexion des salariés de l’entreprise : Mail professionnel ou personnel :

En cliquant sur la ligne d’un salarié, une fenêtre s’ouvre et permet à l’administrateur de :

Configurer l'identifiant de connexion
Inviter le salarié à accéder à son espace
Activer son espace My Silae Entreprise

Dans cette partie, est mentionné le type de mail utilisé pour envoyer l'invitation au salarié. Il est possible de modifier l'adresse e-mail. En cliquant sur "Enregistrer", un message apparaît et propose deux modes de validation:

Valider seulement la modification
Valider et envoyer l'invitation (recommandé)

Toute saisie sera synchronisée automatiquement et instantanément dans les fiches salariés de My Silae Gestionnaire de paie.

⚠️ Attention :

Sur un même dossier, chaque adresse mail renseignée doit impérativement être différente.
Si une même adresse mail est renseignée dans les fiches de plusieurs salariés, dans ce cas l'activation du compte sera effectuée uniquement pour le premier salarié identifié.

Activer l'espace personnel

Le statut d'activation apparaît "Inactif" lorsque l'invitation n'a pas été envoyée. Quand l'invitation est transmise au salarié, le statut devient instantanément "En attente d'activation".

Une fois l'espace personnel activé, le statut passe en "Actif".

Au besoin, l'administrateur peut également désactiver l'espace d'un salarié en modifiant le statut :

Pour activer ou désactiver en masse, l'administrateur doit sélectionner les salariés concernés puis cliquer sur "Activer l'accès" ou "Désactiver l'accès" :

L'administrateur peut suivre les états des espaces My Silae :

Actif : Le salarié a activé son compte
En attente d'activation : Le salarié a reçu le mail de bienvenu mais ne s'est pas encore connecté
Inactif : Le salarié n'a pas reçu le mail de bienvenu ou son compte a été désactivé

Gestion des équipes

Cette étape est indispensable pour permettre aux utilisateurs d'utiliser pleinement les modules "Absences et mobilité" et "Entretiens" :

Module Absences et mobilité : Les managers des équipes seront les seules personnes habilitées à gérer les demandes d'absences et de télétravail des membres de leur équipe, et seront automatiquement destinataires des notifications liées à ces demandes.

💡Pour en savoir plus, consulter la documentation suivante : Absences et mobilité

Module Entretiens : Les managers des équipes seront automatiquement désignés comme contributeur des entretiens. Il sera toutefois possible de déléguer cette tâche à une autre personne en la sélectionnant dans une liste déroulante accessible depuis le module "Entretiens" au moment de la création d'un entretien unitaire ou d'une campagne d'entretiens.

💡Pour en savoir plus, consulter la documentation suivante : Entretiens

A partir du menu Configuration > Equipes, l'administrateur référent peut :

Créer, modifier, supprimer des équipes
Affecter des membres à un manager

Indicateurs sur les salariés non affectés à une équipe.
Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante.
Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe.
Bouton permettant de créer une nouvelle équipe.

Lors de la création d'une nouvelle équipe, il convient de sélectionner un manager dans la liste déroulante :

📌 À noter :

L'icône permet d'identifier les managers externes (contacts). Ces profils désignent des managers non salariés du dossier ou encore à des managers qui souhaitent gérer leur espace manager avec une adresse mail différente de leur espace personnel.
Une personne ne peut être manager que d'une seule équipe.
Une équipe ne peut avoir qu'un seul manager.

A l'étape suivante, sélectionnez les membres de l'équipe :

Si un salarié était membre d'une autre équipe, il sera basculé dans cette nouvelle équipe.

📌 À noter :

Si le module "Absences et mobilité" est activé et que les salariés sont autorisés à voir les agendas des membres de leur équipe, alors ils auront accès par défaut aux agendas des membres des équipes configurées dans ce menu. Il est toutefois possible de personnaliser la visualisation des agendas (paramétrage réalisable par le gestionnaire du dossier > Equipes visibles depuis l'agenda).

Configurer les processus de validation multi-niveaux 🆕

A partir du menu Configuration > Absences et mobilité, l’administrateur référent ou les administrateurs référents complémentaires peuvent configurer la multi-validation des absences. Les processus de validation sont séquentiels et permettent de sélectionner jusqu'à trois niveaux de validation :

Par défaut, les processus sont actifs et configurés avec un seul niveau de validation (Manager N+1).

Activer le processus de validation en cliquant sur les trois points en bout de ligne :
Définir les niveaux de validation en cliquant sur "Modifier" :
Configurer les niveaux de validation en cliquant sur "Ajouter un niveau" :
⚠️ Attention :
- Il est possible de configurer jusqu'à trois niveaux de validation uniquement.
- Dès lors qu'un administrateur est sélectionné en tant que Responsable de niveaux 1 ou 2, cela bloque la possibilité de créer un niveau supérieur. Il sera donc le dernier valideur possible.
Exemple dans le cas où le responsable de niveau 2 est un administrateur :

Thomas est manager d'une équipe (= Responsable de niveau 1)

Elise est désignée administrateur dans le processus de validation (= Responsable de niveau 2)

Rose est salariée et fait partie de l'équipe de Thomas.

1. Rose pose une absence.

2. Thomas, son N+1, reçoit une notification par mail et accepte la demande.

3. Elise reçoit une notification par mail l'invitant à accepter/refuser cette absence à son tour.

Conclusion : L'absence est définitivement validée. En cas de besoin, la salariée pourra toutefois faire une demande d'annulation, qui sera cette fois soumise à son N+1 uniquement.
Définir les responsables des différents niveaux :

Les rôles éligibles dans le processus de validation sont :
- Les managers, ayant été préalablement désignés dans l'onglet "Equipes".
- Les administrateurs, ayant le droit de "Saisie complète des absences" sélectionné dans leur fiche contact.
  
  ➡️ La désignation d'un responsable de niveau 1 est obligatoire. Le responsable N1 peut être le manager N+1 (salarié du dossier ou manager externe) ou un administrateur.
  
  ➡️ La désignation d'un responsable de niveau 2 est facultative. Le responsable N2 peut être le manager N+2 (salarié du dossier ou manager externe) ou un administrateur.
  
  ➡️La désignation d'un responsable de niveau 3 est facultative. Le responsable N3 est obligatoirement un administrateur.

📌 À noter : Ces actions doivent être réalisées pour chacun des deux modes de validation possibles :

Les absences sans justificatif obligatoire
Les absences avec justificatif obligatoire

Les absences avec ou sans justificatif obligatoire sont paramétrées par le gestionnaire de paie dans My Silae Gestionnaire de paie lors du paramétrage du dossier.

Le détail des absences concernées s'affiche dans l'encart de configuration du processus de validation ci-dessous :

Bon à savoir

L'administrateur référent n'est pas nécessairement administrateur sur les modules de My Silae Entreprise.

Seul le menu "Configuration" lui est exclusivement dédié.

Si d'autres modules sont activés sur le dossier, il convient de se référer aux guides d'utilisation de l'espace administrateur pour chacun des modules :