Depuis novembre 2023, toute nouvelle création de dossier dans My Silae Gestionnaire de paie est automatiquement associée, côté DeskRH, à des bases spécifiques rattachées au domaine partenaire. Ces bases ont été mises en place dans le but d’optimiser et de fluidifier l’envoi des bulletins de paie.
Deux situations peuvent se présenter :
- Le cabinet disposait déjà de dossiers avant novembre 2023 : Lors de la mise à jour des utilisateurs existants, un profil sera généré pour chacune des deux bases.
Grâce à l’unification des mots de passe, l’utilisateur pourra choisir, lors de sa connexion, à laquelle des bases il souhaite accéder, en fonction de l’emplacement de ses données. - Vous reprenez un dossier issu d’un autre cabinet ou domaine partenaire : Dans ce cas, les profils Desk RH déjà existants pour ce client sont rattachés à l’ancien domaine et ne sont pas reconnus dans votre périmètre.
Ils apparaissent donc comme "inconnus" dans votre environnement.
Action requise : Il est nécessaire d’associer ces utilisateurs comme "nouveaux utilisateurs" dans votre environnement DeskRH > Silae, depuis le menu Relation client > Tâches à réaliser.
L’adresse e-mail utilisée doit impérativement être la même que celle du profil initial du client.
- Unification des comptes DeskRH et des mots de passe :
Pour qu’un utilisateur puisse accéder à plusieurs bases (deux ou plus), il doit :
- Utiliser la même adresse e-mail / identifiant sur tous ses profils : Vous devez vous assurer que votre client vous transmette l’adresse mail utilisée dans son profil existant ;
- Avoir un mot de passe commun pour tous ses profils : L’utilisateur devra alors utiliser la fonction "mot de passe oublié" pour générer un nouveau mot de passe unifié.
Ce nouveau mot de passe permettra l’accès :- Aux nouveaux bulletins produits par votre cabinet ;
- À l’ensemble de ses données (anciennes et nouvelles), depuis une seule session – simplifiant ainsi son expérience sur la plateforme.
Exemple de profil lié à deux bases :
Dans le champ "Rechercher une organisation", renseigner le SIRET de l’entreprise concernée :
Cas 1 : Je ne sais pas où est stocké mon SIRET
Une fois le champ renseigné, DeskRH me précise en bleu quelle base utilisée pour accéder à celui-ci.
Cliquer sur "Accéder a à la base X" :
Cas 2 : Je sais sur quelle base je dois accéder
Renseigner directement le SIRET ou le nom de l’organisation dans le champ "Sélectionner une organisation" et cliquer sur "Accéder a à la base X" :
📌 À noter :
L’accès à la base vous positionnera automatiquement sur l’établissement "racine" associé.
Navigation entre les bases : Vous pouvez à tout moment passer d'une base à une autre en cliquant sur "Sélectionner une base".
Oui, il convient d'effectuer des actions après la copie / transfert pour que le coffre-fort continue de fonctionner.
Ci-dessous les actions à effectuer :
Lors de la copie / transfert d’un dossier, l’ensemble des SIRET du dossier migre d’un domaine source (A) vers un domaine de destination (B), ce qui peut avoir un impact sur la dématérialisation de bulletins.
Juste après le transfert (manipulation effectuée par le partenaire) : Contacter le support | Site Web et sélectionner Dématérialisation > eDocConnect (Coffre-fort) > eDocConnect (Coffre-fort) - Rattachement SIRET.
Effectuer un seul ticket pour l'ensemble des dossiers pour un transfert d''un cabinet A à un cabinet B.
Nous communiquer :
- Une lettre de mission ou une attestation de votre client confirmant votre collaboration ;
- Liste des SIRET : Cette liste va permettre aux équipes de Silae de mettre à disposition les Siret pour votre cabinet après un transfert ;
- Motifs du transfert : Migration, Changement de Nom de domaine, Type de Rachat (partiel ou total)
Nom du domaine A et B.
Une fois la manipulation effectuée par le support, manipulations à effectuer par le partenaire sur chacun de ses dossiers :
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Synchronisation des données : Une fois le dossier migré, il est impératif d’effectuer une synchronisation des données afin de bien récupérer les éléments associés dans le nouveau domaine (clic droit sur la bulle verte du bulletin > Déposer le bulletin vers eDoc Connect en cochant l'option suivante : "Sans déposer les bulletins") :
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Rafraîchissement des utilisateurs DeskRH : Il est nécessaire de mettre à jour la gestion des utilisateurs en rafraîchissant les accès DeskRH pour que les utilisateurs soient bien reconnus dans leur nouveau domaine (menu Relation client > Tâches à réaliser > Gestion des utilisateurs > Utilisateur existant ou Nouvel utilisateur > Indiquer l'identifiant DeskRH rattaché au dossier et cocher "Ajouter un droit d’accès à ce dossier") :
