. FAQ Nouveau module - Cycle de paie

Pour accéder au nouveau module, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue les droits nécessaires depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

Il est effectivement possible de rendre le module accessible aux contacts : 

• Soit en droit complet en cochant la case "Accès relation client". Ici, le contact aura les accès de modification sur tous les écrans du cycle de paie au niveau dossier.

  

• Soit en droit partiel en sélectionnant les droits désirés. Il est ici possible d'attribuer des droits en visualisation (il ne sera pas possible d'intervenir sur la modification des écrans) ou en accès complet, selon les écrans et le besoin.
  

Lors du paramétrage d'un nouveau cycle de paie sur un dossier, une fenêtre "Inactivation de l'ancien module" propose d'inactiver l'ancien robot :

• Cliquer sur Oui : La méthode 908 s'active et l'ancien module est désactivé. 
• Cliquer sur Non : L'ancien robot continue de tourner sur le dossier. Il sera possible de l'inactiver plus tard en activant la méthode 908 à O (soit au niveau du dossier, soit au niveau du domaine pour l'inactiver sur tous les dossiers de paie).

Activer la méthode 908 au niveau domaine. Ainsi, l'ancien robot n'exécutera plus ses actions présentes dans les menus Relation clients > Cycle et automatisation - Ancien module > Automatisation des déclarations & Cycle de paie.

Il est possible de réactiver l'ancien robot en indiquant la valeur N dans la méthode 908. 

Pour le moment, les menus restent visibles afin de faciliter le paramétrage du nouveau module. Toutefois, si l'ancien robot a été désactivé avec la méthode 908, les anciens paramétrages n'ont plus aucun impact et le robot ne s'exécute pas. 

Au décommissionnement de l'ancien robot de paie, ces écrans disparaîtront.

Non, il n'est pas possible de basculer automatiquement les paramétrages de l'ancien vers le nouveau module de cycle de paie.

Avec le nouveau module, la manière de paramétrer le cycle de paie a été entièrement repensée pour fournir une plus grande latitude de planification à l'utilisateur. Les informations paramétrées dans l'ancien module ne sont pas suffisantes pour alimenter le paramétrage du nouveau module. Dans ce contexte, une migration automatique augmenterait le risque d'erreur et pourrait s'avérer contre-productive, comparée à la réalisation d'un nouveau paramétrage, adapté à votre dossier, depuis le nouveau module.

Néanmoins, pour vous aider à paramétrer rapidement vos cycles de paie :

• Un modèle par défaut Silae vous est fourni ;
• Il est possible de paramétrer vos propres modèles ;
• Depuis un dossier, il est possible de créer un cycle de paie à partir d'un modèle ou du cycle d'un autre dossier ;
• Un écran de paramétrage en masse est également disponible depuis l'onglet Paramétrage paie > Cycle de paie > Détail des cycles de paie par dossier.

Pour accéder à l'écran de synthèse, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue les droits nécessaires depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

Se rendre dans le menu Relation client > Paramétrage du cycle de paie :

Chaque colonne de l'écran de synthèse correspond à un acteur du cycle de paie :

• Contact ;
• Gestionnaire de paie ;
• Robot.

Chaque brique sous ces acteurs correspondent aux tâches affectées à chacun d'eux.  Dans notre exemple, le calcul du bulletin sera effectué par le robot, le gestionnaire de paie quand à lui s'occupera de partager les bulletins brouillons et le contact procédera à la validation de ces bulletins brouillons. 

• Date de réalisation prévisionnelle : Correspond à la date à laquelle l'acteur prévoit d'effectuer l'action. Si l'acteur est le robot, elle correspond à la date d'exécution de la tâche.
• Date limite : Correspond à la date maximale pour que l'acteur effectue l'action. Au-delà de cette date, la tâche est considérée comme étant en retard. 

Le point d'exclamation signifie que la date limite de la tâche est dépassée et que la tâche est donc en retard :

La cloche indique qu'une notification est paramétrée sur la tâche :

Afin de déterminer si la tâche est programmée automatiquement, deux vérifications sont possibles : 

• La tâche est présente sous l'acteur Robot ;
• La date de prochaine exécution est présente dans la tâche.

Une synthèse vide indique que le dossier ne se situe pas sur la bonne période. 

Par exemple, si nous sommes en décembre et que le dossier est sur la période de novembre, la synthèse sera vide sur la période de novembre. 

Il faut alors mettre le dossier à jour pour voir la période de décembre ou naviguer dans les périodes grâce aux flèches :

Pour accéder à l'écran de paramétrage, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue les droits nécessaires depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

Il y a une différence majeure entre le rattachement d'un modèle à un cycle de paie et la création d'un cycle de paie spécifique au dossier : 

• Cycle de paie spécifique au dossier : Ici, le cycle de paie est entièrement paramétrable et sera dédié à ce dossier. Même si le cycle de paie a été créé depuis un modèle, une copie a été effectuée et les modifications effectuées dans le modèle ne seront pas reprises dans ce cycle spécifique. 
• Rattachement d'un modèle à un cycle de paie : Ici, le dossier est associé à un modèle. Dans ce cas, seul quelques champs pourront être modifiables et toutes les modifications effectuées dans le modèle s'appliquent dans le dossier.

Pour paramétrer une tâche automatique, sélectionner le responsable "Robot" :

Le cycle de paie a été créé en l'associant à un modèle. 

Les modifications principales de ce bloc sont à effectuer directement au niveau du modèle de cycle de paie car chaque modification du modèle est effective dans le cycle au niveau du dossier :

Il n'est pas possible de modifier les champs qui sont verrouillés. Toutefois, pour ajouter une personnalisation des dates prévisionnelles ou limite il est possible de le faire en visualisant et personnalisant le calendrier : 

Deux vues sont à disposition pour effectuer la modification : 

• La vue calendrier : Pour modifier une date, cliquer droit sur la date de la période à modifier :
  
• La vue tableau : Pour modifier les dates, cliquer sur le calendrier de la date à modifier et en choisir une nouvelle :
  

Si vous rencontrez un message d'erreur, il faudra corriger le cycle de paie avec les indications précisées dans le message d'erreur puis essayer de sauvegarder à nouveau votre cycle. 

Il est possible de faire un paramétrage en masse sur plusieurs dossiers au même moment. Pour cela, créer un modèle et l'associer à plusieurs dossiers depuis l'onglet Paramétrage paie > Cycle de paie > menu Modèles du cycle de paie :

Afin d'éviter d'interférer avec les mises à jour des plateformes, nous avons restreint la planification pendant la tranche horaire 01h - 06h. Le reste du temps, il n'y a aucune limitation.

Lors du paramétrage d'un nouveau cycle de paie, que ce soit au niveau dossier ou en masse depuis le domaine, les heures de planification sont automatiquement décalées d'un dossier à l'autre par défaut. Ce mécanisme évite une surcharge du robot lorsqu'il doit traiter un grand nombre de dossiers en parallèle. 

Les personnes habilitées à apporter une modification peuvent les ajuster librement dossier par dossier depuis l'écran de paramétrage (menu Relation client > Paramétrage du cycle de paie), ou en masse depuis l'onglet Paramétrage paie > Cycle de paie > Détail des cycles de paie par dossier.

Actuellement, l'étape de contrôle de bulletin automatisée contrôle et valide les bulletins directement. Un module de contrôle de bulletins automatisé plus détaillé est en cours de réflexion par les équipes.

Pour avoir accès à la sélection de personnes à notifier, sélectionner préalablement la coche "Email" et sélectionner des destinataires : 

Afin de recevoir le récapitulatif de la DSN envoyée par email, paramétrer sa réception avec un "Compte rendu d'exécution du robot si succès" par "Email" :

Toutefois, le corps du mail n'est pas alimenté : Le destinataire reçoit uniquement le récapitulatif en pièce jointe.

Lors d'un changement important de l'étape (par exemple l'acteur), les paramétrages sont réinitialisés. Il est donc nécessaire de replanifier les tâches du calendrier si vous en avez effectué.

Dans le paramétrage du cycle de paie, l’option "Exécuter directement après la tâche précédente" ne fonctionne que si la tâche précédente est une tâche automatisée, c'est à dire une tâche affectée au robot.

Pour accéder à l'écran des tâches planifiées, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue les droits nécessaires depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

L'écran des tâches planifiées n'affiche que les tâches programmées pour être exécutées automatiquement. Vérifier que le responsable de la tâche qui n'apparaît pas est bien le Robot : 

Lorsqu'une tâche est en erreur, le robot va relancer la tâche tous les jours à l'heure indiquée dans le paramétrage jusqu'à la date limite. 

• Les tâches du cycle de paie se lancent mensuellement et sont paramétrables via l'écran de paramétrage du cycle de paie. 
• Les autres tâches planifiées, quant à elles, correspondent à des exports qu'il est possible de programmer sur des périodes plus larges (par exemple de manière quotidienne ou annuelle).

Au moment de lancer une tâche de votre cycle de paie, une fenêtre s'affiche et un choix est demandé :

• Conserver la planification : Si la planification est conservée, le robot exécutera à nouveau la tâche à la date et heure souhaitée, même si elle s'est réalisée avec succès.
• Supprimer la planification : Si la planification est supprimée, la tâche ne s'exécutera pas de nouveau en cas de succès. Cependant, si la tâche échoue, la planification initiale sera conservée. 

Le robot garde un historique des planification. Cet historique est disponible en cliquant sur "Consulter l'historique" sur une ligne du tableau :

Au niveau de la colonne description, un commentaire est disponible afin d'indiquer si la tâche est réalisée avec succès ou alors la raison de l'échec. Dans la colonne Résultat, le fichier d'export est également disponible le cas échéant.

Par défaut, dans l'écran de paramétrage du cycle de paie, la case "Ne pas exécuter les tâches automatiques suivantes si cette étape est en échec" est cochée, et nous vous recommandons de ne pas la décocher. 

Cela permet au robot de s'arrêter si une tâche échoue et de ne pas exécuter les tâches automatiques suivantes. 

Si elle est décochée, le robot continuera d'exécuter les tâches suivantes malgré l'échec. 

Enfin, lorsqu'une tâche est en échec, le robot tentera de l'exécuter de nouveau tous les jours tant qu'elle sera en échec, et ce jusqu'à la date limite.

Non, la replanification d'une tâche déjà réalisée avec succès n'est pas possible, car celle-ci est au statut terminé. Il est tout de même possible de relancer la tâche manuellement via le bouton "Lancer maintenant".

Pour créer une tâche d'export quotidienne, se rendre dans le menu Relation client > Tâches planifiées > Autres tâches planifiées et "Ajouter une tâche" depuis le volet de droite. Choisir ensuite une périodicité quotidienne en paramétrant votre tâche :

Par défaut le filtre "Etat : Actif" est activé dans l'écran Autres tâches planifiées. Modifier le filtre pour voir apparaitre les tâches désactivées.

Une tâche déjà exécutée ayant pour périodicité "Une fois" ne peut pas être modifiée. Cela ne s'applique pas pour les autres périodicités.

Cette erreur survient lorsque plusieurs tâches sont planifiées le même jour à la même heure sur un même dossier. Le robot ne peut pas traiter deux tâches simultanément sur un dossier, ce qui génère l'erreur "dossier bloqué" et fait échouer toutes les tâches paramétrées. 

Pour éviter de rencontrer cette erreur, il est recommandé d'espacer les heures de planification d'au moins 5 à 10 minutes entre chaque tâche d'un même dossier. Exemple : Si une première tâche est planifiée à 08h00, la suivante devra être programmée au plus tôt à 08h05.

Pour accéder à l'écran aux modèle de cycle de paie, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue le droit "Paramétrage de paie commun à tous les dossiers" depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

Dans l’onglet Paramétrage paie > Cycle de paie > Modèles du cycle de paie, en sélectionnant un modèle, la liste des dossiers rattachés à ce modèle est disponible. Il est possible d’en ajouter/supprimer en masse :

Par la suite, paramétrer les éléments spécifiques des tâches automatisés, soit en directement depuis les dossiers concernés ou depuis le menu "Détail des cycles de paie par dossier".

Il n'est pas possible de supprimer un modèle si celui-ci est appliqué à un dossier. Vérifier qu'aucun dossier n'est rattaché au modèle avant de le supprimer. 

Lorsqu'un modèle est sélectionné, les dossiers rattachés sont affichés dans le bloc dédié : 

Cette action n'est accessible que via l'écran de paramétrages du cycle de paie d'un dossier.

Les blocs de notifications et d'automatisations ne sont effectivement pas accessibles lors de la création d'un modèle. Il est possible d'y accéder et de les paramétrer ensuite directement via le menu Relation client > Paramétrage du cycle de paie de chacun de des dossiers ou  depuis l'onglet Paramétrage paie > Cycle de paie > menu Détail des cycles de paie par dossier pour un paramétrage en masse.

Oui, si un dossier est supprimé d'un modèle paramétré au niveau domaine, le paramétrage passera en spécifique au dossier. Pour supprimer définitivement un paramétrage, effectuer l'action directement sur le dossier.

Pour accéder à l'écran de détails des cycles de paie, contacter l'administrateur de votre domaine afin qu'il vous alloue le droit "Paramétrage de paie commun à tous les dossiers" depuis l'onglet Admin. collaborateurs : 

Deux raisons peuvent expliquer une colonne grisée :

• Dans la vue automatique : Les champs grisés ne concernent pas les attributs de la tâche.
• Dans la vue générale : Les colonnes grisées indiquent que le cycle de paie du dossier est rattaché à un modèle. Il y a donc moins d'éléments modifiables qu'un cycle de paie spécifique au dossier. 

Depuis l'écran de détails des cycles de paie, il est possible de filtrer par type d'étape :

Par mesure de sécurité, nous n'avons pas ouvert la possibilité de sélectionner plusieurs lignes. Il est nécessaire d'effectuer les modifications ligne par ligne afin de contrôler chacune des saisies. 

Cela signifie que le cycle de paie est rattaché à un modèle. Par conséquent, seuls les champs heures et minutes sont modifiables. Cependant, dans les vues Notifications et Automatisations, il est possible de modifier les champs car ils n'appartiennent pas au modèle.

Vérifier que la coche "Email" est cochée pour que la liste des utilisateurs s'affiche au clic droit :