Signatures : Espace Administrateur

Module Documents et bulletins

🖊️Signature électronique (Parcours classique) 🆕

Accéder à la fonctionnalité

Les options de la signature électronique sont conditionnées aux paramétrages appliqués.

Pour en savoir plus, veuillez contacter votre gestionnaire de paie.

Depuis le menu « Signatures », l’administrateur peut envoyer des documents pour signature électronique, appelés dossiers de signature.

Cette fonctionnalité permet de centraliser la gestion, le suivi et la validation des documents nécessitant une signature légale et sécurisée.

📄 Documents éligibles à la signature électronique

Les documents pouvant être transmis pour signature électronique sont :

Documents de sortie

• Solde de tout compte
• Certificat de travail
• Attestation d’emploi rematérialisée (après envoi par France Travail)
• Attestation de journée de solidarité

Documents issus de la GED

• Tous les documents stockés dans la GED de mySilae Gestionnaire de paie

Autres documents

• Documents importés depuis le poste de l’administrateur
• AEM
• Attestation d'emploi
• Revenus d'activités

⚠️ Attention :

Les droits d’accès peuvent varier selon le profil administrateur.

Certains administrateurs peuvent uniquement envoyer les documents de sortie.

🗂️ Gestion des dossiers

Onglet “Dossiers en cours” :

• Contient tous les dossiers dont les signatures sont en attente, avec une date d’expiration future.

Onglet “Dossiers terminés” :

• Regroupe les dossiers pour lesquels toutes les signatures ont été finalisées, et dont la date d’expiration est passée.

➕ Créer un dossier de signature

Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un dossier de signature » puis suivez les étapes ci-dessous :

1️⃣ Sélectionner les destinataires

• Jusqu’à 5 destinataires maximum peuvent être ajoutés.
• L'administrateur créateur du dossier de signatures apparait en accès rapide pour la sélection 
• Possibilité d’ajouter des consultants (personnes pouvant uniquement consulter et télécharger le document, sans le signer).
• Les destinataires peuvent être : 
  • Des salariés (à condition qu’une date de naissance soit renseignée dans leur fiche)
  • Des contacts du dossier (à condition qu’une date de naissance soit renseignée dans leur fiche)
  • Des contacts externes (qui reçoivent leurs codes de signature par SMS) 🆕

• Le processus de signature est séquentiel :
  • Les signataires reçoivent les demandes dans l’ordre défini (modifiable).
  • Exemple : Nader signe en premier, une fois signé, Marguerite reçoit la demande.
• Le délai de validité du lien s’applique à l’ensemble du processus (il ne se réinitialise pas à chaque signature).

• L’adresse e-mail d’un signataire peut être modifiée en cliquant sur ✏️.

  

• Si l’administrateur créateur du dossier est le premier signataire, il peut signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature.

2️⃣ Sélectionner les documents

(limite de 10 documents par envoi)

• Choisissez les documents à signer ou à télécharger.
• Vous pouvez filtrer par rattachement ou type de document.

• Cliquez sur « Ajouter un ou des fichiers » pour importer des documents depuis votre ordinateur.

  

3️⃣ Paramétrer le dossier

Pour chaque document, vous pouvez :

• Ajouter du texte à tout emplacement du document.
• Positionner les zones de signature pour chaque signataire.

• Ajouter des paraphes, positionnables librement (notamment en vertical).

  

💡 Remarque : Il doit y avoir au moins une signature positionnée sur au minimum un document pour valider la création du dossier de signature.

4️⃣ Récapitulatif

• Renseignez un nom de dossier et définissez la durée de validité du lien de signature.

• (Optionnel) Ajoutez un commentaire : il apparaîtra sur la page de signature, après saisie de la date de naissance du signataire.

  

  Le bloc « Destinataires » affiche un récapitulatif des personnes sélectionnées : 🆕

  • Les destinataires signataires
  • Les destinataires en consultation

• Si l’administrateur créateur du dossier est le premier signataire, il doit signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case "j'accepte que ma signature soit complétée..."

  La validation de cette case est obligatoire. Elle permet de renforcer la conformité du processus de signature électronique et de garantir la constitution d’un dossier de preuve complet.

  

✅ Finalisation

Une fois toutes les signatures effectuées :

• 📧 Un e-mail de confirmation est envoyé à tous les destinataires
• 📥 Les documents signés sont téléchargeables via le lien sécurisé, mais également accessibles directement dans mySilae Entreprise
• Si e-Doc est activé, un picto s'affiche pour indique que les documents sont déposés dans le coffre (valable uniquement pour les documents de sortie) 

💾 Accès aux documents signés

• Administrateur :
  • Depuis la fiche salarié → onglet "Documents" (si le salarié est destinataire)
  • Depuis le menu "Docs administratifs" (si aucun salarié n’est destinataire)
• Salarié :
  • Depuis son espace personnel → menu "Docs administratifs"

📊Suivi des signatures 

L’administrateur peut suivre l’avancement des signatures directement depuis les dossiers de signature.

Pour chaque destinataire, une confirmation s’affiche dès que le document est signé (date et heure de signature).

Cela permet d’identifier facilement les personnes encore en attente et d’effectuer, si nécessaire, une relance ciblée.

Si aucune action n’est requise de la part du destinataire, une coche apparaît automatiquement après l’envoi de l’e-mail.

Relancer ou modifier un dossier

Relancer manuellement un dossier en cours

1. Ouvrez l’onglet Dossiers en cours
2. Sélectionnez le dossier concerné
3. Cliquez sur ⋮ 

4. Choisissez « Renvoyer le dossier »

   

Réactiver un dossier expiré

1. Ouvrez l’onglet Dossiers terminés
2. Sélectionnez le dossier expiré
3. Cliquez sur les ⋮ trois points

4. Choisissez « Prolonger le dossier »

   

Annuler un dossier de signature

1. Sélectionnez le dossier concerné
2. Cliquez sur les ⋮ trois points
3. Choisissez « Annuler la signature »

Module Gestion des salariés

⚡Signer les documents de sortie - mode envoi rapide🆕

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de contrats courts.

👉 Il s’agit d’une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

• ajouter des zones de texte

• positionner des paraphes

• ou personnaliser les emplacements de signature

🔐 Accéder à la fonctionnalité

Depuis le menu "Gestion RH" > "Liste des salariés", l’administrateur peut envoyer les documents de sortie pour signature électronique en mode envoi rapide.

📄 Documents éligibles à la signature électronique

Les documents de sortie pouvant être envoyés en mode envoi rapide sont :

• Solde de tout compte
• Certificat de travail
• Attestation d’emploi rematérialisée (après envoi par France Travail)
• Attestation de journée de solidarité

🖊️Règles de signature par document :

• Solde de tout compte : 2 signatures (administrateur + salarié)
• Certificat de travail : 1 signature (administrateur)
• AER : 1 signature (administrateur)
• Attestation de journée de solidarité : 1 signature (administrateur)

📐Caractéristiques des zones de signature

• Les zones de signature sont pré-définies

• ❌ Aucune personnalisation possible :

  • pas de zone de texte,

  • pas de paraphe,

  • pas de modification des emplacements

• ✍️ L’administrateur expéditeur signe automatiquement les documents lors de l’envoi

🚀Envoi rapide des documents de sortie

Dans la liste des salariés : 

1. Cliquez sur les trois points "⋮" à droite du salarié concerné

2. Cliquez sur "Signer les documents de sortie"

   

3. Une fenêtre s’ouvre avec les documents mis à disposition par le gestionnaire de paie :

   • Solde de tout compte
   • Certificat de travail
   • AER
   • Attestation de journée de solidarité

   Sélectionnez les documents de sortie

1. Vérifiez l'adresse e-mail du salarié
2. Sélectionnez la durée de partage
3. L’administrateur peut signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case "j'accepte que ma signature soit ..."

4. Cliquez sur Envoyez en signature

   

📊 Suivi des signatures

Une fois l’envoi effectué, le dossier de signature est automatiquement accessible depuis le menu "Signature", permettant à l’administrateur d’en suivre l’avancement.

📌 À noter :🆕

Si le coffre-fort EDoc et le dépôt automatique des documents de sortie signés dans le coffre ont été configurés par le gestionnaire de paie, l’administrateur peut également visualiser si les documents de sortie signés ont bien été déposés dans le coffre-fort eDocPerso du salarié.

 

🎥 Formation vidéo 

Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :