Signatures : Espace Administrateur

Cette fiche présente comment l'administrateur peut envoyer des documents pour signature électronique dans mySilae Entreprise.

Les points abordés sont les suivants :

• Envoyer des documents pour signature via le parcours classique (dossier de signature personnalisable)
• Signer rapidement les documents de sortie via le mode envoi rapide
• Suivre, relancer, modifier ou annuler un dossier de signature

• Les options de la signature électronique dépendent des paramétrages appliqués sur le dossier. Pour en savoir plus, contacter le gestionnaire de paie.

Depuis le menu Signatures, l'administrateur peut envoyer des documents pour signature électronique, appelés dossiers de signature.

Cette fonctionnalité permet de centraliser la gestion, le suivi et la validation des documents nécessitant une signature légale et sécurisée.

Les documents pouvant être transmis pour signature électronique sont :

Documents de sortie

• Solde de tout compte
• Certificat de travail
• Attestation d'emploi rematérialisée (après envoi par France Travail)
• Attestation de journée de solidarité

Documents issus de la GED

• Tous les documents stockés dans la GED de mySilae Paie

Autres documents

• Documents importés depuis le poste de l'administrateur
• AEM
• Attestation d'emploi
• Revenus d'activités

Onglet Dossiers en cours :

• Contient tous les dossiers dont les signatures sont en attente, avec une date d'expiration future.

Onglet Dossiers terminés :

• Regroupe les dossiers pour lesquels toutes les signatures ont été finalisées, et dont la date d'expiration est passée.

• Jusqu'à 5 destinataires maximum peuvent être ajoutés.
• L'administrateur créateur du dossier de signatures apparaît en accès rapide pour la sélection.
• Possibilité d'ajouter des consultants (personnes pouvant uniquement consulter et télécharger le document, sans le signer).
• Les destinataires peuvent être :
  • Des salariés (à condition qu'une date de naissance soit renseignée dans leur fiche)
  • Des contacts du dossier (à condition qu'une date de naissance soit renseignée dans leur fiche)
  • Des contacts externes (qui reçoivent leurs codes de signature par SMS)

• L'adresse e-mail d'un signataire peut être modifiée en cliquant sur ✏️.

  

• Si l'administrateur créateur du dossier est le premier signataire, il peut signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature.

(limite de 10 documents par envoi)

• Choisir les documents à signer ou à télécharger.
• Il est possible de filtrer par rattachement ou type de document.

• Cliquer sur Ajouter un ou des fichiers pour importer des documents depuis son ordinateur.

  

Pour chaque document, il est possible de :

• Choisir le mode de signature (séquentiel par défaut) :
  • Séquentielle : chaque signataire est notifié uniquement lorsque le précédent a signé. En cliquant sur les flèches ▲ ▼ affichées sur le numéro d'ordre du signataire, il est possible de modifier la position de ce signataire dans la séquence.
  • Simultanée : tous les signataires sont invités à signer en même temps. 🆕
• Positionner les zones de signature pour chaque signataire
• Ajouter du texte à tout emplacement du document 🆕
  • La mention est limitée à 80 caractères maximum.
    • Une option Saisie de la mention par le signataire permet de définir qui renseigne la mention :
      • Option non cochée (par défaut) : la mention est fixée par le créateur et s’affiche telle quelle dans le document.
      • Option cochée : le signataire saisit lui-même la mention avant de signer.

• Ajouter des paraphes, positionnables librement (notamment en vertical)

  

• Cliquer sur le bouton Autoriser le refus de signature pour donner le droit aux signataires de refuser de signer le document

  

• Renseigner un nom de dossier et définir les paramètres d'envoi :
  • La durée de validité du lien de signature
  • La fréquence des relances automatiques 🆕

• (Optionnel) Ajouter un commentaire : il apparaîtra sur la page de signature, après saisie de la date de naissance du signataire.

  

  Le bloc Destinataires affiche un récapitulatif des personnes sélectionnées :

  • Les destinataires signataires
  • Les destinataires en consultation

• Si le créateur du dossier est le premier signataire, il doit signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case "J'accepte que ma signature soit complétée..."

  La validation de cette case est obligatoire. Elle permet de renforcer la conformité du processus de signature électronique et de garantir la constitution d'un dossier de preuve complet.

  

• Lors du clic sur Envoyer le dossier de signature, si le créateur du dossier est également le premier signataire, il doit renseigner son numéro de téléphone mobile afin de recevoir par SMS le code de signature lui permettant de signer et de certifier électroniquement le document 🆕

  

 

Si le créateur du dossier ne finalise pas sa signature après réception du code de signature, le dossier apparaîtra dans son tableau de bord avec le statut À signer. Il pourra alors reprendre le processus de signature à tout moment et finaliser sa signature électronique.

Une fois toutes les signatures effectuées :

• 📧 Un e-mail de confirmation est envoyé à tous les destinataires
• 📥 Les documents signés sont téléchargeables via le lien sécurisé, mais également accessibles directement dans mySilae Entreprise
• Si e-Doc est activé, un picto s'affiche pour indiquer que les documents sont déposés dans le coffre (valable uniquement pour les documents de sortie)

💾 Accès aux documents signés

• Administrateur :
  • Depuis la fiche salarié → onglet Documents (si le salarié est destinataire)
  • Depuis le menu Docs administratifs (si aucun salarié n'est destinataire)
• Salarié :
  • Depuis son espace personnel → menu Docs administratifs

L'administrateur peut suivre l'avancement des signatures directement depuis les dossiers de signature.

Pour chaque destinataire, une confirmation s'affiche dès que le document est signé (date et heure de signature).

Cela permet d'identifier facilement les personnes encore en attente et d'effectuer, si nécessaire, une relance ciblée.

Si aucune action n'est requise de la part du destinataire, une coche apparaît automatiquement après l'envoi de l'e-mail.

📥 Téléchargement du dossier de preuve 🆕

Le dossier de preuve retrace l'intégralité de l'historique du processus de signature. Il peut être téléchargé en cas de litige pour servir de justificatif légal.

Il est accessible par :

• Le créateur du dossier de signature
• Les administrateurs ayant accès au tableau de bord

1. Ouvrir l'onglet Dossiers en cours
2. Sélectionner le dossier concerné
3. Cliquer sur ⋮

4. Choisir Renvoyer le dossier

   

1. Ouvrir l'onglet Dossiers terminés
2. Sélectionner le dossier expiré
3. Cliquer sur les ⋮ trois points

4. Choisir Prolonger le dossier

   

1. Sélectionner le dossier concerné
2. Cliquer sur les ⋮ trois points
3. Choisir Annuler la signature

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de contrats courts.

👉 Il s'agit d'une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

• ajouter des zones de texte
• positionner des paraphes
• ou personnaliser les emplacements de signature

Les documents de sortie pouvant être envoyés en mode envoi rapide sont :

• Solde de tout compte
• Certificat de travail
• Attestation d'emploi rematérialisée (après envoi par France Travail)
• Attestation de journée de solidarité

Dans la liste des salariés :

1. Cliquer sur les trois points "⋮" à droite du salarié concerné

2. Cliquer sur Signer les documents de sortie

   

3. Une fenêtre s'ouvre avec les documents mis à disposition par le gestionnaire de paie :

   • Solde de tout compte
   • Certificat de travail
   • AER
   • Attestation de journée de solidarité

   Sélectionner les documents de sortie

1. Vérifier l'adresse e-mail du salarié
2. Sélectionner la durée du partage du lien de signature et la fréquence des relances automatiques
3. L'administrateur peut signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case "J'accepte que ma signature soit..."

4. Cliquer sur Envoyer en signature

   

Une fois l'envoi effectué, le dossier de signature est automatiquement accessible depuis le menu Signatures, permettant à l'administrateur d'en suivre l'avancement.

 

🆕 Si le coffre-fort e-Doc et le dépôt automatique des documents de sortie signés dans le coffre ont été configurés par le gestionnaire de paie, l'administrateur peut également visualiser si les documents de sortie signés ont bien été déposés dans le coffre-fort eDocPerso du salarié.