Signatures : Espace Manager 🆕

Cette fiche explique comment un manager peut créer et suivre un dossier de signature électronique dans mySilae Entreprise.

Les points abordés sont les suivants :

• Créer un dossier de signatures
• Suivre les signatures et télécharger le dossier de preuve
• Gérer les contacts externes

Depuis 📍 Menu Signatures, le manager a la possibilité de créer un dossier de signatures afin de faire signer électroniquement un ou plusieurs documents à des personnes internes ou externes à l'entreprise :

En cliquant sur Créer un dossier de signatures, une fenêtre s'ouvre et plusieurs étapes sont à suivre :

• Jusqu'à 5 destinataires maximum peuvent être ajoutés.
• Possibilité d'ajouter des personnes qui pourront uniquement consulter ou télécharger les documents.
• Les destinataires peuvent être :
  • Des salariés
  • Des contacts internes
  • Des contacts externes (qui reçoivent leurs codes de signature par SMS)

• L'adresse e-mail d'un signataire peut être modifiée en cliquant sur ✏️.

(limite de 10 documents par envoi)

• Cliquer sur Ajouter des documents afin de télécharger des documents stockés sur son ordinateur

Pour chaque document, il est possible de :

• Choisir le mode de signature (séquentiel par défaut) :
  • Séquentielle : chaque signataire est notifié uniquement lorsque le précédent a signé. En cliquant sur les flèches ▲ ▼ affichées sur le numéro d'ordre du signataire, il est possible de modifier la position de ce signataire dans la séquence.
  • Simultanée : tous les signataires sont invités à signer en même temps.🆕
• Positionner les zones de signature pour chaque signataire
• Ajouter du texte à tout emplacement du document 🆕
  • La mention est limitée à 80 caractères maximum.
    • Une option Saisie de la mention par le signataire permet de définir qui renseigne la mention :
      • Option non cochée (par défaut) : la mention est fixée par le créateur et s’affiche telle quelle dans le document.
      • Option cochée : le signataire saisit lui-même la mention avant de signer.

• Ajouter des paraphes, positionnables librement (notamment en vertical)
• Cliquer sur le bouton Autoriser le refus de signature pour donner le droit aux signataires de refuser de signer le document 🆕

• Renseigner un nom de dossier et définir les paramètres d'envoi :
  • La durée de validité du lien de signature
  • La fréquence des relances automatiques 🆕
• (Optionnel) Ajouter un commentaire : il apparaîtra sur la page de signature, après saisie de la date de naissance du signataire.

• Le bloc Destinataires affiche un récapitulatif des personnes sélectionnées :
  • Les destinataires signataires
  • Les destinataires en consultation

• Si le manager créateur du dossier est le premier signataire, il doit signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case J'accepte que ma signature soit complétée...

  La validation de cette case est obligatoire. Elle permet de renforcer la conformité du processus de signature électronique et de garantir la constitution d'un dossier de preuve complet.

• Lors du clic sur Envoyer le dossier de signature, si le créateur du dossier est également le premier signataire, il doit renseigner son numéro de téléphone mobile afin de recevoir par SMS le code de signature lui permettant de signer et de certifier électroniquement le document.

  

 

Si le créateur du dossier ne finalise pas sa signature après réception du code de signature, le dossier apparaîtra dans son tableau de bord avec le statut À signer. Il pourra alors reprendre le processus de signature à tout moment et finaliser sa signature électronique.

Le manager créateur du dossier de signatures ainsi que les destinataires internes à l'entreprise retrouvent le document signé dans le menu Documents administratifs (type "Signature") :

Une fois toutes les signatures effectuées :

• 📧 Un e-mail de confirmation est envoyé à tous les destinataires

• 📥 Les documents signés sont téléchargeables via le lien sécurisé, mais également accessibles directement dans mySilae Entreprise

  

Le manager peut suivre l'avancement des signatures directement depuis les dossiers de signature.

Pour chaque destinataire, une confirmation s'affiche dès que le document est signé (date et heure de signature).

Cela permet d'identifier facilement les personnes encore en attente et d'effectuer, si nécessaire, une relance ciblée.

Si aucune action n'est requise de la part du destinataire, une coche apparaît automatiquement après l'envoi de l'e-mail.

Téléchargement du dossier de preuve 🆕

Le dossier de preuve retrace l'intégralité de l'historique du processus de signature. Il peut être téléchargé en cas de litige pour servir de justificatif légal.

Il est accessible par :

• Le créateur du dossier de signature
• Les administrateurs ayant accès au tableau de bord

Les contacts externes permettent d'ajouter comme destinataire d'un dossier de signature toute personne qui n'existe pas en tant qu'administrateur ou salarié dans mySilae Entreprise.

Depuis 📍 Menu Configuration > Liste des contacts externes, le manager peut :

• Créer un nouveau contact externe
• Modifier les informations d'un contact existant
• Partager un contact avec d'autres utilisateurs
• Supprimer un contact devenu inutile