Signatures : Espace Manager 🆕

🎯 Objectif

Cet article explique comment un manager peut créer et suivre un dossier de signature électronique dans mySilae Entreprise.

🔐 Prérequis

Le droit de signature doit être attribué au manager par l’administrateur référent.

➕Créer un dossier de signatures

A partir du menu Signatures, le manager a la possibilité de créer un dossier de signatures afin de faire signer électroniquement un ou des documents à des personnes internes ou externes à l'entreprise : 

En cliquant sur "créer un dossier de signatures", une fenêtre s'ouvre et plusieurs étapes sont à suivre :

1️⃣ Sélectionner les destinataires

• Jusqu’à 5 destinataires maximum peuvent être ajoutés.
• Possibilité d’ajouter des personnes qui pourront uniquement consulter / télécharger les documents.
• Les destinataires peuvent être : 
  • Des salariés (à condition qu’une date de naissance soit renseignée dans leur fiche)
  • Des contacts créés sur mySilae Paie (à condition qu’une date de naissance soit renseignée dans leur fiche sur mySilae Paie) 
  • Des contacts externes (qui reçoivent leurs codes de signature par SMS) 

• L’adresse e-mail d’un signataire peut être modifiée en cliquant sur ✏️.

2️⃣ Sélectionner les documents

(limite de 10 documents par envoi)

• Cliquez sur "Ajouter des documents" afin de télécharger des documents stockés sur votre PC 

3️⃣ Paramétrer le dossier

Pour chaque document, vous pouvez :

• Choisir le mode de signature (séquentiel par défaut) : 🆕
  • Séquentielle : chaque signataire est notifié uniquement lorsque le précédent a signé. En cliquant sur les flèches ▲ ▼ affichées sur le numéro d'ordre du signataire, vous pouvez modifier la position de ce signataire dans la séquence.
  • Simultanée : tous les signataires sont invités à signer en même temps.
• Positionner les zones de signature pour chaque signataire
• Ajouter du texte à tout emplacement du document.
• Ajouter des paraphes, positionnables librement (notamment en vertical).
• Cliquer sur le bouton Autoriser le refus de signature si vous souhaitez donner le droit aux signataires de refuser de signer le document.🆕

💡 Remarque : Il doit y avoir au moins une signature positionnée sur au minimum un document pour valider la création du dossier de signature.

4️⃣ Récapitulatif

• Renseignez un nom de dossier et définissez les paramètres d'envoi :
  • La durée de validité du lien de signature
  • La fréquence des relances automatiques 🆕
• (Optionnel) Ajoutez un commentaire : il apparaîtra sur la page de signature, après saisie de la date de naissance du signataire.

• Le bloc « Destinataires » affiche un récapitulatif des personnes sélectionnées : 🆕
  • Les destinataires signataires
  • Les destinataires en consultation

• Si le manager créateur du dossier est le premier signataire, il doit signer immédiatement à la fin de la création du dossier de signature en cochant la case "j'accepte que ma signature soit complétée..."

  La validation de cette case est obligatoire. Elle permet de renforcer la conformité du processus de signature électronique et de garantir la constitution d’un dossier de preuve complet.

• Lors du clic sur "Envoyer le dossier de signature ", si le créateur du dossier est également le premier signataire, il doit renseigner son numéro de téléphone mobile afin de recevoir par SMS le code de signature lui permettant de signer et de certifier électroniquement le document.🆕

  

📌 À noter :

si le créateur du dossier ne finalise pas sa signature après réception du code de signature, le dossier apparaîtra dans son tableau de bord avec le statut « À signer ». Il pourra alors reprendre le processus de signature à tout moment et finaliser sa signature électronique.

💾 Stockage 

Le salarié créateur du dossier de signatures ainsi que les destinataires interne l'entreprise retrouvent le document signé dans le menu Documents administratifs (type "Signature") : 

✅ Finalisation

Une fois toutes les signatures effectuées :

• 📧 Un e-mail de confirmation est envoyé à tous les destinataires

• 📥 Les documents signés sont téléchargeables via le lien sécurisé, mais également accessibles directement dans mySilae Entreprise

  

📊Suivi des signatures 

Le manager peut suivre l’avancement des signatures directement depuis les dossiers de signature.

Pour chaque destinataire, une confirmation s’affiche dès que le document est signé (date et heure de signature).

Cela permet d’identifier facilement les personnes encore en attente et d’effectuer, si nécessaire, une relance ciblée.

Si aucune action n’est requise de la part du destinataire, une coche apparaît automatiquement après l’envoi de l’e-mail.

📥 Téléchargement du dossier de preuve 🆕

Le dossier de preuve retrace l'intégralité de l'historique du processus de signature. Il peut être téléchargé en cas de litige pour servir de justificatif légal.

Il est accessible par :

• Le créateur du dossier de signature
• Les administrateurs ayant accès au tableau de bord

Gestion des contacts externes

Les contacts externes permettent d'ajouter comme destinataire d'un dossier de signature toute personne qui n'existe pas en tant qu'administrateur ou salarié dans mySilae Entreprise.

A partir du menu Configuration > Liste des contacts externes, le manager peut :

• Créer un nouveau contact externe
• Modifier les informations d'un contact existant
• Partager un contact avec d'autres utilisateurs
• Supprimer un contact devenu inutile