. FAQ Import de données variables issues d'un logiciel de gestion de temps ou d'un fichier au format standard

Vérifier si le fichier correspond au format attendu. Si oui, vous pouvez l’importer.

Contacter l’assistance IT OA pour analyse de votre demande et la mise en place d’une API.

Cas 1 : Votre fichier est issu d’un éditeur de logiciel 

Demander à votre éditeur de vous fournir un fichier avec la structure et les données attendues. Cette modification est très simple et les éditeurs ont l’habitude de la réaliser régulièrement. 

Cas 2 : Votre fichier est un fichier créé manuellement

L’adapter manuellement afin qu’il respecte la structure et les données attendues.  
S'il est impossible de le modifier, créer une fonction calcul personnalisée.

Pour la création de votre fichier Excel, votre éditeur a besoin :

• D’avoir la liste des codes des absences, des variables et des heures.  
  Pour les extraire, consultez la rubrique "Prérequis > Consultation/extraction des données essentielles".
• De connaitre la structure du fichier attendu. 
  Pour ce faire, transmettez les informations détaillées dans les rubriques "Format et forme du fichier" et "Structure du fichier d’import".

Certaines données ne peuvent pas être importées (liste non exhaustive) :

• Nombre de jours travaillés : Le logiciel calcule automatiquement ce nombre en prenant en compte le nombre de jours de présence. 
  Lorsque le client utilise le module Spectacle ou HCR, les jours et les heures peuvent être alimentés via l’import de vacation.

  📚 Voir la fiche Importer des vacations.

• Les entrées/sorties ;
• Les compteurs CP : Le logiciel calcule automatiquement les compteurs CP lorsque les jours pris sont importés ;

• Les informations de la fiche Salarié et Contrats complémentaires. 
  Pour pouvoir importer ces informations, utiliser les interfaces indiquées dans les fiches suivantes :

  📚 Voir les fiches :

  • Importer des informations Salariés (via Excel) ;
  • Importer des informations Salariés via le programme à la demande.

Non, cela nécessite la mise en place d’un autre type de fichier et l’utilisation de la fonction Import Vacataires.

Cela nécessite la mise en place d’un autre fichier et l’utilisation de la fonction Import Analytique par Emploi.

L’anomalie peut être liée à l’un de ces 3 facteurs :

1. Le format et la structure du fichier Excel

   Source de l'anomalie	Causes possibles
   Format et structure du fichier excel	a - Format erroné b - Colonnes dans le mauvais ordre

   a - Le format du fichier est erroné

   Votre fichier n’est pas enregistré en format CSV.

   Le message affiché alerte sur le mauvais format des dates, pourtant, celles-ci sont au format attendu. 

   

   

   Solution : Reprendre le fichier et l’enregistrer sous le bon format. 

    

   b - Les colonnes du fichier ne sont pas dans l’ordre attendu

   Les colonnes ont été inversées, il manque des colonnes ou il y a des colonnes en trop.  

   

   Le message affiché alerte sur le mauvais format des données.

   • Colonne B : Le logiciel attend des caractères alphanumériques : "code introuvable" ;
   • Colonne C : Le logiciel attend des chiffres : "la valeur transmise n’est pas un double".

   

   Solution : Supprimer les colonnes en trop et respecter l’ordre attendu. 

2. Les données sont non conformes

   Source de l'anomalie	Causes possibles
   Données non conformes	a - Données non identiques b - Données renommées c - Codes absences inexistants d - Mentions obligatoires absentes e - Exclusion des en-têtes

   a - La donnée n’est pas identique au nom de la colonne affichée dans les éléments variables

   Exemple : Sur votre fichier Excel vous indiquez la mention "EV-HNUIT", toutefois dans les éléments variables il est affiché la mention "Hnuit". 
   Vous n’aurez pas de message d’erreur ou d’alerte sur ce point. 

   Solution : Respecter strictement les majuscules et minuscules soit "EV-Hnuit". Le fichier doit être le strict miroir du paramétrage existant du dossier. 

    

   b - La donnée ne correspond pas au nom d’origine d’une colonne renommée

   La colonne affichée dans la saisie des éléments variables a été renommée via le menu Paramétrage > Variables à saisir et vous utilisez le nouveau nom de colonne.

   Exemple : Par défaut l'outil devrait afficher la colonne "Hnuit", mais vous l’avez renommée "Hnuit2026". Puis, sur votre fichier Excel vous indiquez EV-Hnuit2026.
   Vous n’aurez pas de message d’erreur ou d’alerte sur ce point. 

   Solution : Indiquer toujours le nom d’origine. Dans l’exemple donné, indiquer la mention "EV-Hnuit (intitulé d’origine) à la place de "EV-Hnuit2026". 
    

   c - Les codes absences indiqués n’existent pas

   L’import code absence est inexistant, exemple, le code "congés payés". 

   

   Le message affiché alerte sur le code inexistant. 

   

   Solution : Consulter le référentiel des absences afin d’identifier les bons codes absences puis les mentionner précédés de la mention "AB -".

   

    

   d - Les mentions obligatoires sont absentes

   Il manque les préfixes attendus : EV-, AB-, HS-, etc.

   

   Le message affiché alerte sur les codes manquants.

   

   Solution : Ajouter les mentions obligatoires. 

   

    

   e - La ligne avec les entêtes est absente   

   La première ligne n’est jamais importée car elle est dédiée à l’en-tête.

   

   Vous n’aurez pas de message d’erreur ou d’alerte sur ce point.

   Solution : Remettre la ligne prévue pour les en-têtes.

   

3. L’utilisation de l’import

   Source de l'anomalie	Causes possibles
   Utilisation de l'import	a - Zone à importer non affichée : EV b - Zone à importer non affichée : Heures c - Sélection de la mauvaise fonction d - Matricule ou emploi inexistants e - Double emploi

   a - La donnée à importer n’a pas de colonne dédiée dans la saisie des éléments variables

   Dans la Saisie des éléments variables, la colonne à alimenter n’est pas affichée. 
   Vous n’aurez pas de message d’erreur ou d’alerte sur ce point. 

   Solution : Déclencher la colonne sans ajout manuel.  
   S’il s’agit d’une prime, l’ajouter dans la fiche Salarié ou dans un profil de prime PCCN01.

    

   b - La donnée à importer n’a pas de colonne dédiée dans la saisie des heures

   Dans la Saisie des heures, la colonne à alimenter n’est pas affichée. 
   Le message affiché alerte sur l’absence du code heures. 
   

   Solution : Ajouter la colonne d’une façon pérenne via le menu Paramétrage > Heures > Profil. 

    

   c - Sélection de la mauvaise fonction d’import

   Dans le dossier, il existe plusieurs fonctions calculs d’import personnalisées et vous n’avez pas sélectionné la fonction Import Silae. 
   Le message affiché alerte sur plusieurs anomalies :

   • Le format des données ("La valeur n’est pas un double") ;
   • Les codes inconnus ;
   • Les colonnes manquantes ("Indice hors des éléments de la ligne").

   Solution : Sélectionner la bonne fonction calcul d’import.
   

    

   d - Matricule inexistant sur mySilae ou pas d’emploi en cours

   Le message affiché alerte sur le matricule et l’emploi.

   

   Solution : Corriger la donnée sur votre fichier avec le bon matricule et/ou créer l’emploi avant d’importer.  

    

   e - Plusieurs emplois en cours pour le même salarié

   Le message affiché alerte sur plusieurs emplois en cours dans l’état d’avancement.

   

   Solution : Contacter l’assistance Onboarding afin de demander de l’aide sur ce point.
   Il n’est pas possible via la fonction standard de cibler la donnée en fonction de l’emploi.