🎯Objectif
Cette fiche a pour objectif de présenter le rôle du Représentant légal dans le cadre du Module Acomptes.
Vous y découvrirez :
- les informations accessibles depuis la rubrique Finance et paiement ;
- le fonctionnement et le paramétrage des règles d'approvisionnement disponibles via le menu Compte de paiement ;
- la procédure permettant de déléguer tout ou partie de l'administration du module à un administrateur référent.
- le menu Acomptes.
Tableau de bord du compte de paiement
Dans le tableau de bord du Compte de paiement, trois tuiles sont disponibles :
- Informations du compte
- Règles d'approvisionnement
- Délégation
Informations du compte
Depuis le tableau de bord du Compte de paiement, le représentant légal peut consulter deux tuiles :
- Compte
- Relevés de compte
Compte
La tuile Compte permet de consulter les principales informations relatives au compte de paiement dédié au Module Acomptes.
Elle affiche notamment :
- le statut du compte ;
- l'IBAN du compte de paiement ;
- le BIC ;
- le solde disponible.
Cette vue permet au représentant légal de vérifier rapidement que le compte est opérationnel et suffisamment approvisionné pour assurer le versement des acomptes.
Ces informations lui permettent de suivre l'état du compte de paiement dédié au Module Acomptes, de consulter son solde et de télécharger les relevés des opérations.
La tuile Informations du compte est accessible au représentant légal depuis le tableau de bord du Compte de paiement.
🆕Relevés de compte
La tuile Relevés de compte permet de télécharger les relevés des opérations du compte de paiement au format CSV.
Trois périodes sont disponibles :
- Le mois dernier : télécharge le relevé des opérations du mois précédent.
- Les 3 derniers mois : télécharge le relevé des opérations des trois derniers mois.
- Autre période : permet de sélectionner une période personnalisée grâce au calendrier avant de télécharger le relevé correspondant.
Une fois la période sélectionnée, cliquez sur Télécharger pour générer le fichier CSV.
Règles d'approvisionnement
La tuile Règles d'approvisionnement permet au représentant légal de consulter le seuil de recharge automatique défini pour le compte de paiement. Lorsque le solde du compte devient inférieur à ce seuil, une recharge automatique est effectuée quotidiennement afin de garantir un solde positif. Le bouton Modifier permet de modifier le seuil de recharge automatique.
Délégation
La tuile Délégations permet au représentant légal de déléguer tout ou partie de l'administration du compte de paiement et du Module Acomptes à un ou plusieurs administrateurs.
Les administrateurs bénéficiant d'une délégation peuvent :
- consulter le compte de paiement ;
- gérer les bénéficiaires ;
- gérer les délégations.
Le représentant légal conserve à tout moment la possibilité de modifier ou de retirer les délégations accordées.
Cliquer sur Déléguer à un administrateur.
Puis sélectionner l'administrateur et envoyer l'invitation.
Pour des raisons de sécurité, toute création d'une délégation doit être confirmée depuis le smartphone du représentant légal.
Une fois la création de la délégation validée, une notification est automatiquement envoyée à l'administrateur délégué afin de l'informer que de nouveaux droits lui ont été attribués.
Menu Acomptes
Le menu Acomptes permet au représentant légal de suivre en temps réel l'activité du Module Acomptes.
Depuis cet écran, il peut consulter :
- les demandes d'acompte effectuées par les salariés et leur statut ;
- le nombre d'IBAN synchronisés ;
le solde disponible du compte de paiement.
Demandes d'acomptes
Cette vue d'ensemble lui permet de suivre l'utilisation du service et de s'assurer que le compte de paiement dispose des fonds nécessaires au versement des acomptes.
L'une des fonctionnalités du menu Acomptes est la gestion des IBAN des salariés. Cette rubrique permet de suivre la synchronisation des coordonnées bancaires, de consulter le résultat de la Vérification du Bénéficiaire (VOP) et d'effectuer les actions nécessaires lorsque cela est requis.
Vous trouverez ci-dessous le détail des différents statuts de synchronisation et des actions pouvant être réalisées depuis cette rubrique.
Depuis le Menu Acomptes, cliquer sur Liste des IBAN des salariés.
Cet écran est accessible uniquement au représentant légal et aux administrateurs délégués.
Depuis cette vue, vous pouvez :
- consulter l'état de synchronisation des IBAN des salariés ;
- visualiser le résultat de la Vérification du Bénéficiaire (VOP) ;
- lancer une synchronisation des IBAN ;
- forcer la création d'un bénéficiaire lorsqu'une correspondance partielle est détectée.
Comprendre les statuts
Chaque salarié est associé à deux indicateurs permettant de suivre la synchronisation de ses coordonnées bancaires et le résultat de la vérification du bénéficiaire.
Statut de synchronisation de l’IBAN
| Statut | Signification |
|---|---|
| 🟢 Synchronisé | L’IBAN a été transmis et enregistré avec succès. |
| 🟠 En attente de synchronisation | L’IBAN du salarié doit être synchronisé par le représentant légal afin de transmettre les coordonnées bancaires au partenaire bancaire et de permettre la vérification du bénéficiaire. Ce statut apparaît notamment lors de l’activation du module, lorsqu’un nouveau salarié rejoint l’entreprise ou après la modification d’un IBAN, d’un nom ou d’un prénom. |
| 🔴 Échec de la synchronisation | La synchronisation n’a pas abouti. La cause de l’échec peut varier selon la situation. Consultez le détail du statut afin d’identifier l’origine du blocage. |
Statut de vérification du bénéficiaire
| Statut | Signification |
|---|---|
| 🟢 Bénéficiaire vérifié | Les informations correspondent. Aucune action n’est requise. |
| 🟠 Correspondance partielle | Une légère différence a été détectée entre les informations enregistrées dans la paie et celles retournées par la banque. Une validation manuelle est possible. |
| 🔴 Bénéficiaire non vérifié | Les informations retournées par la banque ne correspondent pas aux données enregistrées dans la paie. Vérifiez le nom, le prénom et l’IBAN du salarié dans la paie, puis relancez la synchronisation si une correction a été apportée. |
| 🔴 Non éligible à la vérification | La vérification du bénéficiaire n’a pas pu être réalisée, car aucune réponse n’a été retournée par la banque lors du contrôle. |
Forcer la création d’un bénéficiaire
Lorsqu’un salarié présente les statuts Échec de la synchronisation et Correspondance partielle, il est possible de forcer la création du bénéficiaire afin de permettre le versement de ses acomptes.
Procédure
- Sélectionnez le ou les salariés concernés.
Seules les lignes éligibles disposent d’une case à cocher active. - Si nécessaire, utilisez la case située dans l’en-tête du tableau pour sélectionner l’ensemble des lignes éligibles.
- Cliquez sur Forcer la synchronisation des IBAN sélectionnés.
- Vérifiez les informations affichées dans la fenêtre de confirmation.
- Cliquez sur Valider pour confirmer l’opération.
⚠️ Point d’attention
Avant de confirmer cette opération, vérifiez que le nom, le prénom et l’IBAN du salarié sont corrects.En survolant le statut Correspondance partielle, vous pouvez visualiser les différences détectées entre les informations enregistrées dans la paie et celles retournées par la banque.
En validant, vous confirmez la création du bénéficiaire malgré cette correspondance partielle.
Relancer la synchronisation des IBAN
Lorsqu’un ou plusieurs IBAN doivent être synchronisés, une alerte indique leur nombre en haut de la page.
Le bouton Synchroniser les IBAN permet de lancer une synchronisation globale des coordonnées bancaires des salariés concernés.
Cette opération est notamment nécessaire :
- après la modification de l’IBAN d’un salarié ;
- après la correction de son nom ou de son prénom dans la paie ;
- lorsqu’un nouveau salarié rejoint l’entreprise.
💡 Bon à savoir
Une validation par SMS est systématiquement demandée afin de sécuriser l’opération de synchronisation.