Gestion des salariés : Espace administrateur

Mise à jour

Gestion des salariés 

Liste des salariés

A partir de la rubrique "Gestion RH" > "Liste des salariés", l'administrateur peut accéder à la liste des salariés du dossier : 

Afin de simplifier la consultation des informations, il est possible de filtrer par statut du contrat, établissement ou par équipe :

Depuis cette page, l'administrateur peut :

  • Voir la fiche d'un salarié 
  • Faire une demande de fin de contrat
  • Partager des documents 
  • Signer des documents de sortie

Voir la fiche d'un salarié 

Les informations affichées proviennent des fiches salariés renseignées dans mySilae paie et permettent à l'administrateur d'accéder aux : 

  • Informations personnelles du salarié

  • Informations d'embauche du salarié

  • Informations contractuelles du salarié

  • Les documents soumis dans le dossier salarié

Voir ici comment activer la GED : Activation et configuration de la GED dans mySilae Entreprise 🆕 – My Silae

⚠️ Attention :

Les informations affichées dépendent de plusieurs conditions :

  1. Les filtres appliqués dans les fiches contacts (groupes salariés ou niveaux de confidentialité) : Dans ce cas l'administrateur ne peut voir que les salariés du périmètre défini.
  2. Les droits de visualisation des informations accordés au moment du paramétrage du module : Dans ce cas, certaines informations peuvent être masquées : 
  • Fiches salariés complètes : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié.
  • Fiches salariés restreintes : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations d'embauche, définition du contrat, rémunération et avantages.
  • Fiches salariés restreintes avec informations d'embauche : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Définition du contrat, rémunération et avantages. 
  • Fiches salariés restreintes sans informations bancaires : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations bancaire/Paiement, informations d’embauche, définition du contrat, rémunération et avantages. 
  • Fiches salariés restreintes avec informations d'embauche et sans informations bancaires : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations bancaire/Paiement, définition du contrat, rémunération et avantages.

 Modification de la fiche salarié par l'administrateur

Depuis le menu "liste des salariés", l'administrateur peut "modifier" les informations des fiches salariés. 

⚠️Seuls les administrateurs autorisés, selon les droits configurés dans mysilae Paie, peuvent modifier les fiches des salariés.

📚 Voir la fiche 

Gestion des salariés : Activer le module et attribuer des droits à un administrateur – mySilae

Quels sont les champs modifiables par l'administrateur sur les fiches salariés ? – mySilae

Quels sont les champs modifiables par le salarié sur son espace "Mon compte" ? – mySilae

Transmission de documents administratifs à un salarié

Voici les actions possibles :

  • Visualiser tous les documents administratifs déposés par le GP dans mySilae Gestionnaire de paie (GED de la fiche salarié en question)
  • Importer des nouveaux documents en les associant à une catégorie. Ces documents seront également disponibles dans mySilae Gestionnaire de paie (dans la GED de la fiche salarié en question)
  • Transmettre les documents administratifs mis à disposition par son gestionnaire de paie ou ceux ajoutés par l'administrateur lui-même, en les rendant visibles uniquement au salarié concerné.
  • Vous aurez également la possibilité d'ajouter des documents à sa fiche salarié, sous réserve que la GED soit activée pour l'administrateur.

Pour transmettre un document à un salarié, il sera nécessaire de le sélectionner afin d'accéder à sa fiche depuis le menu "Gestion RH" > "Liste des salariés" > "Ajouter des documents" : 

Pour ajouter des documents et les rendre visibles au salarié, il faut suivre ces étapes :

  1. Choisir une Catégorie
  2. Ajouter un ou plusieurs fichier(s)
  3. Cocher la case Visible par le salarié

⚠️ Attention :

Il n'est pas possible de dépasser cinq fichiers par envoi, et une taille maximale de 5 Mo par fichier.

Pour rendre visible au salarié concerné des documents administratifs déjà présents dans sa fiche, il faut suivre les étapes suivantes :

  1. Cliquer sur le menu contextuel à trois points
  2. Sélectionner Afficher au salarié

Partager des documents via un lien sécurisé

Ce droit donnera accès à l'administrateur de partager des bulletins et documents de sortie aux salariés présents ou sortis.

⚠️ Pour que cette fonctionnalité soit disponible, il faut que le partage des bulletins soit activé sur mySilae Entreprise. 

  • Etape 1 : Sélectionner les documents à partager : 
  • Etape 2 :  Renseigner le mail sur lequel le lien sécurisé doit être envoyé et la durée de validité du lien : 

     Le salarié reçoit un mail l'invitant à télécharger les documents. Il devra renseigner sa date de naissance pour y accéder. 

⚡Signer les documents de sortie (Mode envoi rapide)🆕

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de départs.

👉 Il s’agit d’une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

  • ajouter des zones de texte

  • positionner des paraphes

  • ou personnaliser les emplacements de signature

📚 Voir la fiche Signatures : Espace Administrateur – mySilae

Parcours entrées/sorties 

Entrées 

A partir de cet onglet, l'administrateur a la possibilité d'initier l'entrée d'un salarié en cliquant sur "Ajouter un salarié" : 

➡️  Trois choix s'offrent à l'administrateur : 

Renseigner les informations d'un nouveau salarié 🆕

L'administrateur renseigne lui-même les informations nécessaires à la création d'un nouveau salarié.

Etape 1 : Saisie des informations personnelles

Les informations renseignées à cette étape (identité, coordonnées bancaires, personnes à charge) sont synchronisées avec mySilae Paie et alimentent automatiquement la fiche salarié.

Si le salarié souhaite déclarer deux RIB ou signaler un autre mode de paiement, l'administrateur doit en informer le gestionnaire de paie pour mettre à jour ou modifier cette information dans sa fiche salarié.

Etape 2 : Saisie des informations salarié

Renseigner a minima la date d'entrée du salarié dans l'entreprise ainsi que la date de fin de sa première période d'essai. 

📌 À noter :

La rubrique axe analytique (groupe de salarié) est facultative, si vous souhaitez l'utiliser contacter au préalable votre Gestionnaire de Paie qui vous indiquera l'impact en terme d'utilisation.

📚 Voir la fiche Gestion des salariés : Activer le module et attribuer des droits à un administrateur – mySilae

Il est également possible de renseigner si le salarié est  :

  • Travailleur handicapé (type de reconnaissance, date de validité et de renouvellement, taux d'incapacité)
  • Salarié bénéficiant d'un suivi individuel renforcé (Les travailleurs handicapés et certaines situations particulières nécessitent d'organiser un suivi médical approprié)
  • un travailleur étranger

📚 Voir la fiche Paramétrer un salarié sous surveillance médicale renforcée

Etape 3 : Saisie des informations contractuelles

⚠️ Attention :

Certaines informations sont obligatoires pour créer la fiche du nouveau salarié et d'autres peuvent être renseignées ultérieurement par l'administrateur.

  1. Type de contrat ainsi que de la date de début
  2. La convention collective (l'information remonte directement sur la fiche salarié en paie)
  3. La classification métier (avec un détails techniques avancés)
  4. Le poste
  5. L'établissement et le service de santé (obligatoire)
  6. La rémunération
  7. Temps de travail (avec la possibilité de choisir si le salarié est au forfait jour ou s'il a des horaires) 🆕
  8. L'acquisition des RTT
  9. Les tickets restaurant (avec la possibilité de choisir son mode d'acquisition) 🆕

Plusieurs méthodes de saisie sont possibles pour le mode de rémunération : 

  • Salaire brut : Montant avant déduction des cotisations sociales 
  • Salaire net : Salaire reçu après déduction des cotisations sociales 
  • Salaire en coût global (intégrant les charges patronales) : Coût total pour l'employeur, incluant le salaire brut et charges patronales
  • Salaire net toutes primes confondues : Salaire reçu, incluant toutes les primes, après déduction des cotisations 
  • Minimum conventionnel

 Plusieurs méthodes de saisie sont possibles pour le mode d'acquisition des RTT : 

  • Aucun RTT 
  • Acquis tous les mois. Le total se calcule automatiquement pour éviter les erreurs de saisie et remonte automatiquement dans la fiche salarié sur mySilae Paie
  • Acquis par anticipation

 Plusieurs méthodes de saisie sont possibles pour le mode d'acquisition des tickets restaurant : 

  • Aucun
  • Automatique
  • Saisie mensuelle
  • Automatique avec saisie initiale

Etape 4 : Saisie du matricule 🆕

Le choix du matricule par l'administrateur dépend de la configuration définie par le gestionnaire de paie dans mySilae Paie.

  • Si le gestionnaire de paie a autorisé la saisie du matricule, l'étape 4 matricule est affichée. L'administrateur peut alors saisir ou modifier le matricule, ou laisser son attribution automatique.
  • Si le gestionnaire de paie n'a pas autorisé la saisie du matricule, l'étape 4 n'est pas affichée. Le matricule est alors attribué automatiquement.

📌 À noter :

Le gestionnaire de paie recevra une notification l'indiquant qu'un nouveau salarié a été créé. Il devra finaliser l'entrée du salarié en complétant la fiche salarié avec les éléments manquants. 

Les salariés seront affichés dans la liste des entrées jusqu'à la fin du mois de leur embauche ou de leur période d'essai.

Exemple :

  • Si le contrat du salarié débute le 01/09, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/09.
  • Si la période d'essai du salarié se termine le 12/10, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/10. 

Etape 5 : Transmettre la DPAE 

L'administrateur a 2 solutions pour transmettre la DPAE :  

  • A l'étape 5 de la création d'un salarié :

Si toutes les informations nécessaires à l'établissement de la DPAE ont été renseignées, il est possible de la transmettre ou d'ignorer cette étape. 

Par ailleurs, vous avez la possibilité de sélectionner le service de santé du salarié :

Vous avez ensuite la possibilité de corriger certaines données avant la transmission de la DPAE :

  • A partir du menu "Gestion RH"> "Parcours entrées/sorties" > "Entrées" > Transmettre la DPAE :

En cliquant sur les 3 points du menu : 

La DPAE peut être transmise jusqu'à la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise.

Une fois la DPAE traitée, l'administrateur pourra télécharger l'accusé de réception : 

⚠️ Attention :

L'administrateur ne pourra pas transmettre de DPAE à la MSA, c'est au gestionnaire de paie de faire cette action dans ce cas.  

Etape 6 : Joindre des documents

A la dernière étape, l'administrateur peut joindre les documents d'embauche :

  • Pièce d'identité
  • RIB
  • Attestation de sécurité sociale
  • RQTH
  • Dernier diplôme obtenu
  • Contrat de travail
  • DPAE (DUE)
  • Autres documents (5 fichiers max)

📌 À noter :

Si le nouveau salarié est un travailleur étranger, le champ "Titre de séjour" apparaîtra dans la liste des documents demandés.

Etape 7 : Commentaire 🆕

Ce commentaire est visible en Paie par le Gestionnaire de Paie.

Déléguer le renseignement des informations personnelles - "Self-onboarding"

S’il le souhaite, l’administrateur du module de Gestion des salariés peut choisir le parcours de délégation d'onboarding afin qu'un nouveau salarié puisse compléter ses informations personnelles et administratives lui-même directement depuis son espace mySilae.

Grâce à cette fonctionnalité, l'administrateur peut simplement saisir l'identité du nouveau salarié à la première étape nommée "délégation".

Pour ce faire, l'administrateur doit impérativement renseigner les champs obligatoires : 

⚠️ Attention :

Il est indispensable de saisir l'adresse mail personnelle du futur salarié afin qu'il puisse recevoir un mail de bienvenue et créer son espace mySilae, avant son arrivée dans l'entreprise.

En cliquant sur "Suivant", un message s'affiche "le salarié a été créé avec succès" générant alors l'envoi d'un mail d'invitation au nouveau salarié.

Dans la liste des salariés, apparaîtra un pictogramme signifiant qu'une partie des informations est déléguée au salarié:

📌 À noter :

A l'issue de cette saisie, la fiche du nouveau salarié sera créée dans mySilae Gestionnaire de paie.

L'administrateur recevra une notification lorsque le salarié aura finalisé le remplissage de ses informations personnelles. 

L'administrateur peut poursuivre sa saisie en cliquant sur le salarié via la liste des salariés.

Etape 1 : Saisie des informations personnelles

Les informations saisies par le nouveau salarié apparaissent. L'administrateur peut modifier une information au besoin.

📌 À noter :

Les documents que le salarié pourra remplir à la place de l’administrateur, si celui-ci ne les a pas déjà fournis, sont les suivants :

  • Pièce d'identité
  • RIB
  • Attestation de sécurité sociale
  • Dernier diplôme obtenu
  • Autres documents

➡️ Reprenez ensuite à partir de l'étape 2 de "Renseigner les informations d'un nouveau salarié"

Relancer l'entrée d'un salarié sorti 

Il est possible de relancer l'entrée d'un salarié sorti donc de créer un nouvel emploi sur une fiche salarié déjà existante. 

Etape 1 : Sélectionner le salarié

Sélectionner le salarié à réintégrer : 

Etape 2 : Saisie des informations contractuelles

L'établissement de rattachement et la date de début du salarié sont obligatoires. Il est également possible de renseigner l'intitulé du poste, le type de contrat, ainsi que la rémunération. 

Concernant la rémunération, plusieurs méthodes de saisie sont possibles : 

  • Salaire brut : Montant avant déduction des cotisations sociales 
  • Salaire net : Salaire reçu après déduction des cotisations sociales 
  • Salaire en coût global (intégrant les charges patronales) : Coût total pour l'employeur, incluant le salaire brut et charges patronales
  • Salaire net toutes primes confondues : Salaire reçu, incluant toutes les primes, après déduction des cotisations 
  • Minimum conventionnel 

Etape 3 : Transmettre la DPAE 

Si toutes les informations nécessaires à l'établissement de la DPAE ont été renseignées, il est possible de la transmettre ou d'ignorer cette étape. 

  • A partir du menu "Parcours Entrées/Sorties" > "onglet "Entrées" > Transmettre la DPAE :

En cliquant sur les 3 points du menu : 

La DPAE peut être transmise jusqu'à la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise.

Une fois la DPAE traitée, l'administrateur pourra télécharger l'accusé de réception : 

⚠️ Attention :

L'administrateur ne pourra pas transmettre de DPAE à la MSA, c'est au gestionnaire de paie de faire cette action dans ce cas.  

Etape 4 : Joindre des documents

A la dernière étape, l'administrateur peut joindre les documents d'embauche :

  • La pièce d'identité 
  • Le RIB
  • L'attestation de sécurité sociale
  • Le dernier diplôme obtenu
  • Contrat de travail
  • DPAE (DUE)
  • Autres documents

 

Le nouveau salarié est présent dans la liste des entrées après enregistrement de ses informations personnelles et contractuelles.

Pour toute modification éventuelle, l'administrateur peut de nouveau accéder à sa fiche.

Les salariés seront affichés dans cette liste des entrées jusqu'à la fin du mois de leur embauche ou de leur période d'essai.

Exemple :

  • Si le contrat du salarié débute le 01/09, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/09.
  • Si la période d'essai du salarié se termine le 12/10, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/10. 

Sorties

L'administrateur a 2 possibilités pour déclencher une demande de fin de contrat : 

  • A partir du menu "Gestion RH" > "Liste des salariés" > Demande une fin de contrat" : 
  • A partir du menu "Gestion RH" >"Parcours entrées/sortie" > "Sorties" > Faire une demande de fin de contrat : 

*Possibilité de suivre le statut des demandes (en cours, traitées, non traitées).

Faire une demande de fin de contrat

  • Etape 1 : Vérification des informations personnelles du salarié

  • Etape 2 : Sélection du contrat et saisie des informations relatives à la rupture du contrat

L'administrateur sélectionne le motif et a la possibilité de saisir un commentaire pour le gestionnaire de paie.

Dans le cas où le salarié a plusieurs contrats en cours, cette étape permet à l'administrateur de choisir celui devant être clôturé. 

  • Etape 3 : Valider la fin de contrat

📌 À noter :

Le gestionnaire de paie recevra une notification l'indiquant qu'une demande de fin de contrat a été faite.

🎥 Formation vidéo 

Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :

📚 Accéder à la formation vidéo : Formation administrateurs – mySilae

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