Gestion des salariés
Liste des salariés
A partir de ce menu, l'administrateur peut accéder à la liste des salariés du dossier :
📌 À noter :
Afin de rendre de simplifier la consultation des informations, il est possible de filtrer par statut du contrat, établissement ou équipe congés et absences.
Depuis cette page, l'administrateur peut :
- Voir la fiche d'un salarié
- Faire une demande de fin de contrat
- Partager des documents
Voir la fiche d'un salarié
Les fiches salariés ne sont pas modifiables par l'administrateur. Les informations affichées proviennent des fiches salariés renseignées dans Silae Paie et permettent à l'administrateur d'accéder en lecture seule aux :
-
Informations personnelles du salarié
Les éléments repris sont les suivants : Identité, Naissance et nationalité, Coordonnées, Mode de paiement, Contact d'urgence, Conjoint(e).
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Informations d'embauche du salarié
Les éléments repris sont les suivants : Identification salarié, Informations d'embauche, Information RH.
-
Informations contractuelles du salarié
Les éléments repris sont les suivants : Définition du contrat, Rémunération, Avantages.
⚠️ Attention :
Les informations affichées dépendent de plusieurs conditions :
- Les filtres appliqués dans les fiches contacts (groupes salariés ou niveaux de confidentialité) : Dans ce cas l'administrateur ne peut voir que les salariés du périmètre défini.
- Les droits de visualisation des informations accordés au moment du paramétrage du module : Dans ce cas, certaines informations peuvent être masquées :
- Fiches salariés complètes : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié.
- Fiches salariés restreintes : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations d'embauche, définition du contrat, rémunération et avantages.
- Fiches salariés restreintes avec informations d'embauche : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Définition du contrat, rémunération et avantages.
- Fiches salariés restreintes sans informations bancaires : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations bancaire/Paiement, informations d’embauche, définition du contrat, rémunération et avantages.
- Fiches salariés restreintes avec informations d'embauche et sans informations bancaires : L’administrateur peut consulter l’ensemble des informations de la fiche salarié, hormis les éléments suivants : Informations bancaire/Paiement, définition du contrat, rémunération et avantages.
Faire une demande de fin de contrat
👉 Voir la section dédiée aux sorties.
Partager des documents
Depuis cette page, l'administrateur peut partager des documents aux salariés toujours présents dans l'entreprise ou sortis :
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Etape 1 : Sélectionner les documents à partager :
-
Etape 2 : Renseigner le mail sur lequel le lien sécurisé doit être envoyé et la durée de validité du lien :
Le salarié reçoit un mail l'invitant à télécharger les documents. Il devra renseigner sa date de naissance pour y accéder.
Parcours entrées/sorties
Entrées
A partir de cet onglet, l'administrateur a la possibilité d'initier l'entrée d'un salarié en cliquant sur "Ajouter un salarié" :
➡️ Deux choix s'offrent à l'administrateur :
Renseigner les informations d'un nouveau salarié
L'administrateur renseigne lui-même les informations nécessaires à la création d'un nouveau salarié.
Etape 1 : Saisie des informations personnelles
Les champs saisis, qui concernent principalement l'identité et les coordonnées du nouveau salarié, remontent instantanément dans My Silae Gestionnaire de paie au niveau de sa fiche salarié :
📌 À noter :
Si le salarié souhaite déclarer deux RIB ou signaler un autre mode de paiement, l'administrateur doit en informer la gestionnaire de paie pour mettre à jour ou modifier cette information dans sa fiche salarié.
Le passage à l'étape suivante validera la création du salarié dans My Silae Gestionnaire de paie.
Etape 2 : Saisie des informations salarié
Renseigner a minima la date d'entrée du salarié dans l'entreprise. Il est également possible de renseigner si le salarié est un travailleur étranger et la date de fin de sa première période d'essai.
En cochant "Travailleur étranger - Titre de séjour", des informations complémentaires sont à renseigner :
Etape 3 : Saisie des informations contractuelles
L'établissement de rattachement du salarié est obligatoire. Il est également possible de renseigner l'intitulé du poste, le type de contrat ainsi que la rémunération.
Concernant la rémunération, plusieurs méthodes de saisie sont possibles :
- Salaire brut : Montant avant déduction des cotisations sociales
- Salaire net : Salaire reçu après déduction des cotisations sociales
- Salaire en coût global (intégrant les charges patronales) : Coût total pour l'employeur, incluant le salaire brut et charges patronales
- Salaire net toutes primes confondues : Salaire reçu, incluant toutes les primes, après déduction des cotisations
- Minimum conventionnel
📌 À noter :
Il n'est pas possible de renseigner une fonction calcule.
Certaines informations sont obligatoires pour créer la fiche du nouveau salarié et d'autres peuvent être renseignées ultérieurement par l'administrateur.
Etape 4 : Saisie du matricule
Pour le matricule, 2 possibilités :
- Matricule automatique (recommandé) : Le matricule est généré par My Silae Gestionnaire de paie pour qu'aucun salarié n'est le même matricule
- Matricule personnalisé : A utiliser uniquement si le format du matricule n'est pas géré automatiquement par My Silae Gestionnaire de paie
📌 À noter :
Le gestionnaire de paie recevra une notification l'indiquant qu'un nouveau salarié a été créé. Il devra finaliser l'entrée du salarié en complétant la fiche salarié avec les éléments manquants.
Les salariés seront affichés dans la liste des entrées jusqu'à la fin du mois de leur embauche ou de leur période d'essai.
Exemple :
- Si le contrat du salarié débute le 01/09, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/09.
- Si la période d'essai du salarié se termine le 12/10, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/10.
Transmettre la DPAE
Etape 5 : Transmettre la DPAE
L'administrateur a 2 solutions pour transmettre la DPAE :
- A l'étape 5 de la création d'un salarié :
Si toutes les informations nécessaires à l'établissement de la DPAE ont été renseignées, il est possible de la transmettre ou d'ignorer cette étape.
- A partir du menu "Parcours Entrées/Sorties" > "onglet "Entrées" > Transmettre la DPAE :
En cliquant sur les 3 points du menu :
La DPAE peut être transmise jusqu'à la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise.
Une fois la DPAE traitée, l'administrateur pourra télécharger l'accusé de réception :
⚠️ Attention :
L'administrateur ne pourra pas transmettre de DPAE à la MSA, c'est au gestionnaire de paie de faire cette action dans ce cas.
Etape 6 : Joindre des documents
A la dernière étape, l'administrateur peut joindre les documents d'embauche:
- La pièce d'identité
- Le RIB
- L'attestation de sécurité sociale
- Le dernier diplôme obtenu
📌 À noter :
Si le nouveau salarié est un travailleur étranger, le champ "Titre de séjour" apparaîtra dans la liste des documents demandés.
Déléguer le renseignement des informations personnelles - "Self-onboarding"
S’il le souhaite, l’administrateur du module de Gestion des salariés peut choisir le parcours de délégation d'onboarding afin qu'un nouveau salarié puisse compléter ses informations personnelles et administratives lui-même directement depuis son espace My Silae.
Grâce à cette fonctionnalité, l'administrateur peut simplement saisir l'identité du nouveau salarié à la première étape nommée "délégation".
Pour ce faire, l'administrateur doit impérativement renseigner les champs obligatoires :
⚠️ Attention :
Il est indispensable de saisir l'adresse mail personnelle du futur salarié afin qu'il puisse recevoir un mail de bienvenue et créer son espace My Silae, avant son arrivée dans l'entreprise.
En cliquant sur "Suivant", un message s'affiche "le salarié a été créé avec succès" générant alors l'envoi d'un mail d'invitation au nouveau salarié.
Dans la liste des salariés, apparaîtra un pictogramme signifiant qu'une partie des informations est déléguée au salarié:
📌 À noter :
A l'issue de cette saisie, la fiche du nouveau salarié sera créée dans My Silae Gestionnaire de paie.
L'administrateur recevra une notification lorsque le salarié aura finalisé le remplissage de ses informations personnelles.
L'administrateur peut poursuivre sa saisie en cliquant sur le salarié via la liste des salariés.
Etape 1 : Saisie des informations personnelles
Les informations saisies par le nouveau salarié apparaissent. L'administrateur peut modifier une information au besoin.
Etape 2 : Saisie des informations salarié
Renseigner à minima la date d'entrée du salarié dans l'entreprise. Il est également possible de renseigner si le salarié est un travailleur étranger et la date de fin de sa première période d'essai.
En cochant "Travailleur étranger - Titre de séjour", des informations complémentaires sont à renseigner:
⚠️ Attention :
Il est important de saisir une date d'embauche postérieure à la date du jour de saisie. Si une date d'embauche passée a été saisie, l'administrateur ne pourra plus revenir sur la fiche pour compléter ou modifier une information.
Etape 3 : Saisie des informations contractuelles
L'établissement de rattachement du salarié est obligatoire. Il est également possible de renseigner l'intitulé du poste, le type de contrat ainsi que la rémunération.
Concernant la rémunération, plusieurs méthodes de saisie sont possibles :
- Salaire brut : Montant avant déduction des cotisations sociales
- Salaire net : Salaire reçu après déduction des cotisations sociales
- Salaire en coût global (intégrant les charges patronales) : Coût total pour l'employeur, incluant le salaire brut et charges patronales
- Salaire net toutes primes confondues : Salaire reçu, incluant toutes les primes, après déduction des cotisations
- Minimum conventionnel
📌 À noter :
Il n'est pas possible de renseigner une fonction calcule.
Certaines informations sont obligatoires pour créer la fiche du nouveau salarié et d'autres peuvent être renseignées ultérieurement par l'administrateur.
Etape 4 : Saisie du matricule
Pour le matricule, 2 possibilités :
- Matricule automatique (recommandé) : Le matricule est généré par My Silae Gestionnaire de paie pour qu'aucun salarié n'est le même matricule
- Matricule personnalisé : A utiliser uniquement si le format du matricule n'est pas géré automatiquement par My Silae Gestionnaire de paie
📌 À noter :
Le gestionnaire de paie devra finaliser l'entrée du salarié en complétant les éléments manquants dans sa fiche depuis My Silae Gestionnaire de paie.
Etape 5 : Transmettre la DPAE
Si toutes les informations nécessaires à l'établissement de la DPAE ont été renseignées, il est possible de la transmettre ou d'ignorer cette étape.
- A partir du menu "Parcours Entrées/Sorties" > "onglet "Entrées" > Transmettre la DPAE :
En cliquant sur les 3 points du menu :
La DPAE peut être transmise jusqu'à la date d'arrivée du salarié dans l'entreprise.
Une fois la DPAE traitée, l'administrateur pourra télécharger l'accusé de réception :
⚠️ Attention :
L'administrateur ne pourra pas transmettre de DPAE à la MSA, c'est au gestionnaire de paie de faire cette action dans ce cas.
Etape 6 : Joindre des documents
A la dernière étape, l'administrateur peut joindre les documents d'embauche:
- La pièce d'identité
- Le RIB
- L'attestation de sécurité sociale
- Le dernier diplôme obtenu
Le nouveau salarié est présent dans la liste des entrées après enregistrement de ses informations personnelles et contractuelles.
Pour toute modification éventuelle, l'administrateur peut de nouveau accéder à sa fiche.
Les salariés seront affichés dans cette liste des entrées jusqu'à la fin du mois de leur embauche ou de leur période d'essai.
Exemple :
- Si le contrat du salarié débute le 01/09, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/09.
- Si la période d'essai du salarié se termine le 12/10, il sera présent dans la liste jusqu'au 30/10.
Sorties
L'administrateur a 2 possibilités pour déclencher une demande de fin de contrat :
- A partir du menu "Liste des salariés" > Demande une fin de contrat" :
- A partir du menu "Parcours Entrées/Sortie" > onglet "Sorties" > Faire une demande de fin de contrat :
Faire une demande de fin de contrat
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Etape 1 : Vérification des informations personnelles du salarié
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Etape 2 : Sélection du contrat
Dans le cas où le salarié a plusieurs contrats en cours, cette étape permet à l'administrateur de choisir celui devant être clôturé.
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Etape 3 : Saisie des informations relatives à la rupture du contrat
L'administrateur sélectionne le motif et a la possibilité de saisir un commentaire pour le gestionnaire de paie.
📌 À noter :
Le gestionnaire de paie recevra une notification l'indiquant qu'une demande de fin de contrat a été faite.