. FAQ Copie des dossiers d’un domaine source vers un domaine de destination

Mise à jour 27 février 2025 09:33

Les derniers éléments mis à jour dans les fiches figurent en bleu.

🎯 Objectif

➜ Expliquer les étapes et les bonnes pratiques à suivre lors d’une copie de dossiers réalisée dans le cadre d'une prestation de Silae.

Cette FAQ permet de répondre aux questions courantes sur la copie de dossiers et d’assurer que le processus se déroule dans les meilleures conditions possibles.

📖 Rappels

Accès temporaire au domaine source : En cas de besoin, il est possible de recréer un accès temporaire jusqu’à la résiliation.

Nature de la prestation : La prestation de copie concerne uniquement la duplication des dossiers, sans reprise des paramétrages globaux ou modèles bureautiques du domaine source.

Respect du processus : Il est essentiel que toutes les étapes soient respectées pour garantir le bon déroulement de la copie.

📚 Fiches utiles à consulter :

🧭 Liens utiles :

Procédure de copie de dossiers entre deux domaines - Généralités

Qu’implique la copie des dossiers entre deux domaines ?

La copie de dossiers permet de copier des données d’un domaine source vers un domaine de destination. Cela peut inclure une copie totale (de tous les dossiers) ou partielle (uniquement certains dossiers).

Quelles sont les conditions nécessaires avant de commencer la copie ?

Avant de procéder à la copie, les conditions suivantes doivent être remplies :

Compléter le formulaire de demande de copie ;
Vérifier qu’il n’y a pas de doublons d’utilisateurs entre les deux domaines ;
Prendre en compte le fait que certains retours de déclarations sont à récupérer manuellement après la copie.

Quels éléments sont copiés lors du processus ?

Les éléments suivants sont copiés :

Dossiers et données associées ;
Paramétrages spécifiques aux dossiers ;
Accès des contacts et salariés.

Cependant, les agences, les paramétrages globaux et les modèles bureautiques ne sont pas copiés automatiquement et doivent être récupérés et intégrés manuellement par le partenaire.

Quel est l'impact de la copie sur My Silae Entreprise et My Silae Gestionnaire de Paie ?

Pendant la copie, My Silae Entreprise et My Silae Gestionnaire de Paie sont inactifs. Une fois la copie terminée, les utilisateurs du domaine de destination sont associés au système. Cependant, si la copie n'est pas terminée avant 5h du matin, l’association des utilisateurs au nouveau domaine doit attendre le prochain cycle de découverte (24h).

Y’a-t-il une limite au volume de données à copier ?

Une opération de copie de dossier peut traiter 500 000 bulletins globaux durant un week-end. Si le nombre de bulletins à traiter est supérieur à 500 000 bulletins, l'opération doit se faire en plusieurs étapes. Chaque étape se fait sur un week-end différent et traite les dossiers d'une agence à la fois.

Avant la copie : Préparation et vérifications

Doit-on désactiver My Silae Entreprise avant la copie ?

Cela n'est pas nécessaire. Nos équipes se chargent de désactiver les accès au domaine pendant toute la durée de la copie.

Que faire si des doublons de dossiers existent entre le domaine source et le domaine de destination ?

Si des numéros de dossiers sont en conflit, modifier les numéros de dossier sur le domaine source avant la copie. Cela permet d’éviter les doublons dans le domaine de destination.

Doit-on copier les paramétrages du domaine source avant la copie des dossiers ?

Oui, il est nécessaire de copier manuellement les paramétrages présents dans l’onglet Paramétrage du domaine source avant de commencer la copie des dossiers.

Pendant la copie : Déroulement de l'opération

Les accès au domaine source et au domaine de destination sont-ils désactivés pendant la copie ?

Oui, les accès aux domaines sont temporairement désactivés pendant toute la durée de la copie afin de garantir l'intégrité des données et éviter toute modification.

Que se passe-t-il si des numéros de dossiers sont en conflit pendant la copie ?

Les numéros de dossiers du domaine source ne doivent pas être utilisés sur le domaine de destination. En cas de conflit, le dossier concerné ne sera pas copié pour éviter l’écrasement de données existantes. Un rapport est fourni pour identifier ces conflits.

Pour éviter le conflit de dossiers, le partenaire doit choisir entre :

Renommer les dossiers à la source et fournir les nouveaux noms aux équipes My Silae qui se chargent de les implémenter et de terminer la copie ;
Renommer les dossiers à la destination et effectuer l’action de renommage. Les équipes My Silae se chargent de terminer la copie ;
Abandonner la copie des dossiers en doublon.

Les agences sont-elles copiées dans le domaine de destination ?

Non, les agences ne sont pas copiées lors du transfert. Si une agence dans le domaine source porte le même nom qu’une agence existante dans le domaine de destination, les dossiers sont automatiquement rattachés à l’agence correspondante. Sinon, il n'y a pas de rattachement automatique.

Combien de temps dure le processus de copie ?

La durée de la copie dépend du nombre de dossiers à transférer. Généralement, la procédure est planifiée pendant le week-end pour minimiser l'impact sur l'activité. La copie commence le vendredi à 18h et se termine le lundi à 9h.

Après la copie : Finalisation de la procédure

Quand My Silae Entreprise est-il réactivé après la copie ?

My Silae Entreprise est réactivé une fois la copie terminée; normalement le lundi matin à 9h au plus tard.

Que se passe-t-il pour les dossiers du domaine source après une copie partielle ?

Après une copie partielle, le domaine source est rouvert. Une fois la copie terminée, les dossiers copiés ne sont pas supprimés automatiquement, il est donc recommandé de les supprimer manuellement dès que possible pour éviter tout travail accidentel sur ces dossiers.

Que devient le domaine source après une copie totale ?

Après une copie totale, le domaine source doit être résilié pour éviter la double facturation. Pour ce faire, une demande de résiliation formelle doit être faite afin de stopper toute facturation ultérieure.

Le domaine source peut être réouvert uniquement sur demande pour des vérifications spécifiques.

📚 Formulaire de résiliation de domaine.

J’ai un ou plusieurs dossier(s) sur le(s)quel(s) le coffre-fort est activé, dois-je effectuer des actions après la copie pour que le coffre-fort continue à fonctionner ?

Lors de la copie d’un dossier, l’ensemble des SIRET du dossier migre d’un domaine source vers un domaine de destination, ce qui peut avoir un impact sur la dématérialisation.

Ci-dessous les actions à effectuer après la copie, pour que le coffre-fort continue de fonctionner.

Étape 1 : Synchronisation des données

Une fois le dossier migré, il est impératif d’effectuer une synchronisation des données afin de bien récupérer les éléments associés dans le nouveau domaine. Pour cela :

Réaliser un clic droit sur la bulle verte du bulletin ;
Déposer le bulletin vers eDocConnect en cochant l'option :

Étape 2 : Rafraîchissement des utilisateurs DeskRH

Mettre à jour la gestion des utilisateurs en rafraîchissant les accès DeskRH, pour que les utilisateurs soient bien reconnus dans leur nouveau domaine.

Dans le dossier concerné, se rendre dans l’onglet Relation client > Tâches à réaliser ;
Dans la partie Production > section Paramétrage de EDoc Connect > cliquer sur Gestion des utilisateurs > choisir Utilisateur existant (ou Nouvel utilisateur pour créer un nouvel accès à l'utilisateur) ;
Renseigner l'identifiant DeskRH rattaché au dossier ;
Cocher la case "Ajouter un droit d'accès pour ce dossier" :

Étape 3 : Gestion des erreurs éventuelles

En cas de message d’erreur lors de la récupération des données ou de l’accès aux SIRET, contacter le support.

Nous mettons à disposition l’ensemble des SIRET pour le nouveau domaine afin de garantir un fonctionnement optimal.

Pour ce faire, merci de nous transmettre la liste des SIRET des établissements et tous les dossiers concernés afin que nous puissions effectuer les ajustements nécessaires via le support en ligne, en créant un ticket.

⚠️ Important :

En cas d'import/export manuel (hors copie réalisée par Silae), le même processus doit être suivi.

📚 Voir la fiche Exporter / Importer des dossiers de paie sur le logiciel.

Facturation

Quel est le prix de la prestation de copie des dossiers ?

La prestation de copie des dossiers est facturée 750 euros HT. Ce prix couvre uniquement la copie des dossiers.

Comment la facturation des paies est-elle gérée après une copie de dossiers ?

Les paies sont facturées avec un mois de décalage. Par exemple, pour des paies de décembre 2024, la facturation est effectuée en janvier 2025. Si une copie est effectuée entre deux domaines, le domaine de destination prendra en charge la facturation des paies de décembre 2024, même si la copie a eu lieu en janvier.