🎯 Objectif
Cet article explique comment l'administrateur gère les feuilles de temps et les plannings des salariés dans mySilae Entreprise.
Il détaille :
- Consulter, modifier, valider, refuser ou annuler les feuilles de temps de son équipe
- Accéder à la synthèse mensuelle de l'activité de son équipe
- Consulter et gérer les plannings de son équipe
- Exporter les données d'activité
🔐 Prérequis
- Le module Gestion des temps doit être activé sur mySilae Paie
- Disposer des droits d'administrateur sur ce module
💻 Fonctionnalités disponibles
🕒 Activité journalière
👁️ Consulter les feuilles de temps
Depuis la rubrique Suivi quotidien > menu Activité journalière, l'administrateur accède aux feuilles de temps :
L'activité journalière se déclare par semaine, du lundi au dimanche, selon le calendrier de paie. Il est donc possible qu'une semaine de travail se chevauche sur deux mois différents.
Exemple : Lundi 28 avril au dimanche 4 mai est rattaché à la période de paie de mai.
Trois modes de saisie sont disponibles :
- Cumul journalier : le salarié saisit simplement le nombre d'heures effectuées par jour
- Plage horaire : le salarié renseigne ses horaires de début et de fin de journée
- Suivi forfait jour : le salarié déclare ses jours travaillés par demi-journée (matin / après-midi)
Dans la colonne Effectué, l'administrateur visualise immédiatement :
- Les heures et les jours réellement réalisés
- Les heures et les jours prévus pour la semaine
🧭 Les feuilles de temps peuvent avoir les statuts suivants :
- En attente de déclaration : en attente de saisie des heures par le salarié
- En attente de validation : le salarié a validé ses heures, elles sont désormais en attente de validation par l'administrateur ou le manager
- Refusée : l'administrateur ou le manager a refusé la feuille de temps ; le salarié doit la modifier et la redéclarer
- Validé : la feuille de temps a été validée par l'administrateur ou le manager
- Fermé : la feuille de temps, une fois validée, passe en statut Fermé lorsque la période de paie est clôturée et que les bulletins ont été édités
Pour faciliter la recherche, l'administrateur peut appliquer des filtres.
✏️ Modifier les feuilles de temps
En cliquant sur l'icône ✏️, l'administrateur peut modifier les saisies de son équipe. Il peut également ajouter un commentaire visible par l'administrateur.
Les heures, plages horaires ou forfaits jours doivent être correctement renseignés avant validation.
Une fois la feuille de temps validée, seul l'administrateur pourra l'annuler.
✅ Validation en masse
Pour valider plusieurs feuilles de temps simultanément, deux possibilités s'offrent à vous :
- Sélectionner manuellement les feuilles de temps une par une
- Cliquer sur la case située à gauche de la colonne « Salarié » afin de sélectionner toutes les feuilles de temps affichées
Le premier validant fait foi : si l'administrateur valide une feuille de temps avant le manager, celle-ci est considérée comme validée. Il n'y a pas de double validation.
❌ Refuser une feuille de temps 🆕
L'administrateur ou le manager peut refuser une feuille de temps lorsqu'elle est au statut En attente de validation. Il doit renseigner un commentaire pour expliquer le motif de refus. Celui-ci sera lisible par l'administrateur et le salarié.
Lorsqu'un refus est émis :
- Le salarié reçoit une notification de refus
- Il doit modifier sa saisie et renvoyer sa feuille de temps à la validation
L'administrateur conserve la possibilité de valider directement une feuille de temps au statut Refusé, si le salarié n'a pas effectué sa nouvelle déclaration dans les délais.
🔓 Annuler la validation d'une feuille de temps 🆕
Pour l'administrateur uniquement, il est possible d'annuler la validation d'une feuille de temps :
- La feuille doit être au statut Validé et la période de paie doit être ouverte
- La feuille récupère les informations éventuellement modifiées par le gestionnaire de paie
- La feuille repasse au statut En attente de validation chez le manager et chez l'administrateur
- Les données retournent en table temporaire
👤 Parcours manager 🆕
Le manager dispose désormais d'un accès dédié pour gérer l'activité journalière des salariés de son périmètre managérial.
- Il dispose des mêmes fonctionnalités que l'administrateur (sur son périmètre), à l'exception de l'annulation des feuilles de temps déjà validées.
- Il n'y a pas de double validation des feuilles de temps : le premier qui valide (manager ou administrateur) fait foi.
Synthèses mensuelles
Depuis le menu Activité journalière > onglet Synthèses mensuelles, l'administrateur retrouve un récapitulatif mensuel de l'activité journalière des feuilles de temps validées :
📆 Gestion des plannings
Configurer et assigner les grilles hebdomadaires
Depuis 📍 Configuration > Gestion des temps, cliquez sur l'onglet Grilles hebdomadaires :
Toutes les grilles horaires déjà configurées dans mySilae Paie apparaissent avec le code couleur « bleu ».
Il est possible de créer de nouvelles grilles en cliquant sur Ajouter une grille. Une fenêtre s'ouvre et vous devez renseigner :
- Un code de grille hebdomadaire : le code est requis et est unique pour chaque grille
- Un libellé
- Une couleur
- Les plages horaires pour chaque jour : il est possible de renseigner jusqu'à 5 plages horaires pour une journée. Si l'horaire de fin est au-delà de 00h, le découpage se fera automatiquement sur la journée suivante
Enregistrer la grille horaire une fois finalisée.
En cliquant sur les 3 points, il est possible de dupliquer, archiver, et mettre en favoris une grille existante :
➕ Assigner les grilles horaires hebdomadaires
Depuis 📍 Configuration > Gestion des temps, onglet Assignation, l'administrateur peut affecter les grilles horaires à chacun des salariés pour chacune des semaines en cliquant sur Assigner une grille :
Il est impossible d'affecter une grille horaire à une semaine lorsqu'une saisie d'activité est en cours de validation. De même, l'affectation d'une grille n'est pas autorisée sur une période de paie déjà clôturée.
Seuls les salariés avec un contrat en cours apparaissent. Une fenêtre s'ouvre et permet de sélectionner :
- Le ou les salariés concernés
- La grille à assigner
- La semaine concernée
- Et activer la récurrence pour assigner une grille sur plusieurs semaines
Il est possible de modifier l'assignation d'une grille horaire déjà publiée en sélectionnant une nouvelle grille puis en cliquant sur Modifier cette assignation, ou de la supprimer — et, s'il s'agit d'une récurrence, de supprimer uniquement cette assignation ou la récurrence complète.
Les états d'assignation
Les créneaux et les grilles horaires peuvent avoir les états suivants :
- ⏳ En cours de création : le créneau ou la grille est en cours de saisie, non publié.
- ⏳ En cours de modification 🆕 : un créneau ou une grille déjà publié est en cours d'édition. Ce nouveau statut distingue une modification d'une création.
- 🗑️ En cours de suppression : la grille a été publiée puis supprimée, mais le nouveau planning est encore en brouillon
- 🔒 Non modifiable : la période de paie est clôturée, plus aucune modification possible.
- 🕐 Publié : les créneaux ou grilles sont assignés et publiés.
En haut à droite, il y a également le statut de publication du planning :
Brouillon : des grilles horaires sont en brouillon ou en cours de suppression.
Publié : le planning des grilles horaires est visible par les salariés et administrateurs.
Publier les grilles
Une fois que le planning est prêt, il faut le mettre à disposition en cliquant sur Publier.
La publication du planning se fait pour l'ensemble des salariés d'un coup, même si des filtres sont appliqués et que l'administrateur ne voit qu'une partie des salariés.
La publication se fait en revanche uniquement sur les semaines visibles à l'écran par l'administrateur référent. Sauf si une récurrence a été planifiée, auquel cas toute la récurrence est publiée.
Les grilles horaires qui étaient en cours de suppression disparaissent et les grilles horaires en brouillon passent en publiées.
Avant publication (= en brouillon) :
Après publication :
Consulter le planning
Chaque administrateur ayant les droits a accès au menu Gestion des plannings. Sur ce menu, l'administrateur peut uniquement consulter les horaires des salariés à la semaine.
- Des filtres sont disponibles pour adapter la vue.
- Les absences posées sont visibles sur ce menu.
- Les horaires des grilles hebdomadaires remontent sur la saisie de l'activité journalière du salarié et de l'administrateur.
- Les périodes de vacances scolaires sont matérialisées par un bandeau coloré dans la vue semaine afin de facilement les identifier.
Planifier des créneaux horaires journaliers (hors grille horaire)
Depuis l'écran Gestion des plannings, il est désormais possible de créer des créneaux ponctuels (« shifts ») en complément des grilles horaires :
- Ajout de créneaux directement depuis le planning
- Mode brouillon avant publication
- Publication des créneaux sur une semaine
- Mode verrouillé lorsque la saisie d'activité journalière est en cours ou que le bulletin de salaire est calculé
- Sous le nom de chaque salarié, à gauche du planning, affichage du nombre d'heures planifiées et du nombre d'heures contractuelles
🚨 Alertes planning 🆕
Activer / désactiver les alertes
Depuis 📍 Configuration > Gestion des temps > onglet Alertes plannings, l'administrateur a la possibilité d'activer ou désactiver les alertes plannings :
Par défaut toutes les alertes sont activées.
Ces alertes s'affichent sur le menu Gestion des plannings dès lors que mySilae Entreprise détecte que les seuils ne sont pas respectés.
Ces alertes sont non bloquantes.
Alertes planning disponibles
Sur le menu Gestion des plannings, 2 types d'alertes peuvent apparaître :
- Des alertes rouges (bloquantes) : uniquement en cas de chevauchement de planning. Il est impossible de publier le planning.
- Des alertes oranges (non bloquantes) : plusieurs types d'alertes existent — repos journalier insuffisant, jours consécutifs dépassés, durée journalière dépassée, durée hebdomadaire dépassée, amplitude journalière dépassée.
Si une alerte est à cheval sur deux semaines, l'alerte apparaît sur le dimanche et le lundi.
Un bouton compteur (en haut du planning) affiche le nombre total d'alertes actives sur la période visible.
Pour masquer l'alerte, cliquez sur « J'ai compris ».
Suivi des alertes planning 🆕
Un écran dédié permet de piloter l'ensemble des alertes du dossier, actives et masquées, avec filtres, détail et navigation directe vers le planning concerné.
📍 Accès : depuis le menu Gestion des plannings, cliquer sur Voir toutes les anomalies pour ouvrir l'écran de suivi.
Tableau de suivi
Des filtres permettent d'affiner l'affichage par période, salarié, type d'alerte et statut.
Panel « Détail alerte »
- Alerte active : affiche le constat, le seuil applicable et une suggestion de correction. Le bouton J'ai compris permet de la masquer.
- Alerte masquée : affiche la date et l'auteur du masquage, avec un bouton Réafficher pour la rendre de nouveau visible.
Navigation :
Le bouton Voir sur le planning, disponible depuis le panel détail, renvoie directement à la journée concernée.
🧾 Export des feuilles de temps
Deux méthodes sont disponibles :
- Depuis le menu Saisie de l'activité journalière : l'administrateur dispose d'une fonctionnalité Export des données.
- Depuis le menu Exports : l'administrateur dispose d'une fonctionnalité Configurer un export.
Choisir ensuite le type d'export souhaité :
- Compteur des congés (Absences et mobilités) → il faudra choisir le format (PDF ou XLSX)
- Absences en vue liste (Absences et mobilités) → il faudra choisir la période et le format (PDF ou XLSX)
- Feuilles de temps (Activité journalière) → il faudra choisir le mode de saisie
⏳ Une fois l'export lancé, actualisez la page jusqu'à ce que le statut passe à « Terminé », puis téléchargez le fichier généré.