🎯 Objectif

Cet article a pour objectif d'expliquer comment l'administrateur gère les feuilles de temps et les plannings des salariés dans mySilae Entreprise.

Il détaille :

• 👁️ La consultation des feuilles de temps
• ✏️ La modification des saisies
• ✅ La validation individuelle et en masse
• 📅 L'utilisation de la vue Agenda et des synthèses mensuelles
• 📆 La gestion des plannings
• 📤 L'export des données d'activité

🔐 Prérequis

• Le module Gestion des temps doit être activé sur mySilae Paie
• Avoir les droits d'administrateur sur ce module 

📋 Fonctionnalités disponibles

Activité journalière

👁️Consulter les feuilles de temps

Dans la rubrique Suivi quotidien, menu Activité journalière, l'administrateur peut consulter et gérer les fiches de temps des salariés : 

Trois modes de saisie sont disponibles : 

• Cumul journalier :  Le salarié saisit simplement le nombre d’heures effectuées par jour.
• Plage horaire :  Le salarié renseigne ses horaires de début et de fin de journée. 
• Suivi forfait jour :  Le salarié déclare ses jours travaillés par demi-journée (Matin / Après-midi).

Dans la colonne Effectué, l’administrateur visualise immédiatement :

• Les heures et les jours réellement réalisées
• Les heures et les jours prévues pour la semaine

🧭 Les feuilles de temps peuvent avoir différents statuts : 

• En attente de déclaration : en attente de saisie des heures par le salarié
• En attente de validation : le salarié a validé ses heures, elles sont désormais en attente de validation par l’administrateur
• Validé : la feuille de temps a été validée par l'administrateur
• Fermé : la feuille de temps, une fois validée, passe en statut Fermé lorsque la période de paie est clôturée et que les bulletins ont été édités

Pour faciliter la recherche, l’administrateur peut filtrer les feuilles de temps par :

• Salarié
• Semaine
• Statut
• Poste
• Mode de saisie

✏️ Modification et validation des feuilles de temps

Selon le mode de saisie, la modification des feuilles de temps est différentes : 

Mode Cumul journalier 

En cliquant sur l’icône ✏️, l’administrateur peut :

• Modifier les heures saisies
• Ajouter un commentaire
• Valider la feuille de temps

Mode Plages horaires

Toujours via l’icône ✏️, l’administrateur peut :

• Modifier les plages horaires saisies
• Ajouter jusqu’à 5 plages horaires par journée
• Ajouter un commentaire
• Valider la feuille de temps

Mode Forfait jour 

Toujours via l’icône ✏️, l’administrateur peut :

• Modifier les jours travaillés (Matin / Après-midi)
• Ajouter un commentaire
• Valider la feuille de temps

✅ Validation en masse

Pour valider plusieurs feuilles de temps simultanément, deux possibilités s’offrent à vous :

• Sélectionner manuellement les feuilles de temps une par une
• Cliquer sur la case située à gauche de la colonne « Salarié » afin de sélectionner toutes les feuilles de temps affichées

📅 Vue Agenda

Une alternative visuelle est disponible : la vue "Agenda", qui permet de :

• Consulter les plannings sous forme de calendrier

• Modifier les journées directement depuis cette interface

• Visualiser plus facilement des plages horaires

📊 Synthèses mensuelles

Depuis le menu "Activité journalière" > onglet "Synthèses mensuelles", l’administrateur retrouve un récapitulatif mensuel de l’activité journalière des feuilles de temps validées :

🆕Gestion des plannings - Rôle Administrateur référent

🛠️Configurer les grilles hebdomadaires

A partir du menu Configuration > Gestion des temps, cliquez sur l'onglet "grilles hebdomadaires" : 

Toutes les grilles horaires déjà configurées dans mySilae Paie apparaissent avec le code couleur "bleu".

Il est possible de créer de nouvelles grilles en cliquant sur "Ajouter une grille". 
Une fenêtre s'ouvre et vous devez renseigner :

• Un code de grille hebdomadaire : le code est requis et est unique pour chaque grille 
• Un libellé 
• Une couleur 
• Les plages horaires pour chaque jour : il est possible de renseigner jusqu'à 5 plages horaires pour une journée. Si l'horaire de fin est au delà de 00h, le découpage se fera automatiquement sur la journée suivante 

Enregistrer la grille horaire une fois finalisée.

Il est possible de modifier une grille horaire si elle n'a jamais été assigné à un salarié. 

Il est possible de mettre des grilles horaires en "favoris" pour qu'elles apparaissent en premier lors de l'assignation : 

Il est également possible d'archiver des grilles qui ne sont plus utilisés. Un filtre permet d'avoir accès aux grilles archivés afin de les rendre de nouveau actives : 

➕Assigner les grilles horaires hebdomadaires

A partir du menu Configuration > Gestion des temps, onglet "Assignation", l'administrateur référent peut affecter les grilles horaires à chacun des salariés pour chacune des semaines en cliquant sur "Assigner une grille" 

Seuls les salariés avec un contrat en cours apparaissent. 

Une fenêtre s'ouvre et sélectionner : 

• Le ou les salariés concernés 
• La grille à assigner 
• La semaine concernée 
• Et activer la récurrence pour assigner une grille sur plusieurs semaines

Il est possible de modifier l'assignation d'une grille horaire déjà publiée en sélectionnant une nouvelle grille puis cliquer sur "Modifier cette assignation" :

Ou de supprimer une assignation, s'il s'agit d'une récurrence, il est possible de supprimer uniquement une assignation ou la récurrence complète : 

Les états d'assignation

Brouillon : Des grilles horaires ont été assignées pour un plusieurs salariés mais non publiées. Les salariés ne voient pas leurs horaires tant que les grilles sont en brouillons.

Publié : Les grilles horaires sont assignées et publiées, les administrateurs voient les horaires de chacun des salariés. 

En cours de suppression : La grille a été publiées puis supprimées. Mais le nouveau planning est encore en brouillon. Il faut publier la suppression pour pouvoir réassigner une nouvelle grille horaire sur la semaine. 

Bulletin calculé : La période de paie est clôturée et les bulletins finalisés. Il n'est plus possible de modifier une saisie d'activité journalière 

En haut à droite, il y a également le statut de publication du planning : 

Brouillon : des grilles horaires sont en brouillons ou en cours de suppression

Publié : le planning des grilles horaires est visible par les salariés et administrateurs 

🆗 Publier les grilles

Une fois que le planning est prêt, il faut le mettre à disposition en cliquant sur "publier". 

La publication du planning se fait pour l'ensemble des salariés d'un coup, même si des filtres sont appliqués et que l'administrateur voit qu'une partie des salariés.

⚠️ La publication se fait en revanche uniquement sur les semaines visibles à l'écran par l'administrateur référent. Sauf si une récurrence a été planifiée, dans ce cas, toute la récurrence est publiée. 

Les grilles horaires qui étaient en cours de suppression disparaissent et les grilles horaires en brouillons passent en publiées. 

- Avant publication (= en brouillon) : 

- Après publication : 

🆕Gestion des plannings - Rôle Administrateur

🔍 Consulter le planning

Chaque administrateur ayant les droits a accès au menu "gestion des plannings" :

Sur ce menu, l'administrateur peut uniquement consulter les horaires des salariés à la semaine. 

Des filtres sont disponibles pour adapter la vue. 

Les absences posées sont visibles sur ce menu. 

Les horaires des grilles hebdomadaires remontent sur la saisie de l'activité journalière du salarié et de l'administrateur.

Les périodes de vacances scolaires sont matérialisées par un bandeau coloré dans la vue semaine afin de facilement les identifier.
 

🧾Export des feuilles de temps

Deux méthodes sont disponibles : 

1. Depuis le menu Saisie de l'activité journalière : l’administrateur dispose d’une fonctionnalité "export des données".

2. Depuis le menu Exports : l’administrateur dispose d’une fonctionnalité "configurer un export".

Choisir ensuite le type d’export souhaité :

• Compteur des congés (Absences et mobilités) --> il faudra choisir le format (PDF ou XLSX)

• Absences en vue liste (Absences et mobilités) --> il faudra choisir la période et le format (PDF ou XLSX)

• Feuilles de temps (Activité journalière) --> il faudra choisir le mode de saisie

⏳ Une fois l’export lancé, actualisez la page jusqu’à ce que le statut passe à "Terminé", puis téléchargez le fichier généré.

Formation vidéo :

Articles complémentaires