📖 Guide d'utilisation de l'administrateur référent & administrateur référent complémentaire

Mise à jour 27 octobre 2026 13:59

🎯 Objectif

Cette fiche présente les fonctionnalités disponibles dans l'espace administrateur référent de mySilae Entreprise.

Se connecter à son espace administrateur
Définir les identifiants de connexion et activer les espaces personnels des salariés
Gérer les équipes managériales et transverses
Configurer les processus de validation multi-niveaux des absences
Gérer les contacts externes et déléguer la signature
Publier des annonces à destination des salariés

🔐 Prérequis

Le menu Configuration est exclusivement réservé aux administrateurs référents ou aux administrateurs référents complémentaires.
Les droits d'administration sur les modules de mySilae Entreprise sont attribués séparément.

⚙️ Paramétrage

Se connecter à son espace administrateur

Un e-mail d'activation est envoyé à l'administrateur référent désigné. Il contient un identifiant qui permet ensuite depuis la page mySilae Entreprise de créer son mot de passe en cliquant sur Activer mon compte.

Si l'administrateur est également salarié ou manager sur le dossier, il accède à son espace administrateur avec les mêmes identifiants que ceux de son espace personnel.

L'utilisateur navigue ainsi d'un espace à un autre depuis la même interface :

S'il a accès à plusieurs dossiers, il peut passer d'une société à une autre :

Il est possible de dissocier les accès administrateur et manager de l'espace personnel, en utilisant des adresses e-mail de connexion différentes. Dans ce cas, il n'y a pas de switch possible, puisque les identifiants de connexion sont différents.

Définir le mail de connexion

📍 Menu Configuration > Identifiants et accès

L'administrateur référent définit l'identifiant de connexion des salariés de la société : mail professionnel ou personnel.

En cliquant sur la ligne d'un salarié, une fenêtre s'ouvre et permet à l'administrateur de :

Configurer l'identifiant de connexion (cette partie indique le type d’e-mail utilisé pour envoyer l’invitation au salarié et permet de la modifier, en cliquant sur Enregistrer, vous pouvez choisir de valider seulement la modification ou de valider et envoyer l’invitation (recommandé).
Inviter le salarié à accéder à son espace
Vérifier le compte du salarié
Activer son espace mySilae Entreprise

Sur un même dossier, chaque adresse e-mail renseignée doit impérativement être différente.

Si une même adresse e-mail est renseignée dans les fiches de plusieurs salariés, l'activation du compte est effectuée uniquement pour le premier salarié identifié.

Toute saisie est synchronisée automatiquement et instantanément dans les fiches salariés de mySilae Paie.

Activer les espaces personnels

Si l'invitation n'a pas été transmise lors de l'enregistrement de l'identifiant de connexion, elle peut être renvoyée directement depuis invitation. Le statut passe de Non transmise à Transmise, puis instantanément à En attente d'activation. Une fois l'espace personnel activé, il passe à Actif.

Au besoin, l'administrateur peut également désactiver l'espace d'un salarié en modifiant son statut :

Pour activer ou désactiver en masse, sélectionnez les salariés concernés, puis cliquez sur Activer l'accès ou Désactiver l'accès. Les invitations de création de compte peuvent aussi être envoyées en masse.

L'administrateur peut aussi suivre les états d'activation des espaces :

Actif : le salarié a activé son compte
En attente d'activation : le salarié a reçu l'e-mail de bienvenue mais ne s'est pas encore connecté
Inactif : le salarié n'a pas reçu l'e-mail de bienvenue ou son compte a été désactivé

Seuls les salariés disposant d'un compte actif sont visibles dans l'agenda mySilae Entreprise.
En l'absence d'activation de leur compte, ils ne peuvent pas y apparaître.

Gestion des équipes

🔸Équipes managériales

📍 Menu Configuration > Équipes > Équipes managériales

Cette étape est indispensable pour permettre aux utilisateurs d'utiliser pleinement les modules « Absences et mobilité » et « Entretiens » :

Module Absences et mobilité : les managers des équipes sont les seules personnes habilitées à gérer les demandes d'absences et de télétravail des membres de leur équipe, et sont automatiquement destinataires des notifications liées à ces demandes.
Module Entretiens : les managers des équipes sont automatiquement désignés comme contributeurs des entretiens. Il est toutefois possible de déléguer cette tâche à une autre personne, sélectionnée dans une liste déroulante accessible depuis le module Entretiens au moment de la création d'un entretien unitaire ou d'une campagne d'entretiens.

L'administrateur référent pourra créer, modifier, supprimer des équipes ainsi que désigner des managers et leur affecter une équipe.

Indicateurs sur les salariés non affectés à une équipe
Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante
Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe
Bouton permettant de créer une nouvelle équipe

Lors de la création d'une équipe, sélectionnez un manager dans la liste déroulante et sélectionner ensuite les membres de l'équipe (si un salarié était membre d'une autre équipe, il est basculé dans cette nouvelle équipe).

L'icône "répertoire" permet d'identifier les managers externes (contacts). Ces profils désignent des managers non salariés du dossier ou encore des managers qui souhaitent gérer leur espace manager avec une adresse e-mail différente de celle de leur espace personnel.

Une personne ne peut être manager que d'une seule équipe.
Une équipe ne peut avoir qu'un seul manager.

Si le module Absences et mobilité est activé et que les salariés sont autorisés à voir les agendas des membres de leur équipe, ils ont accès par défaut aux agendas des membres des équipes configurées dans ce menu. Il est toutefois possible de personnaliser la visualisation des agendas en configurant des équipes transverses.

🔸Délégation

Il est possible de désigner un manager délégué qui remplace le manager principal de l'équipe managériale en cas d'absence. Les processus de validation peuvent ainsi être confiés à ce manager délégué.

Les notifications sont alors envoyées à la fois au manager principal et au manager délégué.

Dans la liste des managers délégués, on retrouve uniquement les salariés déjà désignés comme managers d'une autre équipe.

La désignation d'un délégué dépend du mode de délégation choisi par le manager :
- Désactivé
- Tout le temps
- En cas d'absence
- Pour une période définie
Le manager délégué dispose des mêmes droits que le manager qu'il remplace : il peut valider, refuser ou annuler les demandes.
Un seul manager peut être désigné comme délégué.

🔸Équipes transverses

📍 Menu Configuration > Équipes > Équipes transverses

Ces équipes permettent de modifier l'affichage des agendas, sans impacter les circuits de validation. Cette configuration est possible uniquement si le salarié est autorisé à voir le planning des membres de son équipe.

Cliquez sur Ajouter une équipe transverse et renseigner ensuite un nom d'équipe et sélectionnez les membres de cette équipe. Les salariés sélectionnés voient le planning d'absences des membres de l'équipe depuis leur espace mySilae Entreprise.

Un salarié peut faire partie de plusieurs équipes transverses : dans ce cas, ses différentes équipes sont distinguées dans son espace personnel :

🔸Configurer les processus de validation multi-niveaux

📍 Menu Configuration > Absences et mobilité

L'administrateur référent ou les administrateurs référents complémentaires peuvent configurer la multi-validation des absences. Les processus de validation sont séquentiels et comptent jusqu'à trois niveaux de validation.

Par défaut, les processus sont actifs et configurés avec un seul niveau de validation (manager N+1). Il est toutefois possible de les désactiver en cliquant sur les trois points en bout de ligne ou de le modifier pour ajouter un niveau.

Il est possible de configurer jusqu'à trois niveaux de validation uniquement.
Dès lors qu'un administrateur est sélectionné en tant que responsable de niveau 1 ou 2, il n'est plus possible de créer un niveau supérieur. Il sera donc le dernier valideur possible.

Exemple : le responsable de niveau 2 est un administrateur.

Rose fait partie de l’équipe de Thomas (N+1). Élise, administratrice, est responsable de niveau 2.

Rose demande une absence.
Thomas est averti par e-mail et accepte la demande.
Élise est ensuite avertie par e-mail pour l’accepter ou la refuser.

L’absence est définitivement validée après l’accord d’Élise. Toute demande d’annulation sera soumise uniquement à Thomas.

Les rôles éligibles dans le processus de validation sont :

Les managers, préalablement désignés dans l'onglet Équipes.
Les administrateurs, ayant le droit « Saisie complète des absences » sélectionné dans leur fiche contact.

➡️ La désignation d'un responsable de niveau 1 est obligatoire. Le responsable N1 peut être le manager N+1 (manager interne (salarié), manager externe ou administrateur).

➡️ La désignation d'un responsable de niveau 2 est facultative. Le responsable N2 peut être le manager N+2 (manager interne (salarié), manager externe ou administrateur).

➡️ La désignation d'un responsable de niveau 3 est facultative. Le responsable N3 est obligatoirement un administrateur.

Ces actions doivent être réalisées pour chacun des deux modes de validation possibles :

Les absences sans justificatif obligatoire
Les absences avec justificatif obligatoire

Les absences avec ou sans justificatif obligatoire sont paramétrées par le gestionnaire de paie dans mySilae Paie lors du paramétrage du dossier.

Le détail des absences concernées est visible en cliquant sur la flèche déroulante Types d'absences concernés dans l'encart de configuration.

Si des équipes sont créées et que les processus de validation multi-niveaux sont désactivés, les absences saisies par les salariés membres d'une équipe sont validées automatiquement, sans validation préalable du manager ou de l'administrateur.

Gestion des contacts externes

La gestion des contacts externes permet à l'administrateur référent d'ajouter des personnes extérieures à la société dans mySilae Entreprise.

Ces contacts peuvent ensuite être sélectionnés comme destinataires lors de l'envoi de documents en signature, même s'ils ne sont ni salariés ni administrateurs.

Voir la fiche Signatures : Espace Administrateur référent 🆕 – mySilae Entreprise

Délégation de la signature

La délégation de signature permet à l'administrateur référent d'autoriser certains salariés ou managers à utiliser la signature électronique.

Une fois ce droit activé, ils accèdent au menu Signatures, créent des dossiers de signature et envoient des documents à signer à des destinataires internes ou externes.

Voir la fiche Signatures : Espace Administrateur référent 🆕 – mySilae Entreprise

Annonces

L'administrateur référent et les administrateurs référents complémentaires accèdent au widget Annonces.

Cliquez sur Créer une annonce pour communiquer une information aux salariés directement depuis leur page d'accueil mySilae Entreprise.

Les annonces sont visibles par l'ensemble des salariés ayant un compte activé.

Aucune notification par e-mail n'est envoyée lors d'une publication d'annonce. Une notification push est envoyée aux salariés.

Les managers externes n'ont pas accès aux annonces.

Par défaut, seules les 5 dernières annonces apparaissent sur le tableau de bord. En cliquant sur Voir plus, consultez les annonces en cours avec la possibilité de les supprimer.

Voir la fiche 🖥️ Comprendre la page d'accueil et gérer son compte

📎 Contenus associés

🎥 Formation vidéo : Formation administrateurs – mySilae Entreprise