🎯 Objectif
Cet article explique comment le manager gère les feuilles de temps et les plannings de son équipe dans mySilae Entreprise.
Le manager peut :
- Consulter, modifier, valider ou refuser les feuilles de temps de son équipe
- Accéder à la synthèse mensuelle de l'activité de son équipe
- Créer des grilles horaires, les assigner et publier le planning de son équipe
- Suivre les alertes légales du planning
🔐 Prérequis
- Le module Gestion des temps doit être activé dans mySilae Paie
- Le manager doit être désigné comme responsable d'une équipe dans mySilae Entreprise
- Pour la gestion des plannings : l'option Gestion des plannings doit être cochée dans Configurer le module (mySilae Paie)
💻 Fonctionnalités disponibles
🕒 Activité journalière
🔸 Consulter les feuilles de temps
Depuis la rubrique Suivi quotidien > menu Activité journalière, le manager accède aux feuilles de temps des membres de son équipe, sur son périmètre managérial uniquement :
L'activité journalière se déclare par semaine, du lundi au dimanche, selon le calendrier de paie. Il est donc possible qu'une semaine de travail se chevauche sur deux mois différents.
Exemple : Lundi 28 avril au dimanche 4 mai est rattaché à la période de paie de mai.
Trois modes de saisie sont disponibles :
- Cumul journalier : le salarié saisit simplement le nombre d'heures effectuées par jour
- Plage horaire : le salarié renseigne ses horaires de début et de fin de journée
- Suivi forfait jour : le salarié déclare ses jours travaillés par demi-journée (matin / après-midi)
Dans la colonne Effectué, le manager visualise immédiatement :
- Les heures et les jours réellement réalisés
- Les heures et les jours prévus pour la semaine
🧭 Les feuilles de temps peuvent avoir les statuts suivants :
- En attente de déclaration : en attente de saisie des heures par le salarié
- En attente de validation : le salarié a validé ses heures, elles sont désormais en attente de validation par le manager ou l'administrateur
- Refusée : le manager ou l'administrateur a refusé la feuille de temps ; le salarié doit la modifier et la redéclarer
- Validé : la feuille de temps a été validée par le manager ou l'administrateur
- Fermé : la feuille de temps, une fois validée, passe en statut Fermé lorsque la période de paie est clôturée et que les bulletins ont été édités
Pour faciliter la recherche, le manager peut appliquer des filtres.
🔸 Modifier les feuilles de temps
En cliquant sur l'icône ✏️, le manager peut modifier les saisies de son équipe. Il peut également ajouter un commentaire.
Les heures, plages horaires ou forfaits jours doivent être correctement renseignés avant validation.
Une fois la feuille de temps validée, seul l'administrateur pourra l'annuler.
🔸Validation en masse
Pour valider plusieurs feuilles de temps simultanément, deux possibilités s'offrent à vous :
- Sélectionner manuellement les feuilles de temps une par une
- Cliquer sur la case située à gauche de la colonne « Salarié » afin de sélectionner toutes les feuilles de temps affichées
Le premier validant fait foi : si l'administrateur valide une feuille de temps avant le manager, celle-ci est considérée comme validée. Il n'y a pas de double validation.
🔸 Refuser une feuille de temps 🆕
Le manager peut refuser une feuille de temps lorsqu'elle est au statut En attente de validation. Il doit renseigner un commentaire pour expliquer le motif de refus. Celui-ci sera lisible par l'administrateur et le salarié.
Lorsqu'un refus est émis :
- Le salarié reçoit une notification de refus
- Il doit modifier sa saisie et renvoyer sa feuille de temps à la validation
Le manager (comme l'administrateur) conserve la possibilité de valider directement une feuille de temps au statut Refusé, si le salarié n'a pas effectué sa nouvelle déclaration dans les délais.
📊 Synthèse mensuelle
Depuis le menu Activité journalière, onglet Synthèses mensuelles, le manager accède à un récapitulatif mensuel de l'activité journalière de son équipe, basé sur les feuilles de temps validées.
📆 Gestion des plannings 🆕
Le manager planifie son équipe de façon autonome, sans passer par l'administrateur. Toutes les actions portent uniquement sur les salariés de son périmètre managérial.
🔸 Créer des grilles horaires hebdomadaires
Depuis la page Gestion des plannings, accédez aux paramètres du planning avec le bouton de redirection Configuration du planning.
Cliquez sur Grilles hebdomadaires. Les grilles horaires déjà configurées dans mySilae Paie apparaissent avec le code couleur « bleu ».
Cliquez sur Ajouter une grille et renseignez :
- Un code de grille hebdomadaire : il est obligatoire et unique pour chaque grille
- Un libellé
- Une couleur
- Les plages horaires de chaque jour : jusqu'à 5 plages par journée. Si l'horaire de fin dépasse 00h, le découpage se fait automatiquement sur la journée suivante
Enregistrez la grille une fois finalisée. Via les 3 points, il est possible de dupliquer, archiver ou mettre en favori une grille existante.
🔸 Assigner les grilles horaires
Depuis les paramètres du planning, onglet Assignation, cliquez sur Assigner une grille. Seuls les salariés de l'équipe avec un contrat en cours apparaissent.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez :
- Le ou les salariés concernés
- La grille à assigner
- La semaine concernée
- La récurrence, pour assigner la grille sur plusieurs semaines
Pour modifier une assignation déjà publiée, sélectionnez une nouvelle grille puis cliquez sur Modifier cette assignation. Pour la supprimer, vous pouvez supprimer uniquement cette assignation ou, dans le cas d'une récurrence, la récurrence complète.
Il est impossible d'assigner une grille sur une semaine dont une saisie d'activité est en cours de validation.
L'assignation n'est pas autorisée sur une période de paie déjà clôturée.
🔸 Comprendre les états d'assignation
Les créneaux et les grilles horaires peuvent avoir les états suivants :
- ⏳ En cours de création : le créneau ou la grille est en cours de saisie, non publié
- ⏳ En cours de modification : un créneau ou une grille déjà publié est en cours d'édition
- 🗑️ En cours de suppression : la grille a été publiée puis supprimée, mais le nouveau planning est encore en brouillon
- 🔒 Non modifiable : la période de paie est clôturée, plus aucune modification n'est possible
- 🕐 Publié : les créneaux ou grilles sont assignés et publiés
En haut à droite, le statut du planning indique :
- Brouillon : des grilles horaires sont en brouillon ou en cours de suppression
- Publié : le planning est visible par les salariés
🔸 Publier le planning
Une fois le planning prêt, cliquez sur Publier pour le mettre à disposition des salariés. Tant qu'il n'est pas publié, le planning reste en brouillon et les salariés ne le voient pas.
- La publication concerne l'ensemble des salariés de l'équipe, même si des filtres sont appliqués et que seule une partie d'entre eux est affichée
- Elle porte uniquement sur les semaines visibles à l'écran, sauf si une récurrence a été planifiée : dans ce cas, toute la récurrence est publiée
- Les grilles « en cours de suppression » disparaissent et les grilles en brouillon passent en « publié »
Avant publication (= en brouillon) :
Après publication :
🔸 Planifier des créneaux journaliers (hors grille horaire)
Depuis l'écran Gestion des plannings, il est désormais possible de créer des créneaux ponctuels (« shifts ») en complément des grilles horaires :
- Ajout de créneaux directement depuis le planning
- Mode brouillon avant publication
- Publication des créneaux sur une semaine
- Mode verrouillé lorsque la saisie d'activité journalière est en cours ou que le bulletin de salaire est calculé
- Sous le nom de chaque salarié, à gauche du planning, affichage du nombre d'heures planifiées, du nombre d'heures contractuelles et de l'écart entre les deux (sous planification ou sur-planification). Une infobulle sur chaque compteur explique sa valeur.
🔸 Supprimer rapidement un créneau 🆕
Vous pouvez supprimer un créneau en un seul clic, directement depuis le planning, sans ouvrir le panneau de détail.
- Dans Gestion des plannings, survolez le créneau à supprimer : une icône poubelle 🗑️ apparaît à droite du créneau.
- Cliquez sur l’icône. Aucune confirmation n’est demandée.
Le résultat dépend de l’état du créneau :
- En cours de création : le créneau disparaît immédiatement du planning.
- Publié : le créneau passe « En cours de suppression » (fond blanc, horaires barrés). Il reste visible jusqu’à la prochaine publication et vous pouvez annuler la suppression d’ici là [à compléter : comment annuler].
- En cours de modification : le créneau revient à sa version publiée d’origine et la modification non publiée est abandonnée.
🔸 Comprendre les compteurs
Sous le nom de chaque salarié, à gauche du planning, le manager retrouve :
- Le nombre d'heures planifiées
- Le nombre d'heures contractuelles
- L'écart entre les deux, pour repérer en un coup d'œil une sous-planification ou une sur-planification
Une infobulle sur chaque compteur explique sa valeur.
🚨 Alertes planning
🔸 Comprendre les alertes planning
Le planning signale en temps réel les situations à risque. Deux types d'alertes peuvent apparaître :
- 🔴 Alertes rouges (bloquantes) : uniquement en cas de chevauchement d'horaires. Il est impossible de publier le planning
- 🟠 Alertes oranges (non bloquantes) : repos journalier insuffisant, jours consécutifs dépassés, durée journalière dépassée, durée hebdomadaire dépassée, amplitude journalière dépassée
Un bouton compteur, en haut du planning, affiche le nombre total d'alertes actives sur la période visible. Pour masquer une alerte, cliquez sur J'ai compris.
Si une alerte est à cheval sur deux semaines, elle apparaît sur le dimanche et le lundi.
🔸 Suivre les alertes du planning
Un écran dédié permet de piloter l'ensemble des alertes, actives et masquées. Depuis le menu Gestion des plannings, cliquez sur Voir toutes les anomalies.
- Des filtres permettent d'affiner l'affichage par période, salarié, type d'alerte et statut
- Pour une alerte active, le panneau Détail alerte affiche le constat, le seuil applicable et une suggestion de correction. Le bouton J'ai compris permet de la masquer
- Pour une alerte masquée, il affiche la date et l'auteur du masquage. Le bouton Réafficher la rend de nouveau visible
- Le bouton Voir sur le planning renvoie directement à la journée concernée
💡 À retenir
Le manager peut créer des grilles, les assigner, publier le planning et suivre les alertes légales de son équipe, sans passer par l'administrateur.
En cas de validations de feuilles de temps simultanées, le premier validant fait foi : il n'y a pas de double validation entre manager et administrateur.
La nouvelle fonctionnalité de refus permet de renvoyer une feuille au salarié pour correction, tout en gardant la main pour valider directement si nécessaire.