Documents et bulletins : Espace administrateur

Cette fiche présente les fonctionnalités disponibles dans le module Documents et bulletins de mySilae Entreprise.
L'administrateur peut :

• Valider ou refuser les bulletins brouillons du cycle de paie, individuellement ou en masse
• Consulter, télécharger et distribuer les bulletins de salaire aux salariés
• Accéder aux fichiers de virement et aux documents post-paie mis à disposition par le gestionnaire de paie
• Importer et transmettre des documents administratifs à la société ou à un salarié

• Le module Documents et bulletins est activé par défaut dans mySilae Entreprise.
• La mise à disposition des fichiers de virement, des documents post-paie et de certaines éditions (éditions groupées, historiques, SCALC) doit être configurée par le gestionnaire de paie dans mySilae Paie.

Dans le cadre du cycle de paie, l'administrateur valide les bulletins brouillons en plusieurs étapes :

1. Se connecter à son espace mySilae entreprise et retrouver l'ensemble des bulletins brouillons à valider : 📍 Menu Cycle de paie > Validation des bulletins > onglet A traiter

2. 

3. Consulter chaque bulletin, puis le Valider ou le Refuser en ajoutant un commentaire précisant le motif du refus.

1. Depuis l'onglet Terminé, consulter l'ensemble des bulletins déjà traités :

Plusieurs statuts sont disponibles :

Validé : le bulletin est correct et validé par l'administrateur.

Refusé : le bulletin est incorrect et refusé par l'administrateur.

Annulé : ce statut apparaît dans les situations suivantes :

• Le bulletin a été recalculé par le gestionnaire de paie
• Le bulletin est supprimé par le gestionnaire de paie
• Le bulletin est finalisé par le gestionnaire de paie, ou la période de paie est clôturée sans traitement de l'administrateur dans les délais

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur Télécharger un PDF unique
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur Télécharger plusieurs PDF

Depuis cet onglet, l'administrateur consulte, télécharge et distribue l'ensemble des bulletins de salaire des salariés.

Des filtres par date, salarié, statut, groupe de salariés et établissement, ainsi qu'une recherche personnalisée, sont disponibles :

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur Télécharger un PDF unique
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur Télécharger plusieurs PDF

Si la distribution des bulletins est configurée en manuel, l'administrateur doit distribuer les bulletins aux salariés, individuellement ou en masse :

Accessible depuis 📍 Menu Docs administratifs > onglet Fichiers de virement, l'administrateur peut :

• Consulter les fichiers de virement mis à disposition par le gestionnaire du dossier

  

• Télécharger les fichiers de virement de salaires au format ZIP et définir une date de versement des salaires

  

• Télécharger les fichiers de virement d'acomptes au format ZIP

  

Des filtres par période et par salarié sont disponibles pour affiner les résultats à télécharger.

Accessible depuis 📍 Menu Docs administratifs > onglet Post-paie, l'administrateur peut :

• Consulter les éditions mises à disposition par le gestionnaire du dossier

  

• Télécharger les documents post-paie

  

Documents disponibles

Disponibles en téléchargement aux formats Excel et PDF :

• Récapitulatif de paie
• Récapitulatif de paie détaillé (par salarié)
• Détail des cotisations
• Journal de paie
• Solde de repos
• Tableaux de charges
• Registre du personnel

Disponible en téléchargement au format du logiciel comptable :

• Écritures comptables

Disponible uniquement si le gestionnaire de paie l'a configuré en mise à disposition automatique :

• Éditions groupées
• Éditions historiques
• Éditions SCALC

Depuis 📍 Menu Docs administratifs > onglet Administratifs, l'administrateur peut :

• Visualiser tous les documents administratifs déposés par le gestionnaire de paie dans mySilae Paie (GED de la société)
• Importer de nouveaux documents en les associant à une catégorie ; ils seront également disponibles dans mySilae Paie (GED société)
• Transmettre les documents administratifs mis à disposition par le gestionnaire de paie, ou ceux qu'il a ajoutés lui-même, en les rendant visibles à l'ensemble des salariés de la société

Des filtres sont disponibles :

Pour ajouter des documents et les rendre visibles à l'ensemble des salariés :

1. Choisir une Catégorie
2. Ajouter un ou plusieurs fichier(s)
3. Cocher Visible par les salariés
4. Cliquer sur Valider

Pour rendre visibles à l'ensemble des salariés des documents administratifs déjà présents dans l'espace administrateur :

1. Cliquer sur le menu contextuel à trois points
2. Choisir Afficher aux salariés

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de départs.

Il s'agit d'une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

• ajouter des zones de texte
• positionner des paraphes
• ou personnaliser les emplacements de signature

• 🎥 Formation vidéo : Formation administrateurs – mySilae