📖 Guide d'utilisation de l'administrateur référent

Mise à jour 26 juin 2026 13:31

Se connecter à son espace administrateur

Un mail d'activation de l'espace administrateur est envoyé à l'administrateur référent désigné :

Ce mail contient un identifiant donnant ainsi la possibilité à l'utilisateur de créer son mot de passe en cliquant sur "Activer mon compte" :

Si l'administrateur est également salarié ou manager sur le dossier, l'accès à son espace administrateur peut se faire avec les mêmes identifiants de connexion que ceux de son espace personnel à partir de la page web My Silae Entreprise

Cela permet à l'utilisateur de naviguer d'un espace à un autre depuis la même interface :

Si l’administrateur a accès à plusieurs dossiers, il pourra switcher d’une entreprise à une autre :

📌 À noter :

Il est tout à fait possible de dissocier les accès administrateur et manager de l'espace personnel, en utilisant des adresses mails de connexion différentes. Dans ce cas précis, il n'y aura pas de switch possible puisque les identifiants de connexion seront différents.

💡Voir l'article ci-contre : Un administrateur souhaite accéder à son espace My Silae Entreprise avec un autre identifiant que celui de son espace personnel ou manager, comment faire ?

Gérer son espace administrateur référent

Définir le mail de connexion

A partir du menu Configuration > Identifiants et accès, l’administrateur référent peut définir l’identifiant de connexion des salariés de l’entreprise, à savoir le mail professionnel ou personnel :

En cliquant sur la ligne d’un salarié, une fenêtre s’ouvre et permet à l’administrateur de :

Configurer l'identifiant de connexion
Inviter le salarié à accéder à son espace
Vérification du compte du salarié
Activation de son espace mySilae Entreprise

Dans cette partie, est mentionné le type de mail utilisé pour envoyer l'invitation au salarié. Il est possible de modifier l'adresse e-mail. En cliquant sur "Enregistrer", un message apparaît et propose deux modes de validation:

Valider seulement la modification
Valider et envoyer l'invitation (recommandé)

Toute saisie sera synchronisée automatiquement et instantanément dans les fiches salariés de mySilae Paie.

⚠️ Attention :

Sur un même dossier, chaque adresse mail renseignée doit impérativement être différente.

Si une même adresse mail est renseignée dans les fiches de plusieurs salariés, dans ce cas l'activation du compte sera effectuée uniquement pour le premier salarié identifié.

Activer les espaces personnels

Si l'invitation n'a pas été transmise lors de l'enregistrement de l'identifiant de connexion alors il est possible d'envoyer l'invitation directement par cet encart.

Le statut de l'envoi passera ainsi de "non transmise" à "transmise" et le statut devient instantanément "En attente d'activation".

Une fois l'espace personnel activé, le statut passe en "Actif".

Au besoin, l'administrateur peut également désactiver l'espace d'un salarié en modifiant le statut :

Pour activer ou désactiver en masse, l'administrateur doit sélectionner les salariés concernés puis cliquer sur "Activer l'accès" ou "Désactiver l'accès". Il est également possible d'envoyer les invitations de création de compte en masse :

L'administrateur peut suivre les états d'activation des espaces mySilae :

Actif : Le salarié a activé son compte
En attente d'activation : Le salarié a reçu le mail de bienvenue mais ne s'est pas encore connecté
Inactif : Le salarié n'a pas reçu le mail de bienvenue ou son compte a été désactivé

⚠️ Attention :

Seuls les salariés disposant d’un compte actif sont visibles dans l’agenda mySilae Entreprise.
En l’absence d’activation de leur compte, ils ne peuvent pas y apparaître.

Gestion des équipes

Equipes managériales

Cette étape est indispensable pour permettre aux utilisateurs d'utiliser pleinement les modules "Absences et mobilité" et "Entretiens" :

Module Absences et mobilité : Les managers des équipes seront les seules personnes habilitées à gérer les demandes d'absences et de télétravail des membres de leur équipe, et seront automatiquement destinataires des notifications liées à ces demandes.

💡Pour en savoir plus, consulter la documentation suivante : Absences et mobilité

Module Entretiens : Les managers des équipes seront automatiquement désignés comme contributeur des entretiens. Il sera toutefois possible de déléguer cette tâche à une autre personne en la sélectionnant dans une liste déroulante accessible depuis le module "Entretiens" au moment de la création d'un entretien unitaire ou d'une campagne d'entretiens.

💡Pour en savoir plus, consulter la documentation suivante : Entretiens

A partir du menu Configuration > Equipes > "Equipes managériales", l'administrateur référent peut :

Créer, modifier, supprimer des équipes
Affecter des membres à un manager

Indicateurs sur les salariés non affectés à une équipe.
Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante.
Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe.
Bouton permettant de créer une nouvelle équipe.

Lors de la création d'une nouvelle équipe, il convient de sélectionner un manager dans la liste déroulante :

📌 À noter :

L'icône permet d'identifier les managers externes (contacts). Ces profils désignent des managers non salariés du dossier ou encore à des managers qui souhaitent gérer leur espace manager avec une adresse mail différente de leur espace personnel.
Une personne ne peut être manager que d'une seule équipe.
Une équipe ne peut avoir qu'un seul manager.

A l'étape suivante, sélectionnez les membres de l'équipe :

Si un salarié était membre d'une autre équipe, il sera basculé dans cette nouvelle équipe.

📌 À noter :

Si le module "Absences et mobilité" est activé et que les salariés sont autorisés à voir les agendas des membres de leur équipe, alors ils auront accès par défaut aux agendas des membres des équipes configurées dans ce menu. Il est toutefois possible de personnaliser la visualisation des agendas en configurant des équipes transverses.

Délégation

Il est possible de désigner un manager délégué qui remplacera le manager principal de l’équipe managériale en cas d’absence. Ainsi, les processus de validation pourront être confiés à ce manager délégué.

Les notifications seront alors envoyées à la fois au manager principal et au manager délégué.

⚠️ Attention :

Dans la liste des managers délégués, on retrouve uniquement les salariés qui sont déjà désignés comme managers d’une autre équipe.

📌 À noter :

La désignation d’un délégué dépend du mode de délégation choisi par le manager :
- Désactivé
- Tout le temps
- En cas d’absence
- Pour une période définie
Le manager délégué dispose des mêmes droits que le manager qu’il remplace : Il peut valider, refuser ou annuler les demandes.
Un seul manager peut être désigné comme délégué

👉 Pour en savoir plus, consultez l’article dédié au manager : Absences et mobilité : Espace manager – My Silae Entreprise

Equipes transverses

A partir du menu Configuration > Equipes > "Equipes transverses", il est possible de configurer des équipes pour modifier l'affichage des agendas, sans impacter les circuits de validation. Cette configuration est possible uniquement si le salarié est autorisé à voir le planning des membres de son équipes.

Cliquer sur "ajouter une équipe transverse" :

Puis renseigner un nom d'équipe et sélectionner les membres de cette équipe :

Les salariés sélectionnés verront donc leur planning d'absence respectif lorsqu'ils se connecteront à leur espace mySilae Entreprise.

Un salarié peut faire partie de plusieurs équipes transverses, dans ce cas, sur son espace personnel, il aura la distinction de ses différentes équipes :

Configurer les processus de validation multi-niveaux

A partir du menu Configuration > Absences et mobilité, l’administrateur référent ou les administrateurs référents complémentaires peuvent configurer la multi validation des absences. Les processus de validation sont séquentiels et permettent de sélectionner jusqu'à trois niveaux de validation :

Par défaut, les processus sont actifs et configurés avec un seul niveau de validation (manager N+1). Il est toutefois possible des les désactiver en cliquant sur les trois points en bout de ligne :

Définir les niveaux de validation en cliquant sur "Modifier" :
Configurer les niveaux de validation en cliquant sur "Ajouter un niveau" :
⚠️ Attention :
- Il est possible de configurer jusqu'à trois niveaux de validation uniquement.
- Dès lors qu'un administrateur est sélectionné en tant que Responsable de niveaux 1 ou 2, cela bloque la possibilité de créer un niveau supérieur. Il sera donc le dernier valideur possible.
Exemple dans le cas où le responsable de niveau 2 est un administrateur :

Thomas est manager d'une équipe (= Responsable de niveau 1)

Elise est désignée administrateur dans le processus de validation (= Responsable de niveau 2)

Rose est salariée et fait partie de l'équipe de Thomas.

1. Rose pose une absence.

2. Thomas, son N+1, reçoit une notification par mail et accepte la demande.

3. Elise reçoit une notification par mail l'invitant à accepter/refuser cette absence à son tour.

Conclusion : L'absence est définitivement validée. En cas de besoin, la salariée pourra toutefois faire une demande d'annulation, qui sera cette fois soumise à son N+1 uniquement.
Définir les responsables des différents niveaux :

Les rôles éligibles dans le processus de validation sont :
- Les managers, ayant été préalablement désignés dans l'onglet "Equipes".
- Les administrateurs, ayant le droit de "Saisie complète des absences" sélectionné dans leur fiche contact.
  
  ➡️ La désignation d'un responsable de niveau 1 est obligatoire. Le responsable N1 peut être le manager N+1 (salarié du dossier ou manager externe) ou un administrateur.
  
  ➡️ La désignation d'un responsable de niveau 2 est facultative. Le responsable N2 peut être le manager N+2 (salarié du dossier ou manager externe) ou un administrateur.
  
  ➡️La désignation d'un responsable de niveau 3 est facultative. Le responsable N3 est obligatoirement un administrateur.

📌 À noter : Ces actions doivent être réalisées pour chacun des deux modes de validation possibles :

Les absences sans justificatif obligatoire
Les absences avec justificatif obligatoire

Les absences avec ou sans justificatif obligatoire sont paramétrées par le gestionnaire de paie dans mySilae Paie lors du paramétrage du dossier.

Le détail des absences concernées s'affiche dans l'encart de configuration du processus de validation ci-dessous :

⚠️ Attention :

Si des équipes sont créées et que les processus de validation multi-niveaux sont désactivés, alors les absences saisies par les salariés membres d'une équipe seront validées automatiquement, sans validation préalable du manager ou de l'administrateur.

Gestion des contacts externes🆕

La gestion des contacts externes permet à l’administrateur référent d’ajouter des personnes extérieures à l’entreprise dans mySilae Entreprise.

Ces contacts peuvent ensuite être sélectionnés comme destinataires lors de l’envoi de documents en signature, même s’ils ne sont ni salariés ni administrateurs.

📚 Voir la fiche Signatures : Espace Administrateur référent🆕 – mySilae Entreprise

Délégation de la signature 🆕

La délégation de signature permet à l’administrateur référent d’autoriser certains salariés ou managers à utiliser la signature électronique.

Une fois ce droit activé, ils peuvent accéder au menu "Signatures", créer des dossiers de signature et envoyer des documents à signer à des destinataires internes ou externes.

📚 Voir la fiche Signatures : Espace Administrateur référent🆕 – mySilae Entreprise

Bon à savoir

L'administrateur référent n'est pas nécessairement administrateur sur les modules de mySilae Entreprise.

Seul le menu "Configuration" lui est exclusivement dédié.

Si d'autres modules sont activés sur le dossier, il convient de se référer aux guides d'utilisation de l'espace administrateur pour chacun des modules :

🎥 Formation vidéo

Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :

📚 Accéder à la formation vidéo : Formation administrateurs – mySilae Entreprise