Présentation de l'espace administrateur



L'espace administrateur est disponible uniquement sur l'application web.

Se connecter à son espace administrateur 

Un mail d'activation de l'espace administrateur est envoyé à l’utilisateur lorsque le profil est configuré dans Silae Paie :

Mail de bienvenu.png

Ce mail contient un identifiant donnant ainsi la possibilité à l'utilisateur de créer son mot de passe en cliquant sur "Mot de passe oublié" à l'ouverture de la page web de My Silae

page de connexion.png

Si l'administrateur est également salarié ou manager sur le dossier, l'accès à son espace administrateur peut se faire avec les mêmes identifiants de connexion que ceux de son espace personnel à partir de la page web My Silae. 

Cela permet à l'utilisateur de naviguer d'un espace à un autre depuis la même interface : 

Si l’administrateur a accès à plusieurs dossiers, il pourra switcher d’une entreprise à une autre :

📌 À noter :

Il est possible que les accès administrateur et manager soient dissociés de la connexion à l'espace personnel, dans ce cas il n'y aura pas de switch possible entre les espaces.

Voir l'article ci-contre : Un administrateur souhaite accéder à son espace My Silae avec un autre identifiant que celui de son espace personnel ou manager, comment faire ?

 

La page d'accueil 

Espace admin 2.png

  1. Le menu "Agenda de la société" permet à l'administrateur d'accéder aux plannings des salariés.
  2. Le menu « Cycle de paie » permet d’accéder à la saisie des "Variables et heures" ainsi qu’à la "Validation" des éléments variables de paie..
  3. Depuis le menu Document », l’administrateur peut consulter les bulletins de salaire des salariés.
  4. Enfin, le menu « Configuration » renvoie à la gestion des "Identifiants et accès" (ouvert à l'administrateur référent uniquement). 

L'agenda de la société

A partir de ce menu, l'administrateur peut accéder aux plannings de l’ensemble des salariés du dossier et consulter l'ensemble des absences et congés :

 

📌 À noter :

Selon les droits définis, l'administrateur peut ne visualiser que certains groupes de salariés (exemple : Les salariés cadres uniquement, ou encore un service en particulier).

Depuis cette interface, l’administrateur peut également :

  • Ajouter une absence pour un salarié en cliquant sur "Ajouter une absence" ou directement en cliquant sur l'agenda ;
  • Valider, refuser, supprimer des absences en cliquant dessus (hormis celles valorisées sur un bulletin de salaire).

💡Bon à savoir : Une légende est accessible en haut à droite.

Le cycle de paie 

Saisie des variables et heures

Variables

Depuis cet onglet, l’administrateur accède au tableau des variables récupéré de Silae Paie et à la possibilité de saisir des éléments variables de paie pour tous les salariés de la société ou pour certaines catégories de salariés :

EVP 1.png

S'il y a plus de 10 salariés, une pagination de 10 en 10 est créée. Un affichage par salarié(s) et une barre de recherche permettent à l’administrateur d’accéder à une saisie simplifiée.

EVP 3.png

📌 À noter :

La recherche se fait uniquement sur les noms et prénoms des salariés. 

Lors de la saisie de variables, des pastilles colorées alertent de la validité des valeurs enregistrées : 

  • Pastille rouge : La donnée renseignée est incorrecte ou manquante
  • Pastille bleue : Le chargement de la donnée est en cours
  • Pastille verte : La donnée renseignée est correcte et synchronisée dans Silae Paie

EVP 2.png

⚠️ Attention :

Pour sauvegarder une nouvelle saisie, il faut impérativement appuyer sur la touche "Entrée" de votre clavier.

En cliquant sur "Recharger", l'administrateur peut récupérer instantanément les variables saisis sur Silae Paie par le gestionnaire de paie. Cela n’aura aucune incidence sur les valeurs déjà saisies. 

C’est la dernière saisie qui sera prise en compte sur les paies.

Heures

Depuis cet onglet, un administrateur accède au tableau des HS/HC. Ils ont la possibilité de saisie des heures supplémentaires et complémentaires pour les salariés de la société ou en filtrant sur certains salariés : 

EVP 4.png

📌 À noter :

La liste des salariés visible par l'administrateur dépendra de ses droits configurés. 

 

Validation des variables 

Depuis l’onglet "Validation", l'administrateur retrouve la synthèse des variables et heures saisies pour tous les salariés. Les valeurs sont figées, toute modification doit se faire sur le menu "Variables et Heures". 

Lorsque l'administrateur a finalisé sa vérification, il peut valider définitivement en cliquant sur "Valider le cycle de paie" : 

EVP 5.png

EVP 6.png

Les bulletins brouillons seront automatiquement calculés si aucun masque n'a été appliqué sur certaines colonnes de variables de paie. Dans le cas contraire, le gestionnaire devra lancer le calcul dans Silae Paie.

Lorsque l’administrateur a finalisé la saisie des variables dans My Silae, le gestionnaire de paie est notifié par mail du compte rendu de validation. Pour cela, son adresse mail doit être renseignée dans le champ suivant :

⚠️ Attention :

Le gestionnaire de paie peut rouvrir la saisie des variables à partir de Silae Paie. 

Documents 

A partir de ce menu, l'administrateur peut consulter l'ensemble des bulletins de salaire des salariés. Des filtres de dates, par salariés et une recherche sont disponible : 

Documents 3.png

2 solutions de téléchargement sont possibles : soit générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique” soit générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”. 

Configuration

Gestion des équipes 

Les managers des équipes seront les personnes qui recevront les notifications lorsqu'un salarié de leur équipe fera une demande d'absence. 

A partir du menu Configuration > Equipes, l'administrateur référent peut : 

  • Créer, modifier, supprimer des équipes de congés et absences 
  • Affecter des membres à un manager 

Les managers des équipes seront les personnes qui recevront les notifications lorsqu'un salarié de leur équipe fera une demande d'absence. Ils pourront valider ou refuser les demandes à partir de leur espace manager My Silae. 

 

gestion des équipes.png

1 - Indicateurs sur le nombres de salariés non affectés à une équipe

2 - Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante 

3 - Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe

4 - Bouton permettant de créer une nouvelle équipe 

Lors de la création d'une nouvelle équipe, sélectionnez le manager et nommez l'équipe

📌 À noter :

Une personne ne peut être manager que d'une seule équipe.

Une équipe ne peut avoir qu'un seul manager.

Les noms d'équipes sont uniquement à titre indicatif et ne sont pas repris sur l'agenda de la société.

A l'étape suivante, sélectionnez les membres de l'équipe

Si un salarié était membre d'une autre équipe, il sera basculé dans cette nouvelle équipe. 

Valider la configuration. 

📌 À noter :

Si les salariés sont autorisés à voir les plannings d'absences des membres de leur équipe, ils verront par défaut les membres des équipes configurés dans ce menu. Il est possible de personnaliser la visualisation des plannings, pour cela, contactez le gestionnaire du dossier Silae Paie. 

 

Gestion des identifiants et accès  

A partir du menu Configuration > Identifiants et accès, l’administrateur référent peut : 

  • Choisir le mail de connexion que les salariés utiliseront pour se connecter à My Silae : Personnel ou professionnel ;
  • Renseigner et modifier les adresses mails professionnelles et personnelles des salariés ;
  • Activer et désactiver les espaces des salariés. Plusieurs statuts s’affichent : Actif / Inactif / En attente de validation).

Choisir le mail de connexion 

En haut de la page, l’administrateur peut définir l’identifiant de connexion des salariés de l’entreprise : mail professionnel ou personnel : 

Les adresses mails 

En cliquant sur la ligne d’un salarié, une fenêtre s’ouvre et permet à l’administrateur de modifier les adresses mails du salarié : 

Activer et désactiver les espaces 

En cliquant sur la ligne d'un salarié, l'administrateur peut activer ou désactiver l'espace d'un salarié en modifiant l'état du booléen : 

Pour activer ou désactiver en masse, l'administrateur doit sélectionner les salariés concernés puis cliquer sur "Activer l'accès" ou "Désactiver l'accès" : 

L'administrateur peut suivre les états des espaces My Silae : 

  • Actif : Le salarié a activé son compte 
  • En attente d'activation : Le salarié a reçu le mail de bienvenu mais ne s'est pas encore connecté 
  • Inactif : Le salarié n'a pas reçu le mail de bienvenu ou son compte a été désactivé

 

 

 

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 6 sur 9