Documents et bulletins : Espace administrateur

La page d'accueil 

Depuis la page d’accueil de l’espace administrateur, plusieurs menus permettent d’accéder aux différentes fonctionnalités de gestion.

Suivi Quotidien

Agenda de la société

Le menu Agenda de la société permet à l’administrateur d’accéder aux agendas d’absences des salariés.

Activité journalière

Le menu Activité journalière permet de gérer les feuilles de temps des salariés.

Absences et mobilité

Le menu Absences et mobilité permet de consulter et gérer les déclarations d’absence des salariés.

Paie

Cycle de paie

Le menu Cycle de paie permet d’accéder :

• à la saisie des variables de paie
• à la saisie des heures
• aux acomptes déclarés
• à la validation des éléments variables de paie
• à la validation des bulletins brouillons.

Documents

Bulletins de salaire

Depuis le menu Bulletins de salaire, l’administrateur peut :

• Consulter les bulletins de salaire des salariés
• Télécharger les bulletins
• Valider l’envoi des bulletins dans l’espace My Silae des salariés lorsque le mode de distribution est paramétré en Manuel.

Docs administratifs

Depuis le menu Documents administratifs, l’administrateur peut :

• Télécharger les fichiers de virement des salaires
• Accéder aux documents post-paie
• Consulter et partager des documents administratifs.

Signatures

Depuis le menu Signatures, l’administrateur peut créer des dossiers de signature afin de faire signer électroniquement des documents.

Exports

Le menu Exports permet d’exporter :

• Les compteurs de congés
• Les absences en vue liste
• Les feuilles de temps

Gestion RH

Liste des salariés

Le menu Liste des salariés permet à l’administrateur :

• De consulter et modifier les fiches salariés
• De partager des documents administratifs à un salarié 
• De créer un dossier de signature en mode rapide pour les documents de sortie.

Parcours entrées/sorties

Le menu Parcours entrées/sorties permet à l’administrateur de gérer les entrées et sorties des salariés.

Entretiens

Le menu Entretiens permet :

• La gestion centralisée des entretiens, y compris les entretiens réglementaires
• La création de formulaires
• L’import et l’export des modèles d’entretien.

Visites médicales

Le menu Visites médicales permet la gestion centralisée des visites médicales obligatoires des salariés.

Configuration 

Le menu Configuration permet d’accéder à :

• La gestion des identifiants et accès
• La gestion des équipes
• Au paramétrage des processus de validation des absences
• La création des contacts externes
• La délégation de signature.

Cycle de paie 

Validation des bulletins 

Dans le cadre du parcours de validation des bulletins dans My Silae, l'administrateur a plusieurs étapes à réaliser :

1. Se connecter à son espace My Silae dans lequel il retrouve l’ensemble des bulletins à valider depuis le menu « Paie»  > « Cycle de paie » > « Validation des bulletins » > onglet « A traiter » :

2. Il a alors la possibilité de consulter chaque bulletin et de le valider : Ou bien de le refuser en ajoutant un commentaire pour en préciser la raison :

   📌 À noter :

   Il est tout à fait possible de réaliser ces actions en masse. Dans le cas d’un refus, un seul commentaire pourra être saisi pour l’ensemble des bulletins refusés.

3. Depuis l’onglet « Terminé », l’administrateur consulte l’ensemble des bulletins traités : 

Plusieurs statuts sont disponibles :

Validé : Le bulletin est correct et validé par l’administrateur

Refusé : Le bulletin est incorrecte et refusé par l’administrateur 

Annulé : Ce statut apparaît dans les situations suivantes :

• Lorsque le bulletin a été recalculé par le gestionnaire de paie
• Lorsque le bulletin est supprimé par le gestionnaire de paie
• Lorsque le bulletin est finalisé par le gestionnaire de paie ou que la période de paie est clôturée et que l’administrateur ne l’a pas traité dans les délais

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”

Documents 

Bulletins de salaire

A partir de cet onglet, l'administrateur peut consulter, télécharger et distribuer l'ensemble des bulletins de salaire des salariés.

Des filtres par date, salarié, statut, groupe salariés et établissement et une recherche personnalisée sont disponibles : 

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”

Si la distribution des bulletins est en manuel, l'administrateur devra distribuer les bulletins aux salariés, soit individuellement ou en masse : 

Fichiers de virement

Accessible depuis le menu "Docs administratifs" > Onglet "Fichiers de virement", l'administrateur dispose des fonctionnalités suivantes :

• Téléchargement des fichiers de virement de salaires au format ZIP

• Définition d'une date de versement des salaires

  

• Téléchargement des fichiers de virement d'acomptes au format ZIP

  

Des filtres par période et par salarié sont disponibles pour télécharger les résultats.

📄Documents post paie

A partir du menu Docs administratifs > Onglet "Post-paie", l'administrateur peut télécharger les documents post paie.

Des filtres par mois sont également disponibles afin de faciliter la recherche et le téléchargement :

📂 Documents disponibles

Disponibles en format Excel et PDF : 

• Récapitulatif de paie
• Récapitulatif de paie détaillé (par salarié)
• Détail des cotisations
• Journal de paie
• Solde de repos
• Tableaux de charges
• Registre du personnel

Écritures comptables :

• Le format téléchargeable dépend du logiciel paramétré par votre gestionnaire de paie

Documents administratifs

Transmission de documents administratifs à l'ensemble de la société 

A partir du menu "Doc administratifs" > Onglet "Administratifs", l'administrateur peut :

• Visualiser tous les documents administratifs placés par le gestionnaire de paie dans mySilae Gestionnaire de paie (GED de la société)
• Importer des nouveaux documents en les associant à une catégorie. Ces documents seront également disponibles dans mySilae Gestionnaire de paie (dans la GED société)
• Transmettre les documents administratifs mis à disposition par son gestionnaire de paie ou ceux qu'il a ajouté lui-même, en les rendant visibles à l'ensemble des salariés de la société.

Des filtres sont disponibles : 

Pour ajouter des documents et les rendre visibles à l'ensemble des salariés il faut suivre ces étapes : 

1. Choisir une Catégorie
2. Ajouter un ou plusieurs fichier(s)
3. Cocher Visible par les salariés
4. Cliquer sur Valider

Pour rendre visibles à l'ensemble des salariés des documents administratifs déjà présents dans l'espace administrateur, il faut suivre ces étapes : 

1. Cliquer sur le menu contextuel à trois points
2. Choisir Afficher aux salariés 

Transmission de documents administratifs à un salarié 

🖊️Signature électronique (Parcours classique) 🆕

⚡Signer les documents de sortie - mode envoi rapide🆕

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de départs.

👉 Il s’agit d’une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

• ajouter des zones de texte

• positionner des paraphes

• ou personnaliser les emplacements de signature

🎥 Formation vidéo 

Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :

Autres modules disponibles 

• Absences et mobilité

• Saisie des variables
• Gestion des salariés
• Entretiens

Ces modules optionnels sont à activer dans Silae Paie par le gestionnaire du dossier.