Documents et bulletins : Espace administrateur

Cycle de paie 

Validation des bulletins 

Dans le cadre du parcours de validation des bulletins dans mySilae, l'administrateur a plusieurs étapes à réaliser :

1. Se connecter à son espace mySilae dans lequel il retrouve l’ensemble des bulletins à valider depuis le menu « Paie»  > « Cycle de paie » > « Validation des bulletins » > onglet « A traiter » :

2. Il a alors la possibilité de consulter chaque bulletin et de le valider : Ou bien de le refuser en ajoutant un commentaire pour en préciser la raison :

   📌 À noter :

   Il est tout à fait possible de réaliser ces actions en masse. Dans le cas d’un refus, un seul commentaire pourra être saisi pour l’ensemble des bulletins refusés.

3. Depuis l’onglet « Terminé », l’administrateur consulte l’ensemble des bulletins traités : 

Plusieurs statuts sont disponibles :

Validé : Le bulletin est correct et validé par l’administrateur

Refusé : Le bulletin est incorrecte et refusé par l’administrateur 

Annulé : Ce statut apparaît dans les situations suivantes :

• Lorsque le bulletin a été recalculé par le gestionnaire de paie
• Lorsque le bulletin est supprimé par le gestionnaire de paie
• Lorsque le bulletin est finalisé par le gestionnaire de paie ou que la période de paie est clôturée et que l’administrateur ne l’a pas traité dans les délais

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”

Bulletins de salaire

A partir de cet onglet, l'administrateur peut consulter, télécharger et distribuer l'ensemble des bulletins de salaire des salariés.

Des filtres par date, salarié, statut, groupe salariés et établissement et une recherche personnalisée sont disponibles : 

Deux solutions de téléchargement sont possibles :

• Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
• Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”

Si la distribution des bulletins est en manuel, l'administrateur devra distribuer les bulletins aux salariés, soit individuellement ou en masse : 

Documents administratifs 

Fichiers de virement

Accessible depuis le menu "Docs administratifs" > Onglet "Fichiers de virement", l'administrateur dispose des fonctionnalités suivantes :

• Téléchargement des fichiers de virement de salaires au format ZIP

• Définition d'une date de versement des salaires

  

• Téléchargement des fichiers de virement d'acomptes au format ZIP

  

Des filtres par période et par salarié sont disponibles pour télécharger les résultats.

Documents post paie

A partir du menu Docs administratifs > Onglet "Post-paie", l'administrateur peut : 

• Consulter les éditions mises à disposition par le gestionnaire du dossier  
  
• Télécharger les documents post paie 
  

📂 Documents disponibles

Disponibles en téléchargement en format Excel et PDF : 

• Récapitulatif de paie
• Récapitulatif de paie détaillé (par salarié)
• Détail des cotisations
• Journal de paie
• Solde de repos
• Tableaux de charges
• Registre du personnel

Disponible en téléchargement au format du logiciel comptable : 

• Écritures comptables 

Disponible uniquement si le gestionnaire de paie les a configuré en mise à disposition automatique : 

• Editions groupées
• Editions historiques 
• Editions SCALC 

Documents administratifs

Transmission de documents administratifs à l'ensemble de la société 

A partir du menu "Doc administratifs" > Onglet "Administratifs", l'administrateur peut :

• Visualiser tous les documents administratifs placés par le gestionnaire de paie dans mySilae Gestionnaire de paie (GED de la société)
• Importer des nouveaux documents en les associant à une catégorie. Ces documents seront également disponibles dans mySilae Gestionnaire de paie (dans la GED société)
• Transmettre les documents administratifs mis à disposition par son gestionnaire de paie ou ceux qu'il a ajouté lui-même, en les rendant visibles à l'ensemble des salariés de la société.

Des filtres sont disponibles : 

Pour ajouter des documents et les rendre visibles à l'ensemble des salariés il faut suivre ces étapes : 

1. Choisir une Catégorie
2. Ajouter un ou plusieurs fichier(s)
3. Cocher Visible par les salariés
4. Cliquer sur Valider

Pour rendre visibles à l'ensemble des salariés des documents administratifs déjà présents dans l'espace administrateur, il faut suivre ces étapes : 

1. Cliquer sur le menu contextuel à trois points
2. Choisir Afficher aux salariés 

Transmission de documents administratifs à un salarié 

🖊️Signature électronique (Parcours classique) 🆕

⚡Signer les documents de sortie - mode envoi rapide🆕

Le mode envoi rapide permet de signer rapidement les documents de sortie des salariés, sans configuration avancée des zones de signature.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux entreprises gérant un volume important de départs.

👉 Il s’agit d’une solution complémentaire au parcours classique de signature électronique, qui reste disponible si vous souhaitez :

• ajouter des zones de texte

• positionner des paraphes

• ou personnaliser les emplacements de signature

🎥 Formation vidéo 

Plusieurs vidéos de démonstration sont disponibles pour vous accompagner dans l’utilisation des différentes fonctionnalités de ce module :

Autres modules disponibles 

• Absences et mobilité

• Saisie des variables
• Gestion des salariés
• Entretiens

Ces modules optionnels sont à activer dans Silae Paie par le gestionnaire du dossier.