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La page d'accueil
- Le menu "Agenda de la société" permet à l'administrateur d'accéder aux agendas d'absences des salariés.
- Le menu « Cycle de paie » permet d’accéder à la saisie des "Variables et heures" ainsi qu’à la "Validation" des éléments variables de paie..
- Depuis le menu Document », l’administrateur peut consulter les bulletins de salaire des salariés.
- Enfin, le menu « Configuration » renvoie à la gestion des "Identifiants et accès" (ouvert à l'administrateur référent uniquement).
Cycle de paie
Validation des bulletins
Dans le cadre du parcours de validation des bulletins dans My Silae, l'administrateur a plusieurs étapes à réaliser :
- Se connecter à son espace My Silae dans lequel il retrouve l’ensemble des bulletins à valider depuis le menu « Cycle de paie » > « Validation des bulletins » > onglet « A traiter » :
- Il a alors la possibilité de consulter chaque bulletin et de le valider : Ou bien de le refuser en ajoutant un commentaire pour en préciser la raison :
📌 À noter :
Il est tout à fait possible de réaliser ces actions en masse. Dans le cas d’un refus, un seul commentaire pourra être saisi pour l’ensemble des bulletins refusés.
- Depuis l’onglet « Terminé », l’administrateur consulte l’ensemble des bulletins traités :
Plusieurs statuts sont disponibles :
Validé : Le bulletin est correct et validé par l’administrateur
Refusé : Le bulletin est incorrecte et refusé par l’administrateur
Annulé : Ce statut apparaît dans les situations suivantes :
- Lorsque le bulletin a été recalculé par le gestionnaire de paie
- Lorsque le bulletin est supprimé par le gestionnaire de paie
- Lorsque le bulletin est finalisé par le gestionnaire de paie ou que la période de paie est clôturée et que l’administrateur ne l’a pas traité dans les délais
Deux solutions de téléchargement sont possibles :
- Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
- Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”
Documents
Bulletins de salaire
A partir de cet onglet, l'administrateur peut consulter, télécharger et distribuer l'ensemble des bulletins de salaire des salariés.
Des filtres par date ou salarié et une recherche personnalisée sont disponibles :
Deux solutions de téléchargement sont possibles :
- Générer tous les bulletins de salaire sur un même PDF en cliquant sur “Télécharger un PDF unique”
- Générer un PDF par bulletin en cliquant sur “Télécharger plusieurs PDF”
Si la distribution des bulletins est en manuel, l'administrateur devra distribuer les bulletins aux salariés, soit individuellement ou en masse :
Fichiers de virement de salaire
A partir de cet onglet, l'administrateur peut télécharger les fichiers de virement de salaire, au format ZIP.
Des filtres par période, salarié sont disponibles :
L'administrateur peut également définir une date de versement des salaire.
Signatures
A partir de cet onglet, l'administrateur peut signer électroniquement les documents de sortie et les transmettre aux salariés pour signature.
Les documents de sortie concernés par la signature électronique sont :
- Le solde tout compte : à signer par l'administrateur et le salarié
- Le certificat de travail : à signer par l'administrateur uniquement
- L'attestation emploi rematérialisée (une fois que France Travail a effectué l'envoi) : à signer par l'administrateur uniquement
Tous les documents de sortie apparaissent avec des statuts :
- A envoyer : en attente d'être envoyé et signé
- Envoyé : signé et envoyé par l'administrateur et en attente de signature par le salarié
- Signé : Signé par tous les signataires. Un document Signé le reste, il ne peut pas changer de statut. Il ne peut pas être renvoyé
-
Expiré : La date d'expiration est passée ou le signataire s'est trompé 3 fois de date de naissance. L'administrateur peut renvoyer le document
Les salariés reçoivent une notification lorsqu'ils doivent signer un document. Les administrateurs reçoivent une notification par mail dès lors que le document a été signé par un salarié.
Des filtres sont disponibles afin de rechercher les documents souhaités.
L'administrateur peut consulter, télécharger et envoyer individuellement ou en masse les documents :
⚠️ Attention :
L'envoi en masse est possible uniquement si l'administrateur sélectionne plusieurs documents pour le même salarié.
Lors de l'envoi, d'un ou plusieurs documents, l'administrateur a la possibilité de :
- Modifier le mail sur lequel le lien sécurisé sera envoyé au salarié, par défaut c'est le mail personnel qui est renseigné
- Choisir la durée de validité du lien
- Ajouter un commentaire.
Il doit également cocher "En cochant cette case, j'accepte que ma signature soit ajoutée automatiquement à /aux document(s)." afin que l'envoi puisse se faire :
📌 À noter :
Si le message "Renseignez la date de naissance dans la fiche salarié ou contactez votre gestionnaire de paie" apparaît, l'administrateur devra ajouter la date de naissance du salarié ou demander au GP de lui donner les droits nécessaires pour partager les documents de sortie.
Automatiquement, la signature électronique de l'administrateur sera apposée sur le document :
📌 À noter :
L'encadré de la signature est fixe.
La signature est obligatoirement celle de l'administrateur qui envoi le document.
Configuration
Gestion des équipes
Cette étape est indispensable pour permettre aux utilisateurs d'utiliser pleinement le module Absences et mobilité.
Les managers des équipes seront les personnes qui recevront les notifications lorsqu'un salarié de leur équipe fera une demande d'absence.
A partir du menu Configuration > Equipes, l'administrateur référent peut :
- Créer, modifier, supprimer des équipes
- Affecter des membres à un manager
Les managers des équipes seront les personnes qui recevront les notifications lorsqu'un salarié de leur équipe fera une demande d'absence. Ils pourront valider ou refuser les demandes à partir de leur espace manager My Silae.
- Indicateurs sur le nombres de salariés non affectés à une équipe
- Bouton permettant de modifier ou supprimer une équipe existante
- Bouton permettant de masquer le menu indiquant les salariés non affectés à une équipe
- Bouton permettant de créer une nouvelle équipe
Lors de la création d'une nouvelle équipe, sélectionnez le manager et nommez l'équipe :
📌 À noter :
Une personne ne peut être manager que d'une seule équipe.
Une équipe ne peut avoir qu'un seul manager.
Les noms d'équipes sont uniquement à titre indicatif et ne sont pas repris sur l'agenda de la société.
A l'étape suivante, sélectionnez les membres de l'équipe :
Si un salarié était membre d'une autre équipe, il sera basculé dans cette nouvelle équipe.
Valider la configuration.
📌 À noter :
Si les salariés sont autorisés à voir les plannings d'absences des membres de leur équipe, ils verront par défaut les membres des équipes configurés dans ce menu. Il est possible de personnaliser la visualisation des agendas, pour cela, contactez le gestionnaire du dossier Silae Paie.
Gestion des identifiants et accès
A partir du menu Configuration > Identifiants et accès, l’administrateur référent peut :
- Choisir le mail de connexion que les salariés utiliseront pour se connecter à My Silae : Personnel ou professionnel ;
- Envoyer une invitation aux salariés;
- Renseigner et modifier les adresses mails professionnelles et personnelles des salariés;
- Activer et désactiver les espaces des salariés. Plusieurs statuts s’affichent : Actif / Inactif / En attente d'activation.
Choisir le mail de connexion
En haut de la page, l’administrateur peut définir l’identifiant de connexion des salariés de l’entreprise : mail professionnel ou personnel :
En cliquant sur la ligne d’un salarié, une fenêtre s’ouvre et permet à l’administrateur de :
- Configurer l'identifiant de connexion
- Inviter le salarié à accéder à son espace
- Activer l'espace personnel
Configurer l'identifiant de connexion
Dans cette partie, est mentionné le type de mail utilisé pour envoyer l'invitation au salarié. Il est possible de modifier l'adresse e-mail. En cliquant sur "Enregistrer", un message apparaît et propose deux modes de validation:
- Valider seulement la modification
- Valider et envoyer l'invitation (recommandé)
Inviter le salarié à accéder à son espace
Si l'invitation n'a pas été transmise lors de l'enregistrement de l'identifiant de connexion alors il est possible d'envoyer l'invitation directement par cet encart.
Le statut de l'envoi passera ainsi de "non transmise" à "transmise".
En cas de modification, l'administrateur peut cliquer sur "Renvoyer l'invitation".
Activer l'espace personnel
Le statut d'activation apparaît "Inactif" lorsque l'invitation n'a pas été envoyée. Quand l'invitation est transmise au salarié, le statut devient instantanément "En attente d'activation".
Une fois son espace personnel activé, le statut passe de "En attente d'activation" à "Actif".
L'administrateur peut également désactiver l'espace d'un salarié en modifiant le statut.
Pour activer ou désactiver en masse, l'administrateur doit sélectionner les salariés concernés puis cliquer sur "Activer l'accès" ou "Désactiver l'accès" :
L'administrateur peut suivre les états des espaces My Silae :
- Actif : Le salarié a activé son compte
- En attente d'activation : Le salarié a reçu le mail de bienvenu mais ne s'est pas encore connecté
- Inactif : Le salarié n'a pas reçu le mail de bienvenu ou son compte a été désactivé
📌 À noter :
Si le salarié n'a pas reçu le mail avec le code d'activation, il faudra cliquer sur "renvoyer l'invitation".
Autres modules disponibles
Ces modules optionnels sont à activer dans Silae Paie par le gestionnaire du dossier.