FAQ Utilisateurs

Deux modes de connexion sont disponibles sur mySilae Entreprise :

• Identifiants / mot de passe — connexion classique avec un e-mail et un mot de passe créés spécifiquement pour la plateforme.
• Authentification externe — connexion via un compte Microsoft (Azure AD) ou Google. L'adresse e-mail du compte utilisateur doit être associée à l'un de ces fournisseurs.

Vous ne parvenez pas à vous connecter à la plateforme mySilae ? Voici les problèmes les plus courants et comment les résoudre :
 

Je suis un nouvel utilisateur, je ne parviens pas à activer mon compte mySilae

L'activation de votre compte mySilae est disponible uniquement si vous avez reçu une invitation par e-mail (« Bienvenue sur My Silae »). Votre identifiant est l'adresse e-mail sur laquelle vous avez reçu cette invitation.

Si vous n'avez pas reçu d'e-mail d'invitation, rapprochez-vous de votre employeur ou de votre gestionnaire de paie. Ceux-ci pourront vous communiquer les informations relatives à votre compte mySilae.

Je ne me souviens plus de mes identifiants de connexion

Je ne connais pas mon adresse e-mail de connexion

Votre compte mySilae est associé à une adresse e-mail, personnelle ou professionnelle. Si vous ne savez pas laquelle utiliser, rapprochez-vous de votre administrateur mySilae : l'information est disponible dans son espace Administrateur, menu Configuration > Identifiants et accès.

J'ai oublié mon mot de passe

Vous pouvez modifier votre mot de passe à tout moment depuis l'écran de connexion mySilae en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Renseignez votre adresse e-mail et un code de confirmation vous sera envoyé pour définir un nouveau mot de passe.

Je ne reçois pas le code d'activation

Un code d'activation est requis pour définir un mot de passe lors de l'activation de votre compte (nouvel utilisateur) ou lors de la réinitialisation de votre mot de passe.

Si vous ne recevez pas cet e-mail :

• Vérifiez qu'aucune faute d'orthographe ne s'est glissée dans l'adresse e-mail saisie.
• Si l'adresse est correcte, il est possible qu'elle ne soit pas celle associée à votre compte, ou que votre compte soit encore en attente d'activation. Contactez l'administrateur mySilae de votre société pour plus d'informations.

Message d'erreur « Aucun droits d'accès configurés »

Vos identifiants sont corrects mais ce message s'affiche lors de la connexion ? Cette erreur dépend de la configuration de votre compte et du contexte interne de votre société. Rapprochez-vous de votre employeur ou de votre gestionnaire de paie.

Il existe deux manières de réinitialiser son mot de passe :

1. « J'ai oublié mon mot de passe »

Depuis l'interface de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un lien de réinitialisation vous sera alors envoyé par mail.

2. « Je souhaite modifier mon mot de passe »

Rendez-vous dans « Mon compte » en cliquant sur votre nom et prénom en haut à droite de votre interface d'accueil. Cliquez ensuite sur « Connexion et sécurité » dans le menu de gauche, renseignez votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur « Modifier le mot de passe ».

Cette situation se présente notamment lorsque le salarié n'a pas encore activé son espace personnel et ne retrouve plus le mail d'activation. Deux solutions existent :

1. En tant que gestionnaire de paie, se connecter en tant que l'administrateur référent :

   

   Se rendre dans le menu Configuration > Identifiants et accès, désactiver l'espace du salarié puis valider :

   

   Puis réactiver l'accès et valider à nouveau :

   

2. Le salarié peut se rendre sur l'application mySilae, cliquer sur Mot de passe oublié et suivre la procédure d'initialisation de mot de passe.

Dans ce second cas, ne pas oublier de lui transmettre son identifiant de connexion.

Lorsque les bulletins sont prêts et distribués par le gestionnaire du dossier de paie, les administrateurs reçoivent un mail leur indiquant que les bulletins sont prêts :

Sur mySilae Entreprise, les bulletins seront disponibles à partir du menu Bulletins de salaire de l'espace administrateur :

Si l'administrateur souhaite que les salariés puissent accéder à leurs bulletins via mySilae Entreprise, il suffit d'activer les espaces de ces derniers.

Se rendre sur le menu Configuration > Identifiants et accès et activer les espaces des salariés :

Les salariés recevront un mail de bienvenue et pourront accéder à leurs bulletins de salaire via le menu Bulletins de salaire :

Lorsque les bulletins sont mis à disposition et distribués par le gestionnaire du dossier de paie, les administrateurs reçoivent un mail leur indiquant que les bulletins sont disponibles dans leur espace mySilae :

Une fois connecté, l'administrateur peut consulter les bulletins des salariés depuis le menu Bulletins de salaire de son espace administrateur :

3 fonctionnalités sont disponibles :

• Consultation des bulletins
• Téléchargement individuel des bulletins
• Téléchargement en masse des bulletins :
  • Téléchargement d'un PDF unique : génère tous les bulletins de salaire dans un seul PDF
  • Téléchargement de plusieurs PDF : génère un PDF par bulletin

Mettre à disposition les bulletins de salaire

Il est possible de partager les bulletins de salaire à un salarié présent ou sorti. Pour cela :

1. Activer le module Gestion des salariés
2. Nommer des administrateurs sur ce module
3. Les administrateurs auront alors la possibilité de partager des documents depuis leur espace mySilae Entreprise

Mettre à disposition les documents de sortie

Il est possible de mettre à disposition des salariés sortis quatre documents signés électroniquement :

• Le solde tout compte
• Le certificat de travail
• L'attestation Employeur dématérialisée (une fois que France Travail a effectué l'envoi)
• L'attestation journée de solidarité (réalisée ou non réalisée)

Pour mettre ces documents à disposition :

1. Activer la signature électronique (module Documents et bulletins)
2. Attribuer le droit Signature électronique des documents aux administrateurs
3. Les administrateurs auront alors la possibilité de signer des documents électroniquement et de les partager aux salariés

Que le mode de distribution des bulletins soit manuel ou automatique, les salariés sont notifiés dès lors que leur bulletin est disponible dans leur espace.

Une notification par e-mail est envoyée :

Une notification mobile est également envoyée (si les notifications mobiles sont activées) :

Les tableaux suivants indiquent où sont stockés les documents envoyés en signature dans mySilae Entreprise, selon le type de document sélectionné et le profil du créateur.

Seuls les salariés disposant des droits appropriés peuvent modifier leurs informations depuis leur espace personnel Mon compte sur mySilae Entreprise.

📝 Champs « Informations salarié » modifiables :

• Civilité
• Situation familiale
• Département de naissance
• Commune de naissance
• Téléphone portable personnel
• Téléphone portable professionnel
• Ville
• Numéro / Détail (bis, ter, etc.) / Adresse
• Complément d'adresse
• Contact d'urgence
• Conjoint
• RIB (avec ajout d'un fichier justificatif)

Seuls les administrateurs disposant des droits appropriés pourront modifier les fiches salariés. Ces modifications sont accessibles depuis le menu Liste des salariés sur mySilae Entreprise.

📝 Champs « Informations personnelles » modifiables :

• Civilité
• Nom usuel
• Situation familiale
• Nom marital
• Pays de nationalité
• Téléphone portable personnel
• Téléphone portable professionnel
• Ville
• Numéro / Détail (bis, ter, etc.) / Adresse
• Complément d'adresse
• Iban

📝 Champs « Coordonnées bancaires » modifiables :

• RIB

📝 Champs « Informations salarié » modifiables :

• Axes analytiques
• Fin de la première période d'essai
• Fin de la seconde période d'essai
• Travailleur handicapé
• Salarié bénéficiant d'un suivi individuel renforcé
• Titulaire d'un titre de séjour en cours de validité

Les absences posées dans mySilae Entreprise peuvent être synchronisées dans les agendas Outlook. Pour cela, chaque salarié doit activer manuellement cette synchronisation depuis le menu Mon compte de son espace personnel.

Il existe deux types de managers dans mySilae Entreprise :

• Manager salarié du dossier
• Manager externe

Manager salarié du dossier

Un salarié devient manager lorsqu'il est ajouté à une équipe managériale comme tel.

Exemple :
Cécile est rattachée à Thomas (manager salarié N+1) qui est lui-même rattaché à Antoine (N+2).
Dans ce cas, Antoine pourra visualiser l'agenda de Cécile (N-2).

Manager externe

Lorsqu'un manager veut recevoir les demandes d'absence sur une autre adresse e-mail, cela nécessite la création d'une fiche contact dans mySilae Paie.

Ce profil est donc indépendant de son profil salarié puisqu'il n'est pas géré en paie.

Exemple :

• Cécile est rattachée à Thomas (manager externe N+1) ;
• Thomas en tant que salarié est rattaché à Antoine (N+1).

Dans ce cas, Antoine ne pourra pas visualiser l'agenda de Cécile.

Schéma représentant les workflows de demandes d'absences

Légende

Dans le cas où l'une des deux parties refuse de signer l'entretien, elle doit l'indiquer à la fin de l'entretien en cochant Je refuse de signer, puis en indiquer le motif :

Deux situations peuvent expliquer ce blocage :

• Une saisie d'activité est en cours de validation sur la semaine concernée : il est impossible d'affecter une grille horaire tant que la feuille de temps n'est pas validée ou rejetée.
• La période de paie est déjà clôturée : l'assignation n'est pas autorisée sur une période dont les bulletins ont été calculés.

Les temps saisis par le salarié sont stockés dans une table temporaire et ne sont pris en compte qu'après validation par l'administrateur. L'administrateur conserve ainsi le contrôle total avant intégration en paie.

Non, une feuille de temps validée est irréversible. Cependant, les données restent modifiables en paie.

Une fenêtre de confirmation s'affiche avant la validation définitive :

Une feuille de temps non validée avant le calcul du bulletin est automatiquement intégrée au bulletin du mois suivant.

Non, il n'est pas possible de modifier une grille qui a été publiée au moins une fois.

Tous les salariés avec un contrat en cours sont affichés, à l'exception des salariés en forfait jours. Cela inclut les salariés pour lesquels la saisie de l'activité journalière n'est pas activée : ils apparaissent dans le tableau et l'administrateur référent peut leur assigner une grille horaire.

Oui. Il suffit de sélectionner une nouvelle grille sur la semaine concernée et de cliquer sur Modifier cette assignation.

En activant la récurrence lors de l'assignation du planning. Il suffit de définir la fréquence souhaitée et la date de fin : le planning se reconduit alors automatiquement, sans aucune intervention supplémentaire.

Le planning est en brouillon tant qu'il n'a pas été publié. Il faut obligatoirement cliquer sur Publier pour que les salariés puissent voir leurs horaires.

Cet état indique que la grille a été publiée puis supprimée, mais que le nouveau planning est encore en brouillon. Il faut cliquer sur Publier pour finaliser la suppression et pouvoir réassigner une nouvelle grille sur cette semaine.

Oui. Une fois le planning publié, les horaires des grilles assignées se préremplissent automatiquement sur les feuilles de temps du salarié et de l'administrateur. Le salarié n'a plus qu'à vérifier et envoyer sa feuille de temps.

Oui, c'est tout à fait normal. Après l'activation du module Acomptes, un délai est nécessaire pour permettre au partenaire bancaire de valider le compte de paiement.

Pendant cette période, le représentant légal doit finaliser son parcours d'identification et confirmer qu'il a transmis le mandat de prélèvement à sa banque. Une fois ces étapes réalisées et le prélèvement initial effectué avec succès, le compte de paiement est activé et le module Acomptes devient accessible aux salariés.

Non. Les demandes d'acompte sont entièrement automatisées et ne nécessitent aucune validation du représentant légal.

Dès lors que le salarié est éligible et que les conditions du module sont remplies, le versement est déclenché automatiquement.

Pour comprendre en détail le calcul du montant disponible, les formules utilisées, les éléments pris en compte ainsi que des exemples concrets, consultez la documentation dédiée : Acomptes : Calcul du montant disponible.

L'ensemble des conditions à remplir ainsi que les situations entraînant une exclusion automatique sont détaillés dans la documentation dédiée : Acomptes : Salarié éligible.

Pour demander un changement de représentant légal, adressez une demande au support en y joignant les informations et documents suivants.

Objet du ticket

Changement de Représentant Légal - Nom de la société - Siren

Informations sur le nouveau représentant légal

• Nom et prénom ;
• Fonction occupée (Président, Gérant, Directeur Général, etc.).

Documents à joindre

• Pièce d'identité du nouveau représentant légal (recto-verso, en couleur) ;
• Extrait Kbis à jour de la société.

Indiquez également si le nouveau représentant légal figure sur le Kbis : ☐ Oui ☐ Non.

Traitement de la demande

Une fois le dossier complet reçu, le support le transmet au partenaire bancaire, qui procède aux vérifications réglementaires nécessaires avant de valider le changement de représentant légal.