FAQ Utilisateurs

Deux modes de connexion sont disponibles sur mySilae Entreprise :

• Identifiants / mot de passe — connexion classique avec un e-mail et un mot de passe créés spécifiquement pour la plateforme.
• Authentification externe — connexion via un compte Microsoft (Azure AD) ou Google. L'adresse e-mail du compte utilisateur doit être associée à l'un de ces fournisseurs.

Avec la connexion via login social, mySilae Entreprise ne vérifie plus elle-même l'identité de l'utilisateur : elle délègue cette vérification à Google Workspace ou Microsoft Entra ID, via les protocoles standards OAuth 2.0 et OpenID Connect (OIDC). 

Concrètement, la connexion se déroule en 4 étapes :

1. Le collaborateur clique sur « Se connecter » sur mySilae Entreprise.
2. mySilae Entreprise le redirige vers son fournisseur d'identité (Google ou Microsoft). Une approbation administrateur peut être requise, voir la partie "activer le login social avec Microsoft Entra ID" : 
   
3. Le fournisseur d'identité vérifie qui il est — en appliquant au passage toutes ses propres règles de sécurité (MFA, restriction géographique, conformité de l'appareil, revalidation périodique) — puis renvoie à mySilae Entreprise un jeton signé attestant de son identité. 
   
4. mySilae Entreprise vérifie ce jeton et ouvre la session. mySilae Entreprise ne voit jamais le mot de passe ni le processus d'authentification : elle fait confiance au jeton signé.
   

Ce que ça apporte : 

C'est l'avantage architectural central du login social : toute politique de sécurité activée par l'organisation sur son tenant Google Workspace ou Microsoft Entra ID s'applique automatiquement à mySilae Entreprise, sans configuration supplémentaire de notre part.

• MFA natif — si l'organisation impose l'authentification multi-facteurs sur son fournisseur d'identité, chaque connexion à mySilae déclenchera le second facteur, quelle que soit la méthode configurée : TOTP, SMS, clé, biométrie... La contrainte s'applique immédiatement, sans développement de notre côté.

• Accès conditionnel (géofencing, conformité des appareils, revalidation périodique, plage horaire) — les politiques définies chez l'IdP s'appliquent automatiquement à mySilae comme à toute application enregistrée dans le tenant. Chez Microsoft Entra ID, ce sont les Conditional Access Policies ; chez Google Workspace, les règles d'accès contextuel.

• Révocation instantanée — lorsqu'un compte est désactivé ou supprimé dans l'annuaire (départ d'un collaborateur, suspension), toute tentative de connexion à mySilae via ce compte est immédiatement bloquée par le fournisseur d'identité, avant même l'émission d'un jeton.

• Conformité normative — en déléguant l'authentification à Google Workspace ou Microsoft Entra ID, mySilae hérite de leurs certifications :

  • Google Workspace : ISO 27001, SOC 2 Type II, GDPR, FedRAMP (US)
  • Microsoft Entra ID : ISO 27001, 27017, 27018, SOC 1/2/3, GDPR, HDS, FedRAMP High

Toute évolution de ces politiques chez le fournisseur d'identité s'applique instantanément à mySilae, sans développement supplémentaire.

Comment l'activer ? 

L'activation se fait en deux temps : d'abord côté fournisseur d'identité, puis côté console admin mySilae. La procédure diffère selon que le client utilise Google Workspace ou Microsoft Entra ID. 

• Les comptes collaborateurs doivent déjà exister dans mySilae, avec la même adresse e-mail que leur compte Google ou Microsoft. 
• Il est recommandé de restreindre l'accès au domaine de l'organisation, côté IdP et côté mySilae, pour éviter toute tentative de connexion avec un compte personnel.

Activer le login social avec Google Workspace

1. Dans la console d'administration Google Workspace, ouvrir la configuration de l'écran de consentement OAuth.
2. Restreindre l'authentification au domaine de l'organisation, pour empêcher des comptes personnels (@gmail.com) de tenter une connexion. 
3. Dans la console admin mySilae, activer l'option de login social Google et renseigner le ou les domaines autorisés. Tout jeton dont le claim hd ne correspond pas est automatiquement rejeté.

Activer le login social avec Microsoft Entra ID

1. Dans Microsoft Entra ID (Azure AD), ouvrir la section « API permissions » de l'application mySilae. 
2. Cliquer sur « Grant admin consent for [nom de l'organisation] » puis confirmer. Cela pré-approuve l'application pour tout le tenant : les utilisateurs n'ont plus de fenêtre de consentement à valider à leur première connexion.
3. Dans la console admin mySilae, activer l'option de login social Microsoft et renseigner le ou les domaines autorisés.

Vous ne parvenez pas à vous connecter à la plateforme mySilae ? Voici les problèmes les plus courants et comment les résoudre :
 

Je suis un nouvel utilisateur, je ne parviens pas à activer mon compte mySilae

L'activation de votre compte mySilae est disponible uniquement si vous avez reçu une invitation par e-mail (« Bienvenue sur My Silae »). Votre identifiant est l'adresse e-mail sur laquelle vous avez reçu cette invitation.

Si vous n'avez pas reçu d'e-mail d'invitation, rapprochez-vous de votre employeur ou de votre gestionnaire de paie. Ceux-ci pourront vous communiquer les informations relatives à votre compte mySilae.

Je ne me souviens plus de mes identifiants de connexion

Je ne connais pas mon adresse e-mail de connexion

Votre compte mySilae est associé à une adresse e-mail, personnelle ou professionnelle. Si vous ne savez pas laquelle utiliser, rapprochez-vous de votre administrateur mySilae : l'information est disponible dans son espace Administrateur, menu Configuration > Identifiants et accès.

J'ai oublié mon mot de passe

Vous pouvez modifier votre mot de passe à tout moment depuis l'écran de connexion mySilae en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Renseignez votre adresse e-mail et un code de confirmation vous sera envoyé pour définir un nouveau mot de passe.

Je ne reçois pas le code d'activation

Un code d'activation est requis pour définir un mot de passe lors de l'activation de votre compte (nouvel utilisateur) ou lors de la réinitialisation de votre mot de passe.

Si vous ne recevez pas cet e-mail :

• Vérifiez qu'aucune faute d'orthographe ne s'est glissée dans l'adresse e-mail saisie.
• Si l'adresse est correcte, il est possible qu'elle ne soit pas celle associée à votre compte, ou que votre compte soit encore en attente d'activation. Contactez l'administrateur mySilae de votre société pour plus d'informations.

Message d'erreur « Aucun droits d'accès configurés »

Vos identifiants sont corrects mais ce message s'affiche lors de la connexion ? Cette erreur dépend de la configuration de votre compte et du contexte interne de votre société. Rapprochez-vous de votre employeur ou de votre gestionnaire de paie.

Il existe deux manières de réinitialiser son mot de passe :

1. « J'ai oublié mon mot de passe »

Depuis l'interface de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un lien de réinitialisation vous sera alors envoyé par mail.

2. « Je souhaite modifier mon mot de passe »

Rendez-vous dans « Mon compte » en cliquant sur votre nom et prénom en haut à droite de votre interface d'accueil. Cliquez ensuite sur « Connexion et sécurité » dans le menu de gauche, renseignez votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur « Modifier le mot de passe ».

Cette situation se présente notamment lorsque le salarié n'a pas encore activé son espace personnel et ne retrouve plus le mail d'activation. Deux solutions existent :

1. En tant que gestionnaire de paie, se connecter en tant que l'administrateur référent :

   

   Se rendre dans le menu Configuration > Identifiants et accès, désactiver l'espace du salarié puis valider :

   

   Puis réactiver l'accès et valider à nouveau :

   

2. Le salarié peut se rendre sur l'application mySilae, cliquer sur Mot de passe oublié et suivre la procédure d'initialisation de mot de passe.

Dans ce second cas, ne pas oublier de lui transmettre son identifiant de connexion.

Lorsque les bulletins sont prêts et distribués par le gestionnaire du dossier de paie, les administrateurs reçoivent un mail leur indiquant que les bulletins sont prêts :

Sur mySilae Entreprise, les bulletins seront disponibles à partir du menu Bulletins de salaire de l'espace administrateur :

Si l'administrateur souhaite que les salariés puissent accéder à leurs bulletins via mySilae Entreprise, il suffit d'activer les espaces de ces derniers.

Se rendre sur le menu Configuration > Identifiants et accès et activer les espaces des salariés :

Les salariés recevront un mail de bienvenue et pourront accéder à leurs bulletins de salaire via le menu Bulletins de salaire :

Lorsque les bulletins sont mis à disposition et distribués par le gestionnaire du dossier de paie, les administrateurs reçoivent un mail leur indiquant que les bulletins sont disponibles dans leur espace mySilae :

Une fois connecté, l'administrateur peut consulter les bulletins des salariés depuis le menu Bulletins de salaire de son espace administrateur :

3 fonctionnalités sont disponibles :

• Consultation des bulletins
• Téléchargement individuel des bulletins
• Téléchargement en masse des bulletins :
  • Téléchargement d'un PDF unique : génère tous les bulletins de salaire dans un seul PDF
  • Téléchargement de plusieurs PDF : génère un PDF par bulletin

Mettre à disposition les bulletins de salaire

Il est possible de partager les bulletins de salaire à un salarié présent ou sorti. Pour cela :

1. Activer le module Gestion des salariés
2. Nommer des administrateurs sur ce module
3. Les administrateurs auront alors la possibilité de partager des documents depuis leur espace mySilae Entreprise

Mettre à disposition les documents de sortie

Il est possible de mettre à disposition des salariés sortis quatre documents signés électroniquement :

• Le solde tout compte
• Le certificat de travail
• L'attestation Employeur dématérialisée (une fois que France Travail a effectué l'envoi)
• L'attestation journée de solidarité (réalisée ou non réalisée)

Pour mettre ces documents à disposition :

1. Activer la signature électronique (module Documents et bulletins)
2. Attribuer le droit Signature électronique des documents aux administrateurs
3. Les administrateurs auront alors la possibilité de signer des documents électroniquement et de les partager aux salariés

Que le mode de distribution des bulletins soit manuel ou automatique, les salariés sont notifiés dès lors que leur bulletin est disponible dans leur espace.

Une notification par e-mail est envoyée :

Une notification mobile est également envoyée (si les notifications mobiles sont activées) :

Les tableaux suivants indiquent où sont stockés les documents envoyés en signature dans mySilae Entreprise, selon le type de document sélectionné et le profil du créateur.

Seuls les salariés disposant des droits appropriés peuvent modifier leurs informations depuis leur espace personnel Mon compte sur mySilae Entreprise.

📝 Champs « Informations salarié » modifiables :

• Civilité
• Situation familiale
• Département de naissance
• Commune de naissance
• Téléphone portable personnel
• Téléphone portable professionnel
• Ville
• Numéro / Détail (bis, ter, etc.) / Adresse
• Complément d'adresse
• Contact d'urgence
• Conjoint
• RIB (avec ajout d'un fichier justificatif)

Seuls les administrateurs disposant des droits appropriés pourront modifier les fiches salariés. Ces modifications sont accessibles depuis le menu Liste des salariés sur mySilae Entreprise.

📝 Champs « Informations personnelles » modifiables :

• Civilité
• Nom usuel
• Situation familiale
• Nom marital
• Pays de nationalité
• Téléphone portable personnel
• Téléphone portable professionnel
• Ville
• Numéro / Détail (bis, ter, etc.) / Adresse
• Complément d'adresse
• Iban

📝 Champs « Coordonnées bancaires » modifiables :

• RIB

📝 Champs « Informations salarié » modifiables :

• Axes analytiques
• Fin de la première période d'essai
• Fin de la seconde période d'essai
• Travailleur handicapé
• Salarié bénéficiant d'un suivi individuel renforcé
• Titulaire d'un titre de séjour en cours de validité

Les absences posées dans mySilae Entreprise peuvent être synchronisées dans les agendas Outlook. Pour cela, chaque salarié doit activer manuellement cette synchronisation depuis le menu Mon compte de son espace personnel.

Il existe deux types de managers dans mySilae Entreprise :

• Manager salarié du dossier
• Manager externe

Manager salarié du dossier

Un salarié devient manager lorsqu'il est ajouté à une équipe managériale comme tel.

Exemple :
Cécile est rattachée à Thomas (manager salarié N+1) qui est lui-même rattaché à Antoine (N+2).
Dans ce cas, Antoine pourra visualiser l'agenda de Cécile (N-2).

Manager externe

Lorsqu'un manager veut recevoir les demandes d'absence sur une autre adresse e-mail, cela nécessite la création d'une fiche contact dans mySilae Paie.

Ce profil est donc indépendant de son profil salarié puisqu'il n'est pas géré en paie.

Exemple :

• Cécile est rattachée à Thomas (manager externe N+1) ;
• Thomas en tant que salarié est rattaché à Antoine (N+1).

Dans ce cas, Antoine ne pourra pas visualiser l'agenda de Cécile.

Schéma représentant les workflows de demandes d'absences

Légende

Dans le cas où l'une des deux parties refuse de signer l'entretien, elle doit l'indiquer à la fin de l'entretien en cochant Je refuse de signer, puis en indiquer le motif :

Deux situations peuvent expliquer ce blocage :

• Une saisie d'activité est en cours de validation sur la semaine concernée : il est impossible d'affecter une grille horaire tant que la feuille de temps n'est pas validée ou rejetée.
• La période de paie est déjà clôturée : l'assignation n'est pas autorisée sur une période dont les bulletins ont été calculés.

Les temps saisis par le salarié sont stockés dans une table temporaire et ne sont pris en compte qu'après validation par l'administrateur. L'administrateur conserve ainsi le contrôle total avant intégration en paie.

Non, une feuille de temps validée est irréversible. Cependant, les données restent modifiables en paie.

Une fenêtre de confirmation s'affiche avant la validation définitive :

Une feuille de temps non validée avant le calcul du bulletin est automatiquement intégrée au bulletin du mois suivant.

Non, il n'est pas possible de modifier une grille qui a été publiée au moins une fois.

Tous les salariés avec un contrat en cours sont affichés, à l'exception des salariés en forfait jours. Cela inclut les salariés pour lesquels la saisie de l'activité journalière n'est pas activée : ils apparaissent dans le tableau et l'administrateur référent peut leur assigner une grille horaire.

Oui. Il suffit de sélectionner une nouvelle grille sur la semaine concernée et de cliquer sur Modifier cette assignation.

En activant la récurrence lors de l'assignation du planning. Il suffit de définir la fréquence souhaitée et la date de fin : le planning se reconduit alors automatiquement, sans aucune intervention supplémentaire.

Le planning est en brouillon tant qu'il n'a pas été publié. Il faut obligatoirement cliquer sur Publier pour que les salariés puissent voir leurs horaires.

Cet état indique que la grille a été publiée puis supprimée, mais que le nouveau planning est encore en brouillon. Il faut cliquer sur Publier pour finaliser la suppression et pouvoir réassigner une nouvelle grille sur cette semaine.

Oui. Une fois le planning publié, les horaires des grilles assignées se préremplissent automatiquement sur les feuilles de temps du salarié et de l'administrateur. Le salarié n'a plus qu'à vérifier et envoyer sa feuille de temps.

Oui, c'est tout à fait normal. Après l'activation du module Acomptes, un délai est nécessaire pour permettre au partenaire bancaire de valider le compte de paiement.

Pendant cette période, le représentant légal doit finaliser son parcours d'identification et confirmer qu'il a transmis le mandat de prélèvement à sa banque. Une fois ces étapes réalisées et le prélèvement initial effectué avec succès, le compte de paiement est activé et le module Acomptes devient accessible aux salariés.

Non. Les demandes d'acompte sont entièrement automatisées et ne nécessitent aucune validation du représentant légal.

Dès lors que le salarié est éligible et que les conditions du module sont remplies, le versement est déclenché automatiquement.

Pour comprendre en détail le calcul du montant disponible, les formules utilisées, les éléments pris en compte ainsi que des exemples concrets, consultez la documentation dédiée : Acomptes : Calcul du montant disponible.

L'ensemble des conditions à remplir ainsi que les situations entraînant une exclusion automatique sont détaillés dans la documentation dédiée : Acomptes : Salarié éligible.

Pour demander un changement de représentant légal, adressez une demande au support en y joignant les informations et documents suivants.

Objet du ticket

Changement de Représentant Légal - Nom de la société - Siren

Informations sur le nouveau représentant légal

• Nom et prénom ;
• Fonction occupée (Président, Gérant, Directeur Général, etc.).

Documents à joindre

• Pièce d'identité du nouveau représentant légal (recto-verso, en couleur) ;
• Extrait Kbis à jour de la société.

Indiquez également si le nouveau représentant légal figure sur le Kbis : ☐ Oui ☐ Non.

Traitement de la demande

Une fois le dossier complet reçu, le support le transmet au partenaire bancaire, qui procède aux vérifications réglementaires nécessaires avant de valider le changement de représentant légal.

À la suite de la modification du RIB d'un collaborateur, le représentant légal reçoit automatiquement un e-mail dont l'objet est « IBAN à synchroniser pour les acomptes ».

Afin d'assurer le versement des demandes d'acompte de ce salarié, ses nouvelles coordonnées bancaires doivent être transmises et synchronisées avec le compte de paiement dédié aux acomptes. Tant que cette synchronisation n'a pas été réalisée, le collaborateur ne peut pas effectuer de demande d'acompte.

Le représentant légal clique sur le lien Synchroniser l'IBAN présent dans l'e-mail, ce qui le redirige vers mySilae Entreprise.

Il clique ensuite sur Synchroniser. Le système l'invite alors à consulter son smartphone et à suivre les étapes indiquées pour confirmer sa demande.

Une fois la confirmation effectuée, le nouvel IBAN du collaborateur est synchronisé et à jour. Le collaborateur peut alors de nouveau effectuer une demande d'acompte.

Oui, les demandes d'acompte sont accessibles uniquement pendant une période définie par l'entreprise.

Ce paramétrage est accessible depuis la paie et permet de définir la date d'ouverture des demandes. La période se clôture automatiquement dès le lancement du calcul de la paie, mais elle peut également être fermée plus tôt si nécessaire.

Vous définissez un seuil minimum à conserver sur le compte de paiement, par exemple 20 500 €.

Chaque soir, le solde du compte est vérifié automatiquement. S'il est inférieur au seuil défini, un prélèvement est déclenché sur le compte bancaire renseigné lors de l'initialisation du Module Acomptes, afin de réapprovisionner le compte de paiement et de revenir au montant cible.

Le parcours d'ouverture est réalisé par le représentant légal ou par une personne disposant d'une procuration.

Cette personne est enregistrée dans l'onboarding bancaire, ce qui lui donne les droits sur la gestion du compte.

Le lancement du calcul de la paie est toujours prioritaire sur la date de clôture configurée.

Si le calcul est lancé avant la date prévue, la clôture intervient au moment du calcul, et non à la date paramétrée.

La validation des bulletins du mois M-1 est une condition nécessaire à l'ouverture de la période.

Si cette validation n'est pas effectuée, l'ouverture n'a pas lieu à la date configurée, même si celle-ci est atteinte.

Oui. Le module étant activable et configurable par établissement, chaque établissement peut disposer de ses propres dates d'ouverture et de clôture.

Le module reste inaccessible à l'ensemble des salariés tant que le mandat de prélèvement SEPA n'a pas été transmis à la banque et que le prélèvement initial n'a pas été effectué.

Le blocage est global : en cas d'échec du prélèvement initial, que ce soit en raison d'un mandat manquant ou d'un solde insuffisant, aucun salarié ne peut accéder au module, indépendamment de sa propre situation.

Oui, le seuil est modifiable depuis l'espace d'administration du représentant légal, dans la tuile Règles d'approvisionnement.